Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (с изменениями на 6 августа 2018 года) (утратил силу на основании приказа Росреестра от 04.08.2021 N П/0342)
1. Общие положения
Стратегия разработана в целях выполнения:
распоряжения Правительства Российской Федерации от 01.12.2012 N 2236-р "Об утверждении плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (далее - Дорожная карта);
________________
Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 50 (ч.6), ст.7088; 2013, N 13, ст.1605, N 34, ст.4484; 2014, N 15, ст.1795, N 28, ст.4102, N 29, ст.4195.
Существующая в Российской Федерации ситуация в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета объектов недвижимости характеризуется стабильно растущим количеством регистрационных и учетных действий.
При этом в результате регистрационного действия в архивы территориальных органов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии поступают документы, содержащие как минимум 10 листов бумажных документов формата А4.
В условиях необходимости постоянного (бессрочного) хранения значительной части регулярно прирастающего объема документов, обусловленной нормативно-правовыми требованиями, происходит рост затрат на осуществление такого хранения, который приводит к дефициту соответствующих ресурсов. В связи с этим возникает безотлагательная необходимость в изменении практики архивного хранения документов, используемых в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.
Основными документами в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета, находящимися на хранении в архивах Росреестра и его территориальных органов, филиалов Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии", являются дела правоустанавливающих документов, разделы Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее - ЕГРП), книги учета документов, кадастровые дела, учетные дела, формы государственного реестра земель кадастрового района, документы государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (включая землеустроительные дела).
Наиболее объемными документами являются дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела. Первые занимают порядка 80% площадей в архивохранилищах документов в сфере регистрации прав, вторые заполняют не менее 75% площадей в архивах документов в сфере государственного кадастрового учета. Также многочисленными являются книги учета документов и разделы ЕГРП, землеустроительные дела.
Общее количество архивных документов по состоянию на конец 2012 года оценивалось в размере более 228,5 млн. документов, в том числе не менее: 78 млн. дел правоустанавливающих документов (средний листаж 30 листов), 78 млн. разделов ЕГРП (средний листаж 10 листов), 1,1 млн. книг учёта документов ЕГРП (средний листаж 250 листов), 38 млн. кадастровых дел (средний листаж 40 листов), 1,8 млн. учётных дел (средний листаж 20 листов) и 23 млн. дел документов государственного фонда данных (средний листаж 50 листов), полученных в результате проведения землеустройства.
В рамках Стратегии рассматриваются дела правоустанавливающих документов, кадастровые и учетные дела.
Перевод хранящихся документов в электронный вид осуществляется неравномерно. Так, сканирование документов в сфере регистрации прав практически не осуществляется. Сканирование документов государственного кадастрового учета осуществляется во всех субъектах Российской Федерации, однако объем отсканированных дел пока незначителен. Общее количество отсканированных кадастровых дел составляет порядка 8,4 млн.
Целевым показателем реализации Стратегии является перевод 100% архивных документов в электронный вид к окончанию 2019 года, при этом под 100% принимается значение, равное 116 млн. дел правоустанавливающих документов (78 млн. дел) и кадастровых и учетных дел (38 млн. дел).
Для выполнения работ по переводу в электронный вид 100% архивов необходимо перевести в электронный вид порядка 107,6 млн. дел, с учетом того, что в 2012 году уже переведено в электронный вид 8,4 млн. кадастровых дел.
Для достижения установленных значений в 2014 году необходимо перевести в электронный вид порядка 909 тыс. дел, в 2015 году порядка 971 тыс. дел, в 2016 году порядка 1091 тыс. дел, в 2017 году порядка 33033 тыс. дел, в 2018 году порядка 38848 тыс. дел, в 2019 году 32748 тыс. дел.
Для хранения всех документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" используются архивохранилища общей площадью порядка 235 тыс.кв.м. В территориальных органах Росреестра эксплуатируются архивохранилища совокупной площадью около 191 тыс.кв.м. В филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" используются архивохранилища совокупной площадью 43,5 тыс.кв.м.
Рост количества учетных и регистрационных действий, а также нормативные требования, обязывающие территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" обеспечивать хранение больших объемов архивных документов, приводят к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ.
Загруженность существующих архивохранилищ на сегодняшний день оценивается как довольно высокая, и она продолжает расти. В среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра по субъектам Российской Федерации составляет 97,8%, их территориальных отделов - 93,6%. Средний уровень заполнения архивохранилищ филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" равен 86%.
Исходя из прогнозов сохранения существующих объемов поступления документов на архивное хранение, то есть роста количества регистрационных действий, роста количества учетных действий в сфере государственного кадастрового учета объектов недвижимости, приведет к увеличению заполняемости в течение ближайших 10 лет необходимых площадей для архивохранилищ в несколько раз. При этом свободные места, предназначенные для хранения документов, в существующих архивохранилищах территориальных органов Росреестра во многих субъектах Российской Федерации были исчерпаны к концу 2013 года, а в архивохранилищах филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" будут исчерпаны к 2015 году.
Таким образом, основным риском сохранения текущей практики архивного хранения документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" является постоянная потребность в новых площадях для размещения архивных документов,
Все вышеуказанное означает, что для нормального функционирования территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" уже сегодня требуются дополнительные архивохранилища, а также дополнительные расходы на обслуживание таких архивохранилищ.
Кроме этого, из-за переполнения архивохранилищ может быть значительно затруднена текущая регистрационная и учетная деятельность, которая может привести к снижению качества принимаемых решений в ходе предоставления Росреестром государственных услуг в сфере недвижимости.
Текущая практика архивного хранения документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учёта делает невозможным реализацию Дорожной карты и, как следствие достижение плановых показателей Росреестра в виде сокращения сроков государственной регистрации прав, перехода к экстерриториальному оказанию государственных услуг.