ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 января 2014 года N 32
Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия
(с изменениями на 12 августа 2021 года)
(в ред. Постановлений Правительства Республики Хакасия от 24.11.2017 N 612, от 20.05.2019 N 221, от 24.03.2020 N 132, от 12.08.2021 N 386)
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и в целях упорядочения работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия Правительство Республики Хакасия постановляет:
1. Утвердить Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 1).
2. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 2).
3. Признать утратившими силу постановления Правительства Республики Хакасия:
от 13.11.2003 N 304 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти";
от 06.03.2012 N 131 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти, утвержденную постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 N 304".
Исполняющий обязанности Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
Ю.ЛАПШИН
Приложение 1
Утверждены
постановлением
Правительства Республики Хакасия
от 30.01.2014 N 32
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
1.3. Правительством Республики Хакасия на основе настоящих Правил утверждается Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия на основе Примерной инструкции по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкции по делопроизводству, утверждаемые руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
2. Основные понятия
2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;
служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
2.2. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3. Создание документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия
3.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия используются электронные шаблоны бланков документов.
3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, являются:
1) Государственный герб Республики Хакасия;
2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на русском и хакасском языках;
3) должность лица - автора документа;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование либо аннотация документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
