МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 октября 2006 года N 031-10-1463/6
Об утверждении Инструкции о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска в новой редакции
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Распоряжения администрации г. Иркутска от 03.09.2018 N 031-10-252/8.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 29 декабря 2015 года)
(в ред. Распоряжения мэра г. Иркутска от 26.03.2009 N 031-10-306/9, Распоряжений администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9, от 29.09.2011 N 031-10-876/11, Постановления администрации г. Иркутска от 09.07.2012 N 031-06-1475/12, Распоряжений администрации г. Иркутска от 01.07.2014 N 031-10-443/14, от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
В связи с изменением структуры и штатов администрации г. Иркутска, руководствуясь ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.ст. 37, 38, 41, 42 Устава города Иркутска, Регламентом работы администрации г. Иркутска, утвержденным распоряжением мэра г. Иркутска от 08.05.2008 N 031-10-457/8:
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9)
1. Утвердить Инструкцию о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска в новой редакции (приложение 1).
2. Руководителям структурных подразделений администрации города Иркутска обеспечивать:
2.1. Выполнение требований утвержденной настоящим распоряжением Инструкции в соответствующих структурных подразделениях администрации города Иркутска.
2.2. Наличие назначенных распорядительным документом муниципальных служащих, ответственных за ведение делопроизводства (в том числе осуществление регистрации документов) в соответствующих структурных подразделениях администрации города Иркутска, ознакомленных под роспись с утвержденной настоящим распоряжением Инструкцией.
2.3. Направление в отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска копий распорядительных документов о назначении ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях администрации города Иркутска.
(в ред. Распоряжений администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9, от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
3. Утратил силу. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9.
3. Считать утратившими силу:
3.1. Пп. 1, 3, 4, 5, 8 распоряжения мэра г. Иркутска от 02.04.2004 N 031-10-359/4 "Об утверждении Инструкции о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска в новой редакции".
3.2. Распоряжение мэра г. Иркутска от 07.04.2005 N 031-10-366/5 "О внесении изменений в распоряжение мэра г. Иркутска от 02.04.2004 N 031-10-359/4".
3.3. Отменен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 29.09.2011 N 031-10-876/11.
5. Отменен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9.
6. Утратил силу. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 24.11.2009 N 031-10-1306/9, Постановления администрации г. Иркутска от 09.07.2012 N 031-06-1475/12, Распоряжения администрации г. Иркутска от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
В.В.ЯКУБОВСКИЙ
Приложение 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 20 октября 2006 года
N 031-10-1463/6
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
(в ред. Распоряжений администрации г. Иркутска от 01.07.2014 N 031-10-443/14, от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая Инструкция регулирует порядок регистрации документов в администрации города Иркутска. Настоящая Инструкция не подлежит применению в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, регистрация которых осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ.
Регистрация документа - это присвоение документу уникального регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. При регистрации на документе проставляются регистрационный номер и дата, вносятся исходные данные о документе в регистрационную карточку.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается мэром города Иркутска.
Каждый документ регистрируется в администрации города и ее структурных подразделениях только один раз.
Классификационная группа "Распорядительные документы" - это правовые акты мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений администрации города, а также иные документы (служебные записки, поручения и т.п.), обеспечивающие решение задач, возложенных на мэра города, вице-мэра города, администрацию города и ее структурные подразделения. Оригиналы распорядительных документов хранятся в администрации города Иркутска.
Классификационная группа "Служебные документы" - это вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения корреспонденция из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц, организаций, структурных подразделений администрации города Иркутска, судебная корреспонденция (судебные извещения и вызовы, судебные постановления судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, иные документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством), а также адвокатские запросы, запросы нотариусов, редакций средств массовой информации.
Классификационная группа "Исходящие документы" - это запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации (государственные органы, органы местного самоуправления, организации, жителям города и т.д.), так и в структурные подразделения администрации города Иркутска. Оригиналы исходящих документов отправляются адресатам, в администрации города Иркутска хранятся копии исходящих документов.
Классификационная группа "Обращения" - это обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска, а также обращения Председателя Думы города Иркутска.
Классификационная группа "Договоры" - это муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города Иркутска (муниципального образования город Иркутск).
Повторные обращения, служебные документы - это обращения, служебные документы, поступившие в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичное обращение, служебный документ.
2. СТРУКТУРА РЕГИСТРАЦИОННОГО НОМЕРА
Регистрационный номер документа имеет следующую структуру:
РРР-ДД-НННННН/Г-П, где:
РРР - код группы документа для администрации города Иркутска и структурных подразделений администрации города Иркутска (заполняется в соответствии с Приложением N 1 к настоящей Инструкции);
ДЦ - код вида документа (заполняется в соответствии с Приложением N 2 к настоящей Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора.
3. РЕГИСТРАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Распорядительные документы подлежат регистрации в день их подписания.
Постановления и распоряжения администрации города Иркутска, распоряжения вице-мэра города Иркутска, поручения, служебные записки мэра города и вице-мэра города, поручения с заседания Высшего административного комитета администрации города Иркутска и рабочих совещаний подлежат регистрации в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел регистрации и архива).
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
Например,
031-06-26/4 - постановление администрации города Иркутска;
031-10-27/4 - распоряжение администрации города Иркутска;
031-18-28/4 - поручение с Высшего административного комитета администрации города Иркутска;
031-25-11/4 - служебная записка вице-мэра города Иркутска;
031-36-3/4 - распоряжение вице-мэра города Иркутска;
031-87-123/4 - поручение мэра города Иркутска;
031-91-36/4 - поручение вице-мэра города Иркутска.
Распоряжения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города, распоряжения заместителей мэра - председателей комитетов по бюджетной политике и финансам, городского обустройства, по градостроительной политике, по управлению муниципальным имуществом, по социальной политике и культуре администрации города Иркутска, распоряжения заместителей мэра - глав округов администрации города Иркутска регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
Приказы руководителей структурных подразделений администрации города Иркутска подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.
Например,
053-02-87/4 - распоряжение по общим вопросам заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;
214-08-1/4 - приказ начальника управления культуры комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.
4. РЕГИСТРАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Служебные документы подлежат регистрации в день поступления.
Если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, другими муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска, служебные документы, поступившие на имя мэра города, вице-мэра города, а также в адрес администрации города Иркутска, подлежат регистрации в отделе регистрации и архива.
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
Например,
018-03-64/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации города Иркутска на имя мэра города Иркутска;
018-51-61/4 - письмо органа государственной власти на имя мэра.
Обращения Председателя Думы города Иркутска, депутатские запросы и обращения депутатов Думы города Иркутска, связанные с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях регистрируются в отделе организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска (далее - отдел организационной работы).
Например,
019-17-11/4 - обращение депутата городской Думы.
Уведомления о проведении публичного мероприятия (собрания, митинга, демонстрации, шествия, пикетирования) подлежат регистрации в отделе по связям с общественностью управления реализации общественных инициатив комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска.
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 29.12.2015 N 031-10-934/5)
Например,
562-86-59/4 - уведомление о проведении публичного мероприятия.
Служебные документы, поступающие на имя руководителей структурных подразделений администрации, подлежат регистрации в соответствующих структурных подразделениях.
Например,
052-51-44/4 - обращение органа государственной власти на имя заместителя мэра - руководителя аппарата мэра администрации города Иркутска;
603-03-51/4 - письмо руководителя структурного подразделения администрации города Иркутска на имя заместителя мэра - председателя комитета по управлению Ленинским округом администрации города Иркутска.
5. РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Исходящие документы подлежат регистрации в день подписания.
Исходящие документы за подписью мэра города, вице-мэра города подлежат регистрации в отделе регистрации и контроля.
Например,
059-72-50/4 - исходящее письмо за подписью мэра города;
