3.2. Прием и регистрация письменного обращения
3.2.1. Основанием для начала рассмотрения письменного обращения является поступление обращения в мэрию любым из способов, перечисленных в пункте 2.1.2 подраздела 2.1 раздела 2, а также поступление обращения из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц в соответствии с компетенцией мэрии или должностных лиц городского самоуправления.
(в ред. Постановления Мэрии г. Ярославля от 26.03.2010 N 1076)
3.2.2. Принятые обращения незамедлительно направляются в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации с проставлением штампа мэрии с указанием даты регистрации и регистрационного номера.
(в ред. Постановления Мэрии г. Ярославля от 26.07.2018 N 990)
Для приема обращений, поступающих по электронной почте, а также посредством использования Единого портала, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с обращением и для письменного ответа, и в случае незаполнения указанных реквизитов информирующее гражданина о невозможности принять его обращение.
(в ред. Постановления Мэрии г. Ярославля от 27.11.2023 N 1275)
Начальник отдела по работе с обращениями граждан (в его отсутствие - ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан) осуществляет ежедневную выемку обращений из ящика для приема обращений граждан.
(в ред. Постановлений Мэрии г. Ярославля от 17.09.2015 N 1778, от 26.07.2018 N 990, от 28.07.2022 N 681)
Ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан осуществляет прием и регистрацию поступивших в отдел обращений граждан в системе электронного документооборота мэрии города Ярославля (далее - СЭД). Регистрационный номер обращению присваивается автоматически.
(в ред. Постановлений Мэрии г. Ярославля от 17.09.2015 N 1778, от 26.07.2018 N 990, от 28.07.2022 N 681)
3.2.3. Дальнейшая обработка обращений (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов, поставленных в обращении, формирование дела и электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина в базе данных) осуществляется работниками отдела по работе с обращениями граждан в соответствии с Административным регламентом.
(в ред. Постановления Мэрии г. Ярославля от 26.07.2018 N 990)
Обработку обращений осуществляет ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан с использованием СЭД.
(в ред. Постановлений Мэрии г. Ярославля от 26.07.2018 N 990, от 28.07.2022 N 681)