АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 октября 2013 года N 226-ра
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЗАПРОСАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании распоряжения Администрации Костромской области от 21.05.2018 N 90-ра.
____________________________________________________________________
В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", в целях установления единого порядка рассмотрения обращений граждан и запросов, организации личного приема граждан в администрации Костромской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с обращениями граждан и запросами в администрации Костромской области.
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Костромской области в срок до 15 октября 2013 года разработать и принять правовые акты по работе с обращениями граждан.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Костромской области, координирующего работу по вопросам обращений граждан.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
И.о. губернатора
Костромской области
С.СИТНИКОВ
Приложение
Утверждена
распоряжением
администрации
Костромской области
от 8 октября 2013 года N 226-ра
Инструкция по работе с обращениями граждан и запросами в администрации Костромской области
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан и запросами в администрации Костромской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и иным федеральным законодательством, устанавливает единый порядок организации работы с письменными, устными обращениями, обращениями в форме электронного документа (далее - обращения) граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - заявитель), а также запросами о деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области (далее - запросы) граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления.
2. Администрация Костромской области обеспечивает рассмотрение обращений и запросов по вопросам, отнесенным к ее компетенции, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами Костромской области, иными правовыми актами Костромской области, а также настоящей Инструкцией.
3. Обращения и запросы рассматриваются губернатором Костромской области, первыми заместителями губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области, руководителями структурных подразделений администрации Костромской области, в компетенцию которых входит решение вопросов, содержащихся в обращениях и запросах.
4. Организацию рассмотрения обращений и запросов, личного приема граждан в администрации Костромской области, ведение делопроизводства и контроль за исполнением требований настоящей Инструкции осуществляет отдел по работе с обращениями граждан администрации Костромской области (далее - Отдел по работе с обращениями граждан).
5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с обращениями и запросами в администрации Костромской области возлагается на помощников первых заместителей губернатора Костромской области, заместителей губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области (далее - помощник должностного лица администрации Костромской области), руководителей структурных подразделений администрации Костромской области.
6. Установленный настоящей Инструкцией порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
7. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.
Глава 2. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ОБРАЩЕНИЙ
8. Обращение в адрес губернатора Костромской области и администрации Костромской области может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, факсу, электронной почте, фельдъегерской связью, на форум администрации Костромской области, в справочную телефонную службу администрации Костромской области.
9. При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации.
От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель. Полномочия представителя заявителя оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
10. Обращения, поступившие в администрацию Костромской области по почте, фельдъегерской связью, и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в структурное подразделение администрации Костромской области, обеспечивающее получение почтовой корреспонденции.
11. Специалист, ответственный за прием документов в администрации Костромской области:
1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
2) проводит сверку реестров (на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью);
3) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению.
Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя:
губернатора Костромской области, вскрываются в Отделе по работе с обращениями граждан начальником Отдела по работе с обращениями граждан (заместителем начальника);
первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области, вскрываются помощником должностного лица администрации Костромской области;
руководителя структурного подразделения администрации Костромской области, работника администрации Костромской области, передаются адресатам невскрытыми.
В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в Отдел по работе с обращениями граждан.
4) прикладывает перед письмом поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
5) в случае отсутствия текста в письме составляет справку следующего содержания: "Текст обращения в адрес администрации Костромской области отсутствует" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в базу данных системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).
12. Специалист, ответственный за прием документов, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственному руководителю.
13. По просьбе обратившегося заявителя специалистом Отдела по работе с обращениями граждан ему выдается расписка о приеме письменного обращения по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.
14. Обращения, поступившие в приемную губернатора Костромской области по факсу, в форме электронного документа, принимаются и учитываются в журнале регистрации входящей электронной почты и факсов специалистом приемной губернатора Костромской области и передаются в Отдел по работе с обращениями граждан.
15. Обращения, поступившие в форме электронного документа, распечатываются и учитываются в СЭДД.
16. Прием обращений по "телефону оперативного дежурного" в администрации Костромской области осуществляет специалист, ответственный за прием обращений по "телефону оперативного дежурного" (далее - оперативный дежурный), который выясняет у заявителя и записывает в журнал регистрации обращений следующую информацию:
1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
2) почтовый адрес;
3) номер телефона (при наличии);
4) суть предложения, заявления или жалобы.
Оперативный дежурный распечатывает обращение на бумажном носителе и направляет его в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, структурные подразделения аппарата администрации Костромской области, органы местного самоуправления Костромской области, иные организации в соответствии с их компетенцией для рассмотрения.
17. Прием обращений по телефону справочной телефонной службы администрации Костромской области осуществляет специалист Отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за организацию работы справочной телефонной службы администрации Костромской области с использованием электронной базы данных WebAgent.
Глава 3. РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ
18. Обращения, поступившие губернатору Костромской области и в администрацию Костромской области, подлежат обязательной регистрации и учету в базе данных "Обращения граждан" СЭДД в Отделе по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления.
19. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:
1) проставляет в правом нижнем углу первой страницы обращения регистрационный штамп "Взято на учет" с указанием даты регистрации, идентификационного номера, состоящего из префикса, обозначающего вид обращения, классификационного номера администрации Костромской области.
По виду обращений устанавливаются следующие префиксы:
АП - Администрация Президента Российской Федерации;
З - запрос, поступивший из Администрации Президента Российской Федерации;
ЗИ - запрос информации о деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области;
ЛП - личный прием граждан;
ПЛГ - обращение, поступившее в ходе прямой линии губернатора области;
МП - обращение, поступившее в ходе мобильного приема граждан;
ПП - обращение, поступившие в ходе личного приема граждан должностными лицами Администрации Президента Российской Федерации по поручению Президента Российской Федерации;
ОП - обращение, поступившее в общественную приемную;
ЭП - обращение, поступившее в электронную приемную;
Ф - обращение, поступившее на форум администрации Костромской области;
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
2) вносит в базу данных СЭДД следующие сведения:
вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
источник поступления;
дату регистрации;
фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя (в именительном падеже);
почтовый (электронный) (при наличии) адрес заявителя;
данные о льготном составе;
данные о корреспонденте, направившем обращение (при наличии сопроводительного письма, с указанием его даты и исходящего номера);
тематику по тематическому классификатору обращений и запросов граждан и организаций согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции;
краткое содержание обращения;
данные о наличии приложений и количестве страниц в обращении;
данные о коллективном обращении, если обращение подписано двумя и более авторами;
отметку о повторности обращения. Повторным обращением считается заявление, предложение, жалоба, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считается повторным обращение одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами или должностными лицами;
данные о предмете ведения: предмет ведения Российской Федерации; предмет совместного ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации; предмет ведения субъекта Российской Федерации; вопросы местного значения;
типы видов вопросов согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции;
