13. Исходящей служебной корреспонденции (исходящая корреспонденция).
13.1. Подготовку исходящих документов (писем) осуществляют разработчики посредством СЭД ЭОС в строгом соответствии с действующими инструктивными документами, регламентирующими работу в системе, и действующими Регламентами Правительства, Аппарата, ОИВ и подведомственных им структур, а именно:
- создают проекты писем на бланках, размещенных в системе;
- согласовывают с заинтересованными должностными лицами и структурами путем запуска процессов "согласование" с соответствующими должностными лицами, согласование исходящей корреспонденции с курирующими заместителями председателя Правительства осуществляется путем запуска процессов "согласование" после положительного согласования с руководителем ОИВ, ОМСУ;
- передают на подпись (утверждение) руководителям в соответствии с их полномочиями путем запуска процесса "Утверждение";
- передают подписанные проекты на регистрацию и рассылку адресатам уже как документы.
13.2. Согласование и утверждение исходящей корреспонденции проводится путем осуществления согласующим (утверждающим) лицом определенных операций в системе; если операции в системе (согласование, утверждение) за руководителя осуществляет помощник или делопроизводитель, то ими в поле "примечание" делается отметка "подпись и проставляются фамилия и инициалы согласовавшего документ на бумажном носителе".
13.3. Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в структурных единицах внутренней среды СЭД ЭОС делопроизводителями или уполномоченными лицами:
а) документы, подписанные Губернатором, первым заместителем Губернатора, председателем Правительства, заместителями председателя Правительства на бланках Губернатора и Правительства, заместителями руководителя Аппарата на бланках Аппарата, регистрируются в отделе документооборота Департамента делопроизводства;
б) документы, подписанные руководителями структурных подразделений Аппарата на бланках структурного подразделения - ответственными лицами в соответствующем структурном подразделении (регистрация осуществляется системой автоматически после утверждения, без дополнительных операций со стороны регистраторов);
в) документы, подписанные руководителями ОИВ и подведомственных им структур, а также ОМСУ, регистрируются делопроизводителями соответствующих ОИВ и структур (регистрация осуществляется в соответствии с настройками в системе).
13.4. Регистрируемым документам в СЭД ЭОС автоматически в пределах сквозной нумерации в рамках соответствующей картотеки документов (субъекты внутренней среды), группы документов (виды документов), календарного года (с 1 января по 31 декабря) присваивается номер, который включает в себя: индекс субъекта внутренней среды, порядковый номер и год.
14. Внутренней служебной корреспонденции (внутренняя корреспонденция).
14.1. Документы, относящиеся к внутренней корреспонденции: поручения, протоколы, пояснительные, докладные и информационные записки, финансово-экономические обоснования, справочные материалы, переписка между субъектами внутренней среды по основным вопросам деятельности и кадровым, акты, заявки и др. подготавливаются средствами СЭД ЭОС в соответствии с инструктивными документами по работе в системе.
14.2. Согласование данных документов зависит от их вида и от того, является ли конкретный документ самостоятельным юридическим документом или только сопроводительным, т.е. поясняющим или обосновывающим.
14.3. В случаях, когда документы являются самостоятельными юридическими документами (в том числе поручения, протоколы, переписка), согласование необходимо проводить в порядке, установленном действующими Регламентами к каждому виду документов.
14.4. В случае необходимости подготовки дополнительно к основному документу документов, являющихся приложениями к нему, а также его обосновывающих либо поясняющих (записки, обоснования и др.), документы данного вида отдельно не регистрируются, а создаются из карточки основного документа и включаются в пакет материалов к нему, при этом их согласование осуществляется только на усмотрение лица, их подписывающего (утверждающего).
14.5. Регистрация документов осуществляется по месту их создания делопроизводителями или уполномоченными лицами (регистрация осуществляется системой автоматически после утверждения, без дополнительных операций со стороны регистраторов).
Данная категория документов регистрируется в СЭД ЭОС только один раз как "исходящий документ".
14.6. Внутренняя переписка между субъектами внутренней среды в отделе документооборота Департамента делопроизводства не регистрируется.
14.7. При оформлении писем в рамках внутренней переписки в обязательном порядке необходимо указывать реквизит "исполнитель и телефон исполнителя".
14.8. Поручения, протоколы заседаний, подписанные Губернатором, председателем Правительства, поступают в департамент контроля Аппарата, специалисты которого в установленном порядке осуществляют их регистрацию, рассылку исполнителям - субъектам внутренней среды посредством системы, субъектам внешней среды по электронной почте (возможностями системы) и при необходимости на бумажных носителях.
15. Входящей служебной корреспонденции (входящая корреспонденция).
15.1. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора, Правительства, в Аппарат и его структурные подразделения, ОИВ и подведомственные им структуры от субъектов внешней среды (далее - входящая внешняя корреспонденция), регистрируется делопроизводителями соответствующих органов и организаций путем создания в СЭД ЭОС документа, направляется в соответствии с действующими Регламентами на: рассмотрение, выдачу поручений, исполнение, представление отчета об исполнении (направления информации адресату), контроль (снятие с контроля) и списание исполненных документов и поручений в дело.
15.2. По документу из категории входящей внешней корреспонденции при его поступлении в Департамент делопроизводства, в службы делопроизводства в ОИВ или их подведомственных структур специалистами-делопроизводителями или регистраторами осуществляется:
15.2.1. первичная обработка документов (в том числе поступивших по электронным и факсимильным средствам связи), которая включает в себя проверку правильности доставки документов, качества (четкость текста и рисунков, без искажений, сканированный образ документа или пришедший по факсу должен быть читаемым) и комплектность (наличие всех листов основного документа и приложений к нему), распределение по срочности, на регистрируемые в СЭД ЭОС и нерегистрируемые <4>;
________________
<4> Перечень нерегистрируемой корреспонденции утверждается первым заместителем Губернатора - руководителем Аппарата.
ошибочно присланные документы возвращаются отправителю, а в случае если адресат является субъектом внутренней среды СЭД ЭОС, ошибочно поступившие документы перенаправляются нужному адресату посредством электронной почты либо передаются нарочно (зависит от способа получения) без регистрации в системе;