1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Смоленска (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Смоленска (далее - Администрация) документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).
1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральные законы от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", Приказы Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-СТ, и Регламент Администрации города Смоленска, утвержденный распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 27-р/адм "О Регламенте Администрации города Смоленска".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Управление делами Администрации (далее - Управление делами).
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.6. Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется:
в Управлении делами - формирование сводной номенклатуры дел Администрации; учет, движение документов до структурного подразделения; контроль сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции за подписью Главы города Смоленска (далее - Глава города) и его заместителей, за исключением писем-ответов;
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 13.03.2017 N 51-р/адм)
в структурных подразделениях Администрации - учет, движение документов до исполнителя; контроль полноты, качества и сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции, создаваемой в структурном подразделении, в том числе за подписью Главы города и его заместителей, в случае подготовки писем-ответов; формирование дел и их текущее хранение.
1.7. Работники структурных подразделений Администрации за несоблюдение требований Инструкции могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.8. На период отсутствия работника (отпуск, командировка, болезнь), а также в случае увольнения работника либо назначения на другую должность находящиеся у него на исполнении документы передаются лицу, ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении, либо другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и иным лицам допускается только с разрешения первого заместителя Главы города.