РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Администрация Тамбовской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 марта 2002 года N 174

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации
области и органах исполнительной власти области

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления администрации Тамбовской области от 04.10.2004 N 827.
____________________________________________________________________

В целях совершенствования работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области, обеспечения их учета и сохранности ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области согласно приложению.

2. Заместителям главы администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области обеспечить строгое выполнение Инструкции по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области.

3. Рекомендовать главам администраций городов и районов области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.

4. Считать утратившими силу постановления администрации области от 11.10.1999 N 881 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях", от 12.02.2001 N 109 "О внесений изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области и ее структурных подразделениях".

5. Возложить организационно-методическое руководство и контроль за выполнением правил работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству, на заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области В.А.Черкасова и общий отдел администрации области.

Глава администрации Тамбовской

области                        О.И.Бетин

г.Тамбов

15 марта 2002 г.

N 174               

Приложение
     к постановлению Администрации области
от 15 марта 2002 года
     N 174

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, нормативными правовыми актами администрации области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами на оформление организационно-распорядительных документов, Регламентом администрации области.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области осуществляются общим отделом администрации области и отделом информатизации администрации области.

1.5. При работе с документами в администрации области, органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6. Перед уходом в отпуск сотрудники структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области обязаны передать через лицо, ответственное за ведение делопроизводства, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение администрации области, органа исполнительной власти области сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы.

1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области и сообщается заместителю начальника общего отдела администрации области.

Руководителем структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области назначается служебное расследование, о результатах которого информируется общий отдел администрации области и заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области.

1.9. Переписка между структурными подразделениями администрации области, органами исполнительной власти области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются комитетом по связям с общественностью администрации области.

1.11. Ответственность за состав, учет и сохранность документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области, которые своими документами определяют должностных лиц, непосредственно отвечающих за делопроизводство и обеспечивающих его организацию в соответствии с настоящей Инструкцией.

Сотрудники администрации области, органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ,
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

2.1. Деятельность администрации области, органов исполнительной власти области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

2.2. В соответствии с действующим законодательством глава администрации области издает нормативные правовые документы:

постановления администрации области;

распоряжения администрации области;

Заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области; руководители структурных подразделений администрации области (если это установлено положением о структурном подразделении); органов исполнительной власти области издают приказы.

Администрация области, органы исполнительной власти области выпускают официальные документы, подписанные главой администрации области, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области: акты, договоры, докладные записки, инструкции, отчеты, протоколы, правила, письма, соглашения, справки, телеграммы, телефонограммы, другие виды документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ
И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14), Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала (12-18-24 пт).

Допускается печатать документы с использованием текстового редактора Lexicon.

3.2. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения, определенный формат бланков, цвет бумаги и краски.

3.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.

3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

3.5. Документы в администрации области, органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется.

3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

3.6.1. Герб Тамбовской области*

Для изготовления документов администрации области и органов исполнительной власти области используются бланки с воспроизведением герба Тамбовской области.

______________________________

* После его утверждения в установленном порядке

3.6.2. Наименование организации

Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Тамбовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области.

3.6.3. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают: почтовый адрес, номера телефона, факса, электронной почты. Могут проставляться и другие сведения: номера телексов, счетов в банке и др.

3.6.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и печатается прописными буквами.

3.6.5. Дата документа

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 декабря 2001 г. следует оформлять 05.12.2001 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).

При подготовке документов, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 5 декабря 2001 г.

3.6.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 2) или органа исполнительной власти области, где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.6.8. Место составления или издания документа

Местом составления или издания документа указывают, как правило, г.Тамбов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ г.Тамбова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

3.6.9. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально", "Для служебного пользования" и т.д.) проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа без кавычек и при необходимости может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

             3.6.10. Адресат

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

Министерство культуры                     
Российской Федерации                     

Управление делами