ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 6 июля 2017 года N 508-п


О внесении изменений в постановление Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года N 174-п

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Оренбургской области от 15.03.2022 N 201-пп.
____________________________________________________________________

1. Внести в постановление Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года N 174-п "Об утверждении регламентов по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области" следующие изменения:

приложения N 1 - 3 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложениям N 1 - 3 к настоящему постановлению.

2. Комитету по делам архивов Оренбургской области (Рубин В.А.) до 30 мая 2018 года разработать:

требования к информационной системе "Электронное архивохранилище Оренбургской области";

совместно с департаментом информационных технологий Оренбургской области регламент передачи и хранения документов в информационную систему "Электронное архивохранилище Оренбургской области".

3. Департаменту информационных технологий Оренбургской области (Засинец И.Д.) до 31 декабря 2018 года приобрести и ввести в эксплуатацию информационную систему "Электронное архивохранилище Оренбургской области".

4. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Губернатор
Оренбургской области
Ю.А.БЕРГ

Приложение N 1
к постановлению
Правительства
Оренбургской области
от 6 июля 2017 года N 508-п

РЕГЛАМЕНТ по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

 Список сокращений, используемых в настоящем Регламенте

БД "ВнД" - база данных "Внутренние документы";

БД "ВхД" - база данных "Входящие документы";

БД "ИсхД" - база данных "Исходящие документы";

БД "ОГ" - база данных "Обращения граждан";

БД "ОРД" - база данных "Организационно-распорядительные документы";

БД "СпО" - база данных "Справочник организаций";

БД "СМ-Факс" - база данных "СМ-Факс";

КД - карточка документа;

КИ - карточка исполнения;

ККЗ - контрольная карточка задания;

КП - карточка поручения;

КР - карточка резолюции;

ЛС - лист согласования;

ЛО - лист ознакомления;

органы исполнительной власти - органы исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД - организационно-распорядительные документы;

ПО - программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

РКК - регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

системная организация - организация, в которой установлена СЭД с использованием шлюза для обмена документами в электронном виде;

служба ДО - служба документационного обеспечения;

СЭД - автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;

ЭП - электронная подпись.

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти.

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа - документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа - классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы - официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы - официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы - документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующие задачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации ("входящие документы");

устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан ("исходящие документы");

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации ("внутренние документы");

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти ("организационно-распорядительные документы").

III. Участники документооборота

4. Участники СЭД - органы исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственные организации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" по согласованию с департаментом информационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействии сторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

 Основные группы участников документооборота

 IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

получение документов по факсу;

отправка документов по факсу.

6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

КД - для всех документов;

КР - для входящих, внутренних документов и обращений граждан;

КП - для организационно-распорядительных документов;

ККЗ - для всех поставленных на контроль заданий по документу;

КИ - для всех исполненных заданий по документу;