248. Первичная обработка поступивших документов в электронном виде включает проверку комплектности, соответствия установленным требованиям форматов файлов электронных документов, подлинности и действительности электронных подписей и распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.
Основанием для отказа в регистрации (с детализацией в системе электронного документооборота Министерства обороны причин отказа) документа в электронном виде, поступившего от вышестоящей воинской части, является его несоответствие требованиям настоящей Инструкции, а поступившего от участника информационного взаимодействия - требованиям приказа N 186/258, в том числе:
нарушение комплектности поступившего по системе электронного документооборота Министерства обороны документа в электронном виде (несоответствие (отсутствие) прикрепленных к РКД файлов документов в электронном виде реквизитам, указанным в РКД, или транспортного контейнера, поступившего по системе межведомственного электронного документооборота (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера);
недействительность электронных подписей;
несоответствие данных должностного лица - подписанта электронного документа (фамилии, имени, отчества (при наличии) данным в сертификате ключа проверки электронной подписи, которой подписан электронный документ;
несоответствие формата файлов электронных документов, приложений к ним, подписанных электронной подписью, установленному формату PDF/A-1.
249. Регистрация (отказ в регистрации) поступивших документов в электронном виде осуществляется в день их поступления в службу делопроизводства либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Документы, поступившие по системе электронного документооборота Министерства обороны с поручениями из вышестоящих воинских частей, учитываются, как правило, за входящими регистрационными номерами вышестоящих воинских частей.
250. При регистрации в системе электронного документооборота Министерства обороны на каждый служебный документ вне зависимости от способа его доставки (отправки) создается РКД, в которой формируются дата регистрации и регистрационный номер (далее - регистрационные данные) поступившего (созданного) документа. В РКД в обязательном порядке вносятся сведения о служебном документе в объеме, не менее предусмотренного журналом учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции).
251. При регистрации в системе электронного документооборота Министерства обороны поступивший (созданный) служебный документ на бумажном носителе сканируется* и его электронная копия прикрепляется к РКД.
________________
* Не сканируются приказы, директивы, документы с пометкой "Лично", документы, содержащие персональные данные, брошюры, книги, газеты, журналы, карты, документы нестандартного формата, прошитые, скрепленные и заверенные печатью, объемом более 50 листов, а также по решению командира (начальника) воинской части другие документы, содержащие сведения (информацию) конфиденциального характера (ограниченного доступа).
В этом случае в поле РКД "Описание содержимого" делается пометка о том, что документы представлены на бумажном носителе.
Перед сканированием отправляемого документа на бумажном носителе на нем проставляются регистрационные данные.
252. Подлинник документа, подписанного на бумажном носителе и разосланного в электронном виде, остается на хранении в воинской части - отправителе. На обороте последнего листа служебного документа делопроизводителем делается отметка о его направлении адресату в электронном виде по системе электронного документооборота Министерства обороны.