Для правильной организации учета и хранения актов-рапортов как бланков строгой отчетности необходимо обеспечить следующее:
1. Бланки актов-рапортов должны соответствовать утвержденной форме акта-рапорта.
2. Бланки актов-рапортов должны иметь восьмизначную типографскую нумерацию.
3. Для учета, хранения и выдачи бланков актов-рапортов в территориальных объединениях автомобильного транспорта и автомагистральных междугородных сообщений, автотранспортных предприятиях, узловых транспортно-экспедиционных предприятиях, производственных объединениях автовокзалов и пассажирских автостанций назначается ответственное лицо из числа работников контрольно-ревизорской или эксплуатационной служб.
4. Бланки актов-рапортов должны храниться в сейфах, металлических ящиках, шкафах, оборудованных для обеспечения их сохранности.
5. Выдача бланков актов-рапортов предприятиям и организациям производится бухгалтерией по доверенности.
6. Поступающие почтой на предприятие (в организацию) бланки актов-рапортов проверяются бухгалтерией. При отсутствии расхождений они оприходуются по приходно-расходной накладной*.
________________
* Порядок учета бланков строгой отчетности и формы по их учету установлены письмом Минфина СССР от 13.11.75 N 17-8/24-28/ВЛ-21-341-332 (указание Министерства от 25.08.78 N НК-14/1672).
7. При выявлении недостачи бланков актов-рапортов бухгалтерией составляется акт, в котором указывается количество не оказавшихся в наличии бланков с указанием их номеров. Акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых направляется поставщику для выявления причин расхождения и принятия мер*.
________________
* Порядок учета бланков строгой отчетности и формы по их учету установлены письмом Минфина СССР от 13.11.75 N 17-8/24-28/ВЛ-21-341-332 (указание Министерства от 25.08.78 N НК-14/1672).
8. Учет бланков актов-рапортов на предприятиях и в организациях ведется бухгалтерией в приходно-расходных книгах. Приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью и подписями руководителя предприятия (организации) и главного бухгалтера*.
________________
* Порядок учета бланков строгой отчетности и формы по их учету установлены письмом Минфина СССР от 13.11.75 N 17-8/24-28/ВЛ-21-341-332 (указание Министерства от 25.08.78 N НК-14/1672).
9. Выдача бланков актов-рапортов ответственным лицам подразделений предприятия (организации) производится бухгалтерией по приходно-расходной накладной. Доверенность на получателя в этом случае не оформляется*.
________________
* Порядок учета бланков строгой отчетности и формы по их учету установлены письмом Минфина СССР от 13.11.75 N 17-8/24-28/ВЛ-21-341-332 (указание Министерства от 25.08.78 N НК-14/1672).
10. Списание использованных бланков с ответственных лиц производится бухгалтерией по акту*.
________________
* Порядок учета бланков строгой отчетности и формы по их учету установлены письмом Минфина СССР от 13.11.75 N 17-8/24-28/ВЛ-21-341-332 (указание Министерства от 25.08.78 N НК-14/1672).
11. На каждое ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии ведется карточка-справка по выданным и использованным бланкам*.
________________
* Порядок учета бланков строгой отчетности и формы по их учету установлены письмом Минфина СССР от 13.11.75 N 17-8/24-28/ВЛ-21-341-332 (указание Министерства от 25.08.78 N НК-14/1672).
12. Инвентаризация бланков актов-рапортов у всех ответственных лиц производится ежемесячно бухгалтерией предприятий и организаций.
13. Бланки актов-рапортов выдаются контролерам и должностным лицам, имеющим право контроля, ответственными работниками контрольно-ревизорской или эксплуатационной служб после получения отчета по ранее полученным бланкам. Выдача бланков актов-рапортов фиксируется по номерам в журнале учета выдачи бланков актов-рапортов (Приложение N 1). Работник, получивший бланки, обязан лично расписаться в журнале за каждый из полученных бланков.
14. Журнал учета выдачи бланков актов-рапортов заводится ежегодно. Он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководителя предприятия и начальника (старшего) службы, ответственного за контроль. Журнал должен храниться после его использования не менее пяти лет; по истечении срока хранения уничтожается по акту.
15. Бланки актов-рапортов выдаются: