АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 10 ноября 2008 года N 34

Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

(Текст изменен)

{Изменен: Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 28.07.2009 N 22}

{Утратил силу: Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 28.04.2010 N 23}

В целях реализации Программы проведения административной реформы в Магаданской области в 2006-2008 годах, утвержденной постановлением администрации Магаданской области от 05 октября 2006 г. N 369-па и плана мероприятий по проведению административной реформы в Магаданской области на 2008 год, утвержденного постановлением администрации Магаданской области от 20 марта 2008 г. N 89-па, а также совершенствования форм и методов работы по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

2. Организовать внедрение административного регламента в работу архивного отдела и его структурных подразделений (ГАМО, ЦХСДМО, ЦХДЛС) с 1 декабря 2008 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника архивного отдела Романову Т.М.

Начальник отдела

Н.Г.Петренко

УТВЕРЖДЕН

приказом архивного отдела

администрации Магаданской

области

от 10.11.2008 N 34

Административный регламент по исполнению Архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

I. Общие положения Наименование государственной услуги

1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст.4169);

Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Положением об архивном отделе администрации Магаданской области (утверждено постановлением администрации Магаданской области от 29.06.2006 N 220-па);

Приказом архивного отдела от 29.08.2008 N 26 "Об утверждении Регламента архивного отдела администрации Магаданской области";

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее - Архивный отдел).

Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:

уполномоченными должностными лицами Архивного отдела в части, касающейся ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе Магаданской области:

- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов и архивных отделов администраций муниципальных районов.

Государственным архивом Магаданской области, Центром хранения современной документации Магаданской области, Центром хранения документов по личному составу (далее - структурные подразделения архивного отдела), архивными отделами администраций муниципальных районов Магаданской области в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации:

- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях академии наук;

- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов и архивных отделов администраций муниципальных районов.

4. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в Архивный отдел, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти - Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

II. Порядок информирования об исполнении государственной функции

5. Местонахождение Архивного отдела и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К. Маркса, д.60.

6. Электронный адрес Архивного отдела: magadanarchive@mail.ru.

7. Телефоны:

уполномоченное должностное лицо Архивного отдела: 8 (4132) 65-40-93;

факс: 8 (4132) 65-13-99.

8. Официальный сайт Архивного отдела: www.magadanarchive.ru

9. График работы Архивного отдела и структурных подразделений:

понедельник - четверг 9.00 - 17.45

пятница 9.00 - 17.30

суббота - воскресенье - выходные дни.

10. Информация о месте нахождения государственных областных архивов и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области (приложение N 1).

10. Информация об исполняемой Архивным отделом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Архивного отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте.

11. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам отделов;

по письменным обращениям в отделы;

по электронной почте по адресам Архивного отдела, интернет-сайта Архивного отдела;

посредством личного обращения к должностным лицам, в структурные подразделения.

12. При ответах на телефонные звонки сотрудники Архивного отдела и структурных подразделений подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

13. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы).

14. При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

15. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

16. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

17. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

III. Административные процедуры Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

18. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение соответствующим должностным лицам Архивного отдела;

анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета уполномоченными должностными лицами;

анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных уполномоченными должностными лицами в Архивном отделе.

Прием и регистрация документов государственного учета и передача их в структурные подразделения Архивного отдела

19. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет должностное лицо Архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

20. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение должностным лицам Архивного отдела в соответствии с пунктом 3 настоящего Регламента.

Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Архивном отделе

21. Должностное лицо Архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее - заместитель начальника).

22. Заместитель начальника проверяет комплектность, правильность оформления документов государственного учета.

23. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета заместитель начальника информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

24. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в Архивный отдел исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от заместителя начальника с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес Архивного отдела по почте.

25. Заместитель начальника проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

26. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета заместитель начальника действует в соответствии с пунктом 23 настоящего Регламента.

27. После проведенного анализа заместитель начальника составляет Сводные документы государственного учета.

28. Заместитель начальника Архивного отдела представляет завизированные Сводные документы государственного учета начальнику Архивного отдела для подписания и направления в установленном порядке в Федеральное архивное агентство.

Анализ показателей учетных баз данных и обновление Сводной учетной базы данных в Архивном отделе

29. Должностное лицо Архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции передает поступившие учетные базы данных исполнителю, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее - Ответственный исполнитель).

30. Ответственный исполнитель проверяет структуру, правильность заполнения учетных баз данных.

31. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

32. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в Архивный отдел исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя.

33. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.

34. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 32 настоящего Регламента.

35. После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.

36. Сводная учетная база данных направляется в установленном порядке в Федеральное архивное агентство.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

37. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом архивного отдела администрации Магаданской области.

38. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Архивного отдела.