ГЛАВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ - ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 апреля 2017 года N 21-ПП
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ОТ 26.03.2010 N 11-ПП "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ"
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 15.09.2021 N 84-ПП.
____________________________________________________________________
С целью оптимизации и совершенствования системы электронного документооборота Правительства Республики Хакасия в части регистрации документов, работы с поручениями в одной регистрационной карточке документа, быстрой пересылки документов постановляю:
Внести в Инструкцию по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденную постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП ("Вестник Хакасии", 2010, N 22; 2011, N 51; 2012, N 2; 2016, N 24; "Хакасия", 2012, N 150), следующие изменения:
1) раздел 1 изложить в следующей редакции:
"1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации, технологии работы с документами в условиях использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и подведомственных им организациях, государственных органах Республики Хакасия, а также организациях, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело" и обязательна к исполнению ее пользователями.
1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и сокращения:
система "Дело" - система автоматизации делопроизводства и документооборота;
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
картотека - обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;
РКПД - регистрационная карточка проекта документа. Единица хранения информации о проектах документов в системе "Дело";
РК - регистрационная карточка документа;
кабинет - совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и проектах документов, направляемых должностным лицам для работы;
пиктограмма - элемент графического интерфейса (схематическое изображение), вызывающий действие, связанное с выбранным объектом;
пользователи системы "Дело" - Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия, руководители, специалисты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители, специалисты государственных органов Республики Хакасия, специалисты организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";
технолог системы "Дело" - специалист Аппарата Правительства Республики Хакасия, ответственный за функционирование системы "Дело";
организации - участники системы "Дело" - исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия и подведомственные им организации, государственные органы Республики Хакасия, а также организации, заключившие соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";
уполномоченная организация - организация, уполномоченная осуществлять установку и настройку пользовательских мест системы "Дело";
разработчик проекта документа - члены Правительства Республики Хакасия, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители государственных органов Республики Хакасия и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, главы муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия, разместившие проект документа в системе "Дело";
электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
ключ ЭП - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП;
ключ проверки ЭП - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП;
Дело-Предприятие - программный комплекс под СУБД MS SQL, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных системы "Дело". Программный комплекс функционирует в среде операционной системы MS Windows (в соответствии с техническими требованиями системы "Дело");
подсистема "Дело-Web" - web-интерфейс, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных системы "Дело". Подсистема функционирует в среде web-обозревателя MS Internet Explorer, Mozilla FireFox (в соответствии с техническими требованиями системы "Дело").
1.3. Предназначение системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело":
регистрация, обработка и хранение входящих, исходящих документов и обращений граждан;
размещение регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных образов документов в единой базе данных;
организация работы с проектами документов;
однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде;
поиск регистрационных карточек документов, поручений и документов в единой базе данных;
организация межведомственного электронного взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и между организациями - участниками системы "Дело";
контроль за прохождением, исполнением документа и качеством его подготовки;
рассылка регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных копий документов с использованием средств электронной почты;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности.
1.4. Использование системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" обеспечивает:
доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям, электронным документам и электронным образам документов с момента их регистрации или внесения изменений;
подключение к РК электронных документов, электронных образов документов с возможностью их подписания или заверения электронной подписью;
разграничение прав доступа пользователей к РК и документам; прием и рассылку РК, поручений и документов средствами электронной почты;
протоколирование работы пользователей;
применение одной версии программных продуктов системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" всеми пользователями;
оптимизацию затрат на техническое сопровождение и обновление программного обеспечения.
1.5. Работа с документами в системе "Дело" осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, утвержденными постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 N 32 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия", либо в соответствии с составленными на ее основе индивидуальными инструкциями и другими нормативно-методическими документами (далее - Правила по делопроизводству).
1.6. Система "Дело" предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера, и документов ограниченного распространения (имеющих отметку "ДСП"). При этом для документов с отметкой "ДСП" в системе "Дело" осуществляется только заполнение регистрационных карточек без сканирования в электронную базу данных текстов документов.
Документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну, в системе "Дело" не обрабатываются.
1.7. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в организациях - участниках системы "Дело" в условиях применения системы "Дело" осуществляют специалисты Аппарата Правительства Республики Хакасия, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в организациях - участниках системы "Дело", в части установленного порядка работы с документами.
1.8. Сотрудники организаций - участников системы "Дело" включаются в число пользователей системы "Дело" на основании обращения в письменной форме на имя Руководителя Аппарата Правительства Республики Хакасия с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника, должности, подразделения, кабинета, телефона, электронной почты, необходимого доступа к системе "Дело" (подсистема "Дело-Web" или "Дело-Предприятие").
Специалисты Аппарата Правительства Республики Хакасия обеспечивают ввод в систему "Дело" персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.
В случае изменений кадрового состава в организациях - участниках системы "Дело", изменения должности, адреса, кабинета или электронной почты пользователя системы "Дело", а также в случае изменения права доступа в системе "Дело" необходимо в письменной форме уведомить Аппарат Правительства Республики Хакасия в срок не позднее чем через пять рабочих дней после вступления в силу данных изменений для своевременной актуализации справочников системы "Дело".
Установку, настройку и обслуживание клиентских мест системы "Дело" выполняют ответственные сотрудники организаций - участников системы "Дело" или специалисты уполномоченной организации.
1.9. Ответственность за исполнение настоящей инструкции возлагается на пользователей системы "Дело" в рамках предоставленных прав в системе "Дело".
1.10. К работе с системой "Дело" допускаются сотрудники, ознакомившиеся с данной инструкцией.
Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.
Изменение паролей осуществляется пользователем системы "Дело" самостоятельно не реже одного раза в квартал. Для смены пароля необходимо в главном окне системы "Дело" зайти в настройки системы и выбрать пункт "Сменить пароль".
Количество символов пароля должно быть не менее шести.
При ошибочном вводе пароля в количестве 10 раз учетная запись пользователя блокируется. Разблокирование возможно только технологом системы "Дело".
1.11. Перечень требований к прикрепляемым файлам:
размер одного файла, прикрепляемого к РК, не должен превышать 100 Мб;
допустимо прикреплять файлы только следующих форматов: jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, rar, zip, ppt, pptx, odf, png, eml, htm, html, odt, ods, odp. Прикрепление файлов, имеющих форматы, отличные от указанных, подлежит рассмотрению технологом системы "Дело" на основании обращения;
сканированная копия документа должна быть черно-белая;
формат сканированной копии документа - pdf, разрешение сканирования - не более 200 точек на дюйм (dpi).";
2) в пунктах 2.2, 2.3, 2.4 раздела 2 слова "исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия" в соответствующих числе и падеже заменить словами "организация - участник системы "Дело" в соответствующих числе и падеже;
3) в разделе 3:
в пункте 3.1 слова "исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия" заменить словами "организациях - участниках системы "Дело";
пункты 3.1.1 и 3.1.2 изложить в следующей редакции:
"3.1.1. Работа с входящей корреспонденцией
Первичная регистрация входящей корреспонденции (служебные письма, копии федеральных нормативных правовых актов, поручения Президента и Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов и др.) осуществляется специалистами канцелярии отдела документационного обеспечения, планирования и контроля Аппарата Правительства Республики Хакасия, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в организациях - участниках системы "Дело", в электронной базе данных системы "Дело" в день поступления в соответствующей группе "Входящие документы" в зависимости от вида документа. Сотрудники при подготовке документов к передаче осуществляют заполнение электронного журнала передачи документов. При этом учитывается вид передаваемого документа (оригинал, копия).
Зарегистрированная корреспонденция поступает в папку "Поступившие" кабинета системы "Дело" руководителя организации - участника системы "Дело".
При поступлении РК в картотеку организации из других картотек организаций - участников системы "Дело" для идентификации документа используются номер и дата поступления РК в картотеку.
В ходе рассмотрения документов Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители государственных органов Республики Хакасия, руководители организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело", или сотрудник, которому делегировано право работы в системе "Дело", заносит поручение (резолюцию) в РК, при этом устанавливаются плановые сроки исполнения документов согласно Правилам по делопроизводству.
Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующей организации - участника системы "Дело".
После ввода резолюции и установления плановых сроков исполнения РК документа автоматически поступает исполнителю. Работа с данными документами осуществляется после принятия к исполнению. Из папки "Поступившие" документ перемещается в папку "На исполнении".
Перенаправление документа на исполнение другой организации - участнику системы "Дело" оформляется в виде резолюции к РК от руководителя организации или уполномоченного должностного лица.
Документы, имеющие резолюцию руководителя "В дело", закрываются в электронной базе данных (вводится резолюция "В дело"). Списание документа "В дело" сопровождается добавлением в регистрационную карточку номера (наименования) дела, в котором будет храниться оригинал документа. Для списания документов пользователь должен иметь в текущей картотеке системы "Дело" соответствующее право. Отметка о списании документа "В дело" выполняется в журнале передачи документов из классификатора "Номенклатура дел" выбором дела, в которое требуется списать документ. Дата списания документа в системе "Дело" формируется автоматически.
3.1.2. Работа с исходящей корреспонденцией
Исходящая корреспонденция регистрируется в системе "Дело" сотрудниками, ответственными за делопроизводство в организации - участнике системы "Дело".
