ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА СЭД ЭОС НА ПЕРИОД ЕЕ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ
1. В целях совершенствования документационного обеспечения управления в органах государственной власти Сахалинской области вводится в опытную эксплуатацию единая информационная Система электронного делопроизводства EOS for SharePoint (далее - СЭД ЭОС), которая предусматривает использование при осуществлении управленческой деятельности безбумажного документооборота в рамках единого информационного пространства (далее - внутренняя среда).
2. Уполномоченным органом по организации, координации и планированию работ по внедрению, эксплуатации и развитию СЭД ЭОС является агентство по информационным технологиям и связи Сахалинской области (далее - агентство ИТиС).
3. Оператором СЭД ЭОС является государственное бюджетное учреждение Сахалинской области "Сахалинский областной центр информатизации" (далее - ГБУ "СОЦИ"), которое осуществляет технологическое сопровождение СЭД ЭОС, включая сопровождение программного обеспечения.
4. Уполномоченным органом по методологическому и методическому сопровождению ведения делопроизводства является департамент делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области (Департамент делопроизводства).
5. Основным алгоритмом работы в СЭД ЭОС является обмен в электронном формате между субъектами внутренней среды документами, за исключением документов, имеющих грифы секретности и "Для служебного пользования", а также являющихся носителями персональных данных, на принципах:
- организации и функционирования единой системы делопроизводства среди органов государственной власти Сахалинской области, местного самоуправления;
- оптимизации документопотоков путем упразднения избыточных этапов прохождения документов (перерегистрация, перенаправление, досылка на бумажных носителях и т.п.);
- однократной регистрации документов, созданных в системе, после их подписания (утверждения).
6. Субъектами внутренней среды СЭД ЭОС являются:
- Губернатор Сахалинской области (далее - Губернатор);
- Первый заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области и его группа помощников (далее - первый заместитель Губернатора, группа первого заместителя Губернатора соответственно);
- Председатель Правительства Сахалинской области и его группа помощников (далее - председатель Правительства, группа председателя Правительства соответственно);
- заместители председателя Правительства Сахалинской области и группы их помощников (далее - заместители председателя Правительства, группы заместителей председателя Правительства соответственно);
- заместители руководителя Аппарата, структурные подразделения Аппарата (далее - структурные единицы Аппарата);
- органы исполнительной власти Сахалинской области, их структурные единицы и подведомственные предприятия, учреждения и организации (далее - ОИВ, структурные единицы ОИВ, подведомственные структуры ОИВ соответственно);
- администрации муниципальных образований Сахалинской области (далее - ОМСУ).
Включение в состав субъектов внутренней среды СЭД ЭОС и ведение Реестра осуществляет ГБУ "СОЦИ" на основании представляемых в установленном порядке заявок. Форма заявки на подключение к СЭД ЭОС, порядок ее подачи и перечень прилагаемых документов утверждается агентством ИТиС.
7. В случае если работу в системе (процессы - рассмотрение, согласование, утверждение) за руководителя осуществляет уполномоченное лицо, которое:
- согласовать или утвердить средствами СЭД ЭОС может только в том случае, когда руководитель рассмотрел и согласовал или утвердил документ на бумажном носителе;
- при отработке процессов рассмотрение, согласование, утверждение, перед нажатием кнопки "согласен" заполняет поле "примечание" текстом "подпись... (Фамилия и Инициалы руководителя либо лица, его замещающего, в данном случае указывается должность)".
8. Субъектами внешней среды СЭД ЭОС являются органы государственной власти, местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации различных организационно-правовых форм и форм собственности (юридические лица), не подключенные к СЭД ЭОС и не входящие в перечень субъектов внутренней среды СЭД ЭОС, а также граждане (физические лица) (далее - субъекты внешней среды, внешние адресаты).
Учет и корректировку в СЭД ЭОС справочников субъектов внешней среды осуществляет ГБУ "СОЦИ", уполномоченные сотрудники Аппарата, ОИВ в установленном порядке.
9. Основные управленческие процессы, документирование которых осуществляется с использованием СЭД ЭОС:
Документированию в Правительстве, ОИВ и подведомственных им структурах посредством оформления их в виде документов в СЭД ЭОС подлежат управленческие процессы:
- издание правовых актов;
- издание поручений руководителей;