ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ, ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ от 19 августа 2011

Действующий

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ

ПРИКАЗ

от 19 августа 2011 года N 218

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ, ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

В целях совершенствования и повышения эффективности делопроизводства приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений министерства, территориальных органов и подведомственных учреждений:

2.1. Организовать изучение и внедрение Инструкции по делопроизводству.

2.2. Обеспечить безусловное соблюдение положений Инструкции по делопроизводству при подготовке и оформлении служебных документов;

3. Признать утратившими силу:

3.1. Приказ от 2 апреля 2008 года N 49 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях".

3.2. Приказ от 17 августа 2009 года N 172 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях".

4. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству возложить на первого заместителя Министра.

5. Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Министр
Н.С.ШИРОКОВА

Приложение
к приказу
Министерства труда
и социального развития
Республики Адыгея
от 19 августа 2011 года N 218

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ, ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органов и подведомственных учреждений (далее - организация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 года N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 1999, N 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417).

3. Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).

4. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).

5. Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253).

6. Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2011, N 15, ст. 2038).

8. Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (ч. I), ст. 6439).

9. Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776).

10. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 года N 72 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 9, ст. 964).

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084).

15. Государственный стандарт ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

16. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76.

17. Закон Республики Адыгея от 31.03.1994 N 74-1 "О языках народов Республики Адыгея" ("Ведомости ЗС (Хасэ) - Парламента РА", N 5, 1994).

19. Указ Главы Республики Адыгея от 19 августа 2011 года N 100 "Об обязательной правовой и лингвостилистической экспертизе проектов нормативных и иных правовых актов Республики Адыгея".

20. Указ Президента Республики Адыгея от 16 октября 2009 года N 117 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) Президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2009, N 10).

21. Постановление Кабинета Министров Республики Адыгея от 19 января 2004 года N 4 "О регламенте Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2004, N 1, 2005, N 7).

22. Постановление Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея от 26 июля 2006 года N 135-ГС "О регламенте Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея" ("Ведомости ГС - Хасэ Республики Адыгея", N 6, 26.07.2006).

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными Порядками обращения со служебной информацией ограниченного доступа в организации, утверждаемыми руководителями организаций.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя организации.

Работники организации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя организации, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Общие требования к бланкам документов

2.1.1. Подготовка и оформление проектов актов Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым Главой Республики Адыгея, Регламентом Кабинета Министров Республики Адыгея и Инструкцией по делопроизводству в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, утвержденной приказом Руководителя Администрации Главы РА и Кабинета Министров Республики Адыгея от 28.06.2000 N 72.

2.1.2. Документы организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 - 15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.3. В организации применяются бланки установленного образца.

2.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра труда и социального развития Республики Адыгея. Соответствующие предложения вносятся совместно начальниками информационно-правового отдела и отдела информационных технологий вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2. Оформление документов

2.2.1. При подготовке документов используется гарнитура Times New Roman. Для основного текста документа размер символов устанавливается 14 пт. в исключительных случаях допускается устанавливать 13 пт. Текст должен быть выровнен по ширине и отступ первой строки должен составлять 1 - 1,5 см. При наборе текста между словами ставится только один пробел.

2.2.2. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см. Выравнивание для реквизита устанавливается по левому краю. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Республики Адыгея. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2.2.3. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации (структурного подразделения) указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:

Премьер-министру

Республики Адыгея

(инициалы, фамилия)

2.2.4. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр труда и социального развития

Республики Адыгея

(подпись) (инициалы, фамилия)

дата

2.2.5. При необходимости документ может утверждаться приказом или протоколом организации.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства труда

и социального развития