МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 22 мая 2013 года N 85-мпр
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 30 ОКТЯБРЯ 2012 ГОДА N 204-МПР
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг, руководствуясь пунктом 9 Положения о министерстве здравоохранения Иркутской области, утвержденного постановлением Правительства Иркутской области от 16 июля 2010 года N 174-пп, приказываю:
Внести в приказ министерства здравоохранения Иркутской области от 30 октября 2012 года N 204-мпр "О порядке организации деятельности министерства здравоохранения Иркутской области" изменение, дополнив Положение о порядке организации деятельности министерства здравоохранения Иркутской области главой 6(1) следующего содержания:
"Глава 6(1). ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
62(1). Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
62(2). В документообороте министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:
а) входящая корреспонденция;
б) исходящая корреспонденция;
в) внутренняя корреспонденция.
62(3). Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи, курьерами органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований области, иных организаций и учреждений.
62(4). Входящие документы - это документы, поступающие в министерство.
62(5). Прием входящих документов осуществляется специалистами отдела документационного обеспечения министерства.
Прием входящей корреспонденции, поступающей на почтовое отделение связи, находящееся по адресу: 664003, г. Иркутск, ул. Карла Маркса, 29, а/я 68, осуществляется специалистами отдела документационного обеспечения министерства.
Все конверты (бандероли), за исключением поступивших в адрес конкретного исполнителя, вскрываются в отделе документационного обеспечения министерства. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность упаковки документов и приложений к ним, наличие подписей. В случае получения неправильно оформленных документов они возвращаются отправителю с сопроводительным письмом за подписью начальника отдела документационного обеспечения министерства, в котором указываются причины возврата. Ошибочно доставленные документы возвращаются на почтовое отделение. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
а) дата почтового штемпеля на конверте служит подтверждением даты отправки и получения документа;
б) только по конверту можно определить адрес отправителя.
62(6). Входящие документы, принятые отделом документационного обеспечения министерства, распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
К нерегистрируемым документам относятся:
а) письма, сводки, информация, присланные для сведения (копии);
б) графики, наряды, заявки, разнарядки;
в) учебные планы, программы;
г) рекламные извещения, плакаты, и т.п.;
д) прейскуранты;
е) поздравительные письма;
ж) пригласительные билеты;
з) бухгалтерские документы;
и) формы статистической отчетности;
к) печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
Нерегистрируемые входящие документы передаются адресату.
62(7). Документы классификационной группы "Входящие документы", поступившие в адрес министра здравоохранения Иркутской области, заместителей министра здравоохранения Иркутской области, министерства подлежат сплошной регистрации в системе электронного управления документами (далее - СЭУД) с присвоением регистрационного номера в отделе документационного обеспечения министерства.
62(8). Регистрационный номер имеет следующую структуру:
ММ-ДД-НННННН/Г-П, где:
ММ - код министерства (54);
ДД - код вида регистрируемого документа;
НННННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
62(9). Сведения о документе, включаемые в СЭУД:
а) вид документа;
б) дата регистрации;
в) регистрационный индекс;
г) количество листов;
д) корреспондент;
е) в чей адрес поступил документ;
ж) кому на рассмотрение направлен документ.
62(10). Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
Регистрация входящих документов производится в СЭУД в день поступления, а поступивших после 16-00 час. - на следующий рабочий день. Документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно.
Регистрация документов, поступивших в выходные и нерабочие праздничные дни, производится на следующий за ними рабочий день.
62(11). На поступивший документ на первой странице в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.
Зарегистрированные в отделе документационного обеспечения министерства входящие документы, поступившие в адрес министра здравоохранения Иркутской области, заместителей министра здравоохранения Иркутской области или министерства, передаются на рассмотрение министру здравоохранения Иркутской области (через помощника министра), заместителям - сотрудниками отдела.
В случае временного отсутствия министра здравоохранения Иркутской области (за исключением отпуска или болезни) входящие документы направляются на рассмотрение заместителям министра здравоохранения Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей.
62(12). После рассмотрения министром здравоохранения Иркутской области, заместителями министра здравоохранения Иркутской области входящие документы с поручениями (резолюциями) возвращаются в отдел документационного обеспечения министерства.
Сотрудники отдела документационного обеспечения министерства вносят текст поручений (резолюций) в СЭУД, готовят оригиналы и копии входящих документов (формируют папки) исполнителям в соответствии с поручениями (резолюциями).
62(13). Исполнители обязаны получать в отделе документационного обеспечения министерства оригиналы и копии входящих документов с поручениями (резолюциями) под роспись, до 16-00 ежедневно.
Документы, поступившие после 16-00 с поручениями (резолюциями), передаются исполнителям на следующий день. Входящая корреспонденция с поручениями (указаниями) с пометкой "Срочно" доводится до исполнителей незамедлительно.
62(14). Поручения (в том числе оформленные в виде резолюций) могут быть адресованы:
а) министра - заместителям министра здравоохранения Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей, руководителям самостоятельных структурных подразделений министерства, сотрудникам министерства, руководителям областных государственных учреждений, подведомственных министерству, главным внештатным специалистам министерства и иным должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей;
б) заместителей министра здравоохранения Иркутской области - руководителям и сотрудникам курируемых ими структурных подразделений министерства в соответствии с распределением обязанностей, руководителям областных государственных учреждений, подведомственных министерству, главным внештатным специалистам министерства и иным должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей.
62(15). При даче поручения назначается ответственный исполнитель, который несет ответственность за исполнение всего документа в целом и организует работу по его исполнению. Ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом "отв.".
Заместители министра здравоохранения Иркутской области назначают ответственного исполнителя документа только из числа сотрудников курируемых ими структурных подразделений министерства.
Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому должностному лицу может быть осуществлена только по решению того должностного лица, которым было дано поручение.
62(16). При назначении ответственным исполнителем руководителя областного государственного учреждения, подведомственного министерству, главного внештатного специалиста министерства и иных должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей контроль исполнения документа возлагается на сотрудника министерства.
62(17). На рассмотрение зарегистрированных входящих документов предоставляется два рабочих дня.
В случае резолюции "Ознакомить" для ознакомления с документом объемом не более 10 страниц каждому должностному лицу, указанному в резолюции, направляется копия документа, более 10 страниц - оригинал с листом ознакомления. На ознакомление с документом каждому должностному лицу отводится 2 рабочих дня.
62(18). Оригиналы входящих документов, зарегистрированных в отделе документационного обеспечения министерства, с поручениями (резолюциями) хранятся у ответственных исполнителей.
62(19). Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из министерства.
Исходящие документы подписываются только министром и заместителями министра.
Исключительно министром здравоохранения Иркутской области подписываются исходящие документы в адрес Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, федеральных органов исполнительной власти (в том числе в адрес Министерства здравоохранения Российской Федерации), Законодательного Собрания Иркутской области, Контрольно-счетной палаты Иркутской области, Избирательной комиссии Иркутской области, прокуратуры Иркутской области, министров Иркутской области, глав муниципальных образований.
При поручениях (указаниях) министра с пометкой "Подготовить ответ" исходящий документ готовится за подписью министра.
62(20). После подписания исходящие документы передаются специалисту отдела документационного обеспечения министерства для регистрации в СЭУД и в случае необходимости подготовки к отправке почтой.
Регистрация производится в день подписания документов, после 18-00 - на следующий рабочий день.
62(21). Оригиналы исходящих документов, зарегистрированных в отделе документационного обеспечения министерства с поручениями (резолюциями), хранятся у ответственных исполнителей.
Документы, отправляемые министерством, передаются почтовой и электронной связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
62(22). Отправка почтой осуществляется в день регистрации. Зарегистрированные после 14-00 часов исходящие документы отправляются на следующий рабочий день.
62(23). Внутренними документами министерства являются служебные записки, поручения, иные документы, не выходящие за пределы министерства.
62(24). Регистрация внутренних документов производится в соответствующих структурных подразделениях министерства".
2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
Министр
Н.Г.КОРНИЛОВ
