АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 февраля 2003 года N 53-р
ОБ АВТОМАТИЗИРОВАННОМ КОНТРОЛЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Отделом информатизации администрации области разработан в составе управленческой базы данных модуль контроля исполнения документов. Для организации работы администрации области с разработанными программными средствами:
1. Утвердить Временное положение по организации автоматизированного контроля исполнения документов в управленческой базе данных администрации области (далее - Временное положение) согласно приложению.
2. Утвердить ревизорами модуля контроля управленческой базы данных администрации области начальника управления организационной и кадровой работы администрации области Б.Н.Эсаулова и заместителя начальника отдела информатизации администрации области А.Г. Мокрозуба.
3. Отделу информатизации администрации области (Бастрыкин):
до 28.02.2003 произвести доработку программного обеспечения в соответствии с утвержденным Временным положением;
организовать обучение работе с модулем контроля сотрудников управления организационной и кадровой работы администрации области, осуществляющих автоматизированный контроль исполнения документов, а также других работников администрации области по мере необходимости;
осуществить опытную эксплуатацию программного обеспечения для автоматизированного контроля исполнения документов и поручений главы администрации области с 01.03.2003 по 01.06.2003.
4. Начальнику управления организационной и кадровой работы администрации области Б.Н.Эсаулову до 15.05.2003 направить в отдел информатизации администрации области свои замечания и предложения по работе модуля контроля управленческой базы данных администрации области.
5. Отделу информатизации администрации области (Бастрыкин) по результатам работы с модулем контроля управленческой базы данных администрации области до 01.07.2003 доработать программное обеспечение и подготовить проект постановления администрации области о переходе на автоматизированный контроль исполнения документов с использованием компьютерной сети администрации области.
6. Считать утратившим силу раздел 3 Положения об организации контроля и проверки исполнения документов в администрации области, утвержденного Постановлением администрации области от 31.12.1996 N 790 "Об утверждении Положения об организации контроля и проверки исполнения документов в администрации области".
7. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области В.А.Черкасова.
Глава администрации области
О.И.Бетин
Утверждено
Распоряжением
администрации Тамбовской области
от 12.02.2003 N 53-р
ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ БАЗЕ ДАННЫХ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
Настоящее положение вводится для отработки программных и организационных вопросов при автоматизированном контроле исполнения документов на период опытной эксплуатации и подлежит пересмотру после его окончания.
1. Понятия и термины
Модуль контроля - база данных о документах, содержащих указание о контроле их исполнения.
Автоматизированный контроль - контроль исполнения документов с помощью средств компьютерной техники.
Автоматизированная система контроля исполнения документов (далее - АСКИД) - программный комплекс, осуществляющий учет выполнения пунктов контролируемых документов и поручений, поставленных на автоматизированный контроль.
Контролеры - глава администрации области, а также заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, руководители органов исполнительной власти области, которым поручен контроль исполнения документа.
Исполнители - руководители структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, другие лица, исполняющие документы или поручения, учитываемые системой контроля.
Регистраторы - сотрудники администрации области, осуществляющие первичный ввод документов и их обработку в модуле контроля.
Ревизоры - сотрудники администрации области, контролирующие работу модуля контроля и обоснованность постановки и снятия с контроля документов или поручений.
Контрольная карточка - извещение, направляемое исполнителю о контролируемом документе или поручении, учитываемом АСКИД, сроке исполнения и предоставления информации.
Отчет - сообщение исполнителя об исполнении документа или поручения, содержащегося в контрольной карточке.
2. Общие положения
2.1. Контроль исполнения документов осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области, утвержденной Постановлением администрации области от 15.03.2002 N 174, и Положением об организации контроля за исполнением документов в администрации области, утвержденным Постановлением администрации области от 31.12.1996 N 790.
2.2. В модуле контроля управленческой базы данных администрации области учитываются документы, подписанные главой администрации области и содержащие поручения со сроками исполнения (постановления и распоряжения администрации области, решения коллегии администрации области, протоколы совещаний, выступлений и устные поручения, оформленные протоколом), а также письменные поручения главы администрации области по поступившим к нему документам.
2.3. Все учитываемые документы, кроме разовых поручений, должны содержать информацию о лице, на которое возложен контроль исполнения всего документа.
2.4. Для осуществления автоматизированного контроля исполнения документов управлением организационной и кадровой работы администрации области исполнителям формируются контрольные карточки.
2.5. В модуле контроля информация о результатах исполнения документа фиксируется независимо от учета содержащихся в нем пунктов документа или поручений в АСКИД. Информация об исполнении документа вводится контролерами или по их поручению ответственными должностными лицами.
2.6. Сроки исполнения могут переноситься только главой администрации области.
2.7. Доступ к работе с модулем контроля регламентируется паролями.
2.8. Ввод и обработка информации по учету документов в модуле контроля производится сотрудниками администрации области, зарегистрированными в системе контроля в качестве регистраторов, согласно предоставленным им полномочиям.
2.9. Ответственность за включение документов, содержащих указание о контроле их исполнения, в базу модуля контроля возлагается на руководителей подразделений, осуществляющих подготовку документа.
2.10. Ревизоры не имеют права ставить и снимать документы с контроля. Они только информируют контролеров или их помощников об их ошибках при работе с модулем контроля.
2.11. Контроль ответов на письма, поступающие в администрацию области, ведется в модуле учета входящей и исходящей корреспонденции.
2.12. Контроль ответов на письма и обращения граждан ведется в модуле учета писем и обращений граждан.
2.13. Учет поручений по поступающим в администрацию области правовым актам ведется в модуле учета правовых актов.
2.14. При возникновении необходимости учета поручений по письмам и правовым актам в модуле контроля, ввод информации для их регистрации производится уполномоченными работниками правового управления и управления делопроизводства и хозяйственного обеспечения администрации области.
3. Постановка документов на контроль в АСКИД
3.1. Решение о постановке пунктов или поручений, содержащихся в контролируемом документе, на контроль в АСКИД оформляется руководителями структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, являющимися разработчиками документа.
3.2. Пункты и поручения, содержащиеся в документах, поставленных на контроль главой администрации области, вносятся в АСКИД независимо от сроков их исполнения.
3.3. Для учета документов в базе модуля контроля и постановки их на контроль в АСКИД они передаются регистраторам для обработки.
3.4. После ввода пунктов или поручений, содержащихся в контролируемом документе, в АСКИД формируются контрольные карточки. Формирование и рассылка контрольных карточек производится управлением организационной и кадровой работы администрации области по электронной почте.
4. Снятие с контроля и перенос сроков исполнения
4.1. Снятие документа с контроля производится главой администрации области или по его поручению заместителями главы администрации области. При необходимости по их требованию исполнители, оформлявшие документ, готовят отчет об исполнении документа в электронном виде или на бумажных носителях. При подготовке отчета в электронном виде контролер сообщает исполнителям адрес электронной почты, на который должен быть направлен отчет об исполнении документа.
4.2. Ввод информации о снятии документов с контроля производится контролерами.
4.3. Снятие с контроля отдельных пунктов или поручений, содержащихся в контролируемом документе, в АСКИД выполняется контролерами на основании анализа отчетов исполнителей после ввода своего пароля, зарегистрированного системой контроля.
4.4. Снятие с контроля документа в модуле контроля возможно только после снятия с контроля всех пунктов документа и поручений по нему, учтенных АСКИД, ввода причины прекращения контроля документа и пароля лица, которому разрешен ввод информации о снятии документов с контроля.
4.5. Закрытие контрольных карточек производится регистратором после поступления в службу контроля информации об их исполнении и ввода ее в АСКИД.
4.6. При несогласии контролеров с информацией об исполнении пунктов документа и поручений по нему контроль исполнения возобновляется, а исполнителю направляется повторная контрольная карточка.
4.7. Перенос сроков исполнения отдельных пунктов документа производится контролерами путем записи новых сроков на обратной стороне контрольной карточки или ввода новых сроков исполнения в АСКИД. При вводе новых сроков формируется новая контрольная карточка, старая - аннулируется.
4.8. Ввод новых сроков исполнения осуществляется регистраторами на основании письменных решений контролеров.
4.9. Информация по учету исполнения отработанных документов хранится в архиве.
4.10. Отчет об исполнении поручений, содержащихся в документах, направляется по электронной почте в управление организационной и кадровой работы администрации области или вводится исполнителями непосредственно в АСКИД.
4.11. Документы и отдельные поручения, поставленные на контроль главой администрации области, могут быть сняты с контроля или перенесены регистратором только по его письменному указанию или им лично после ввода своего пароля и указания причин снятия. Причины снятия могут вводиться регистраторами и контролерами.
5. Отчетность и работа с модулем контроля
5.1. Модулем контроля формируются:
извещения контролерам и исполнителям о документах и поручениях с истекшими сроками исполнения;
извещения о документах, подлежащих снятию с контроля;
извещения о документах и поручениях с перенесенными сроками исполнения;
извещения о документах и поручениях с приближающими сроками исполнения;
отчеты о документах и поручениях, хранящихся в модуле контроля.
5.2. Исполнители и контролеры имеют возможность работы только со своими документами, пунктами документов и поручениями.
5.3. Информация о документах, хранящихся в модуле контроля, доступна всем пользователям компьютерной сети администрации области.
5.4. Для главы администрации области и контролеров предусматривается возможность внесения во все документы рабочих пометок.
6. Контроль исполнения документов главой администрации области
6.1. Глава администрации области использует следующие виды контроля:
делегированный контроль - контроль делегируется лицу, на которое возлагается контроль исполнения документа. Этому лицу предоставляется право самостоятельного принятия решений по снятию документа с контроля и переносу сроков исполнения;
наблюдательный контроль - контроль делегируется лицу, на которое возлагается контроль исполнения документа. Этому лицу предоставляется право самостоятельного принятия решений по снятию документа с контроля и переносу сроков исполнения. Снятие документа с контроля и перенос сроков исполнения при необходимости согласовываются с главой администрации области. Состояние исполнения документа указывается в отчете, предоставляемом главе администрации области;
Прямой контроль - контроль осуществляется лицом, на которое возложен контроль исполнения документа. Снятие документа с контроля производится только главой администрации области на основании отчета об исполнении документа, утвержденного лицом, на которое возложен контроль его исполнения. Состояние исполнения документа указывается в отчете, предоставляемом главе администрации области.
6.2. Вид контроля указывается главой администрации области при подписании документа. При отсутствии указаний главы администрации области о виде контроля выполняется делегированный контроль.
6.3. Вид контроля может быть изменен в любое время главой администрации области при работе с модулем контроля или регистратором по его указанию.
