ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 9 декабря 2014 года N 446
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЗАПРОСАМИ В ДЕПАРТАМЕНТЕ КУЛЬТУРЫ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании приказа департамента культуры Костромской области от 16.11.2018 N 160, вступившего в силу со дня официального опубликования.
____________________________________________________________________
Во исполнение Федеральных законов от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", в соответствии с распоряжением администрации Костромской области от 8 октября 2013 года N 226-ра "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в администрации Костромской области" и в целях установления единого порядка рассмотрения обращений граждан и запросов, организации личного приема граждан в департаменте культуры Костромской области приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по работе с обращениями граждан и запросами в департаменте культуры Костромской области (приложение).
2. Главному специалисту-эксперту отдела правового обеспечения и кадровой работы Лазаревой Е.Г. ознакомить с настоящим приказом начальников структурных подразделений департамента культуры Костромской области.
3. Признать утратившим силу приказ департамента культуры Костромской области от 11 октября 2013 года N 437 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан и запросами в департаменте культуры Костромской области".
4. Приказ вступает в силу со дня его подписания.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор департамента культуры
Костромской области
М.М.ПРОСТОВ
Приложение
к приказу
департамента культуры
Костромской области
от 9 декабря 2014 года N 446
Инструкция по работе с обращениями граждан и запросами в департаменте культуры Костромской области
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан и запросами в департамент культуры Костромской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральными законами от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и иным федеральным законодательством, устанавливает единый порядок организации работы с письменными, устными обращениями, обращениями в форме электронного документа (далее - обращения) граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - заявитель), а также запросами о деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области (далее - запросы) граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления.
2. Департамент культуры Костромской области обеспечивает рассмотрение обращений и запросов по вопросам, отнесенным к его компетенции, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами Костромской области, иными правовыми актами Костромской области, а также настоящей Инструкцией.
3. Обращения и запросы рассматриваются директором департамента культуры Костромской области, заместителями директора департамента культуры Костромской области, руководителями структурных подразделений департамента культуры Костромской области, исполнителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, содержащихся в обращениях и запросах.
4. Организацию рассмотрения обращений и запросов, личного приема граждан в департаменте культуры Костромской области, ведение делопроизводства и контроль за исполнением требований настоящей Инструкции осуществляет структурное подразделение департамента культуры, в функции которого вменен контроль обращений граждан (далее - Отдел).
5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с обращениями и запросами в департаменте культуры Костромской области возлагается на заместителей директора департамента культуры Костромской области, руководителей структурных подразделений департамента культуры Костромской области, а также ответственных за рассмотрение и подготовку ответа исполнителей.
6. Установленный настоящей Инструкцией порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
7. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.
Глава 2. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ОБРАЩЕНИЙ
8. Обращение в адрес директора департамента культуры Костромской области может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, факсу, электронной почте, фельдъегерской связью, на официальный форум администрации Костромской области
9. При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации.
От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель. Полномочия представителя заявителя оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
10. Обращения, поступившие в департамент культуры Костромской области по почте, фельдъегерской связью и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в приемной департамента культуры Костромской области.
11. Специалист, ответственный за прием документов в приемной департамента культуры Костромской области:
1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
2) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт.
3) прикладывает перед письмом поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
4) в случае отсутствия текста в письме составляет справку следующего содержания: "Текст обращения в адрес департамента культуры Костромской области отсутствует" с датой, которую прилагает к поступившим документам;
6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в базу данных системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).
12. Специалист, ответственный за прием документов, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственному руководителю.
13. По просьбе обратившегося заявителя специалистом Отдела выдается расписка о приеме письменного обращения по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.
14. Обращения, поступившие в приемную департамента культуры Костромской области по факсу, в форме электронного документа, принимаются и учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции департамента культуры Костромской области.
15. Обращения, поступившие в форме электронного документа, распечатываются и учитываются в СЭДД.
Глава 3. РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ
18. Обращения, поступившие в приемную департамента культуры Костромской области, подлежат обязательной регистрации и учету в базе данных "Обращения граждан" СЭДД в течение трех дней с момента поступления.
19. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:
1) проставляет в правом нижнем углу первой страницы обращения регистрационный штамп, с указанием даты регистрации и идентификационного номера.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
2) вносит в базу данных СЭДД следующие сведения:
вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
источник поступления;
дату регистрации;
фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя (в именительном падеже);
почтовый (электронный) (при наличии) адрес заявителя;
данные о льготном составе;
данные о корреспонденте, направившем обращение (при наличии сопроводительного письма, с указанием его даты и исходящего номера);
тематику по тематическому классификатору обращений и запросов граждан и организаций согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции;
краткое содержание обращения;
данные о наличии приложений и количестве страниц в обращении;
данные о коллективном обращении, если обращение подписано двумя и более авторами;
отметку о повторности обращения. Повторным обращением считается заявление, предложение, жалоба, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считается повторным обращение одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами или должностными лицами;
3) вносит в базу данных СЭДД электронный образ поступившего обращения;
Глава 4. НАПРАВЛЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ НА РАССМОТРЕНИЕ
20. Директор департамента культуры Костромской области по результатам предварительного рассмотрения обращений принимает одно из следующих решений:
1) о принятии к рассмотрению;
2) о направлении обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления, иные организации, в компетенцию которых входит решение поставленного в обращении вопроса, с уведомлением об этом заявителя;
3) о приобщении к ранее поступившему обращению;
4) о возвращении обращения гражданину в течение 7 дней со дня регистрации с разъяснением порядка обжалования судебного решения, если в обращении обжалуется судебное решение;
5) о принятии к рассмотрению, но оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов, в случаях если:
в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
текст обращения не поддается прочтению, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
в обращении содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;
в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, и принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу;
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
21. Уведомления заявителям с обоснованием оставления обращений без рассмотрения по существу вопросов готовятся по формам согласно приложениям N 3-7 к настоящей Инструкции и подписываются директором департамента культуры Костромской области.
22. О поступивших телеграммах, факсограммах, звонках по вопросам, затрагивающим интересы значительного числа жителей Костромской области специалист, ответственный за регистрацию обращений незамедлительно информирует директора департамента культуры Костромской для принятия мер реагирования.
23. Обращение с просьбой о личном приеме директором департамента культуры Костромской области, заместителями директора департамента культуры Костромской области рассматривается как обычное обращение. Автору направляется разъяснение о порядке записи на личный прием к должностному лицу, а обращение списывается "В дело" как исполненное.
24. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции департамента культуры Костромской области, то обращение в течение 7 дней со дня регистрации направляется по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением заявителя о переадресации обращения в этот же срок.
25. В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций, копии обращений в течение 7 дней со дня регистрации направляются в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
26. Подготовка уведомления заявителю готовится на специальном бланке по форме согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.
27. Уведомления гражданам подписываются директором департамента культуры Костромской области.
Копии уведомлений в виде электронных образов документов вносятся в базу данных СЭДД специалистом, ответственным за регистрацию обращений.
Глава 5. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ДЕПАРТАМЕНТА КУЛЬТУРЫ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
28. После регистрации обращений в приемной департамента культуры Костромской области, обращения направляются для рассмотрения директору департамента культуры Костромской области.
