ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2010 года N 11-ПП
Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 15.09.2021 N 84-ПП, вступившего в силу со дня официального опубликования (опубликовано в "Вестнике Хакасии" - 16.09.2021, на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru - 18.09.2021). Есть неопределенность с датой окончания действия документа, связанная с первой официальной публикацией отменяющего документа. Подробнее см. Справочную информацию.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 27 марта 2020 года)
(в ред. Постановлений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 10.06.2011 N 31-ПП, от 20.12.2011 N 75-ПП, от 07.08.2012 N 45-ПП, от 29.03.2016 N 19-ПП, от 26.04.2017 N 21-ПП, от 19.10.2017 N 55-ПП, от 14.05.2019 N 38-ПП, от 23.10.2019 N 86-ПП, от 27.03.2020 N 13-ПП)
В целях реализации электронного согласования проектов документов с использованием электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Хакасия постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечить исполнение требований Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.
3. Признать утратившим силу Постановление Председателя Правительства Республики Хакасия от 16.10.2009 N 32-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия".
Исполняющий обязанности Председателя
Правительства Республики Хакасия,
Первый заместитель Председателя
Правительства Республики Хакасия
А.ГОЛЫШЕВ
Абакан
26 марта 2010 года
N 11-ПП
Утверждена
Постановлением
Председателя Правительства
Республики Хакасия
от 26 марта 2010 г. N 11-ПП
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
(в ред. Постановлений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 10.06.2011 N 31-ПП, от 20.12.2011 N 75-ПП, от 07.08.2012 N 45-ПП, от 29.03.2016 N 19-ПП, от 26.04.2017 N 21-ПП, от 19.10.2017 N 55-ПП, от 14.05.2019 N 38-ПП, от 23.10.2019 N 86-ПП, от 27.03.2020 N 13-ПП)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации, технологии работы с документами в условиях использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и подведомственных им организациях, государственных органах Республики Хакасия, а также организациях, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело" и обязательна к исполнению ее пользователями.
1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и сокращения:
система "Дело" - система автоматизации делопроизводства и документооборота;
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
картотека - обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;
РКПД - регистрационная карточка проекта документа. Единица хранения информации о проектах документов в системе "Дело";
РК - регистрационная карточка документа;
кабинет - совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и проектах документов, направляемых должностным лицам для работы;
пиктограмма - элемент графического интерфейса (схематическое изображение), вызывающий действие, связанное с выбранным объектом;
пользователи системы "Дело" - Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, руководители, специалисты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители, специалисты государственных органов Республики Хакасия, специалисты организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";
технолог системы "Дело" - специалист Государственного комитета цифрового развития и связи Республики Хакасия, ответственный за настройку, ведение системных справочников и управление правами пользователей системы "Дело";
администратор системы "Дело" - специалист организации, подведомственной Министерству имущественных и земельных отношений Республики Хакасия, ответственный за бесперебойное, отказоустойчивое функционирование и обслуживание серверной части системы "Дело", а также установку версий и компонент системы "Дело";
уполномоченный орган - организация, подведомственная Министерству имущественных и земельных отношений Республики Хакасия, уполномоченная осуществлять настройку и установку пользовательских мест системы "Дело", а также техническую поддержку пользователей системы "Дело";
консультант системы "Дело" - специалист уполномоченного органа, ответственный за техническую поддержку пользователей системы "Дело";
организации - участники системы "Дело" - исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия и подведомственные им организации, государственные органы Республики Хакасия, а также организации, заключившие соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";
разработчики проектов документов - члены Правительства Республики Хакасия, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители государственных органов Республики Хакасия и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, главы муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия, разместившие проект документа в системе "Дело";
электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
ключ ЭП - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП;
ключ проверки ЭП - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП;
Дело-Предприятие - программный комплекс под СУБД MS SQL, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных системы "Дело". Программный комплекс функционирует в среде операционной системы MS Windows (в соответствии с техническими требованиями системы "Дело");
подсистема "Дело-Web" - web-интерфейс, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных системы "Дело". Подсистема функционирует в среде web-обозревателя MS Internet Explorer версии 11, Mozilla FireFox версии ESR 60.0.2 32-бит со стандартным плагином Adobe Acrobat, Safari, Google Chrome с расширением "Xodo PDF Viewer & Editor" (в соответствии с техническими требованиями системы "Дело").
(п. 1.2 в ред. Постановления Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 23.10.2019 N 86-ПП)
1.3. Предназначение системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело":
регистрация, обработка и хранение входящих, исходящих документов и обращений граждан;
размещение регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных образов документов в единой базе данных;
организация работы с проектами документов;
однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде;
поиск регистрационных карточек документов, поручений и документов в единой базе данных;
организация межведомственного электронного взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и между организациями - участниками системы "Дело";
контроль за прохождением, исполнением документа и качеством его подготовки;
рассылка регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных копий документов с использованием средств электронной почты;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности.
1.4. Использование системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" обеспечивает:
доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям, электронным документам и электронным образам документов с момента их регистрации или внесения изменений;
подключение к РК электронных документов, электронных образов документов с возможностью их подписания или заверения электронной подписью;
разграничение прав доступа пользователей к РК и документам; прием и рассылку РК, поручений и документов средствами электронной почты;
протоколирование работы пользователей;
применение одной версии программных продуктов системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" всеми пользователями;
оптимизацию затрат на техническое сопровождение и обновление программного обеспечения.
1.5. Работа с документами в системе "Дело" осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, утвержденными постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 N 32 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия", либо в соответствии с составленными на ее основе индивидуальными инструкциями и другими нормативно-методическими документами (далее - Правила по делопроизводству).
