4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положения Банка России N 630-П.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 29 января 2019 года указанием Банка России от 18 декабря 2018 года N 5019-У. - См. предыдущую редакцию)
4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2021 года указанием Банка России от 19 мая 2020 года N 5460-У. - См. предыдущую редакцию)
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Абзац утратил силу с 27 марта 2018 года - указание Банка России от 15 февраля 2018 года N 4722-У. - См. предыдущую редакцию.
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.
В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 марта 2018 года указанием Банка России от 15 февраля 2018 года N 4722-У. - См. предыдущую редакцию)
Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.
(Абзац дополнительно включен с 1 января 2021 года указанием Банка России от 19 мая 2020 года N 5460-У)
4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
"Срок хранения | ||||
Архивный индекс | ||||
(полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации (наименование ее филиала) | ||||
Документы за | "__" _______________ г. | |||