Правила организации работы с документами в администрации области осуществляются в соответствии с Инструкцией по работе с документами, утвержденной распоряжением Губернатора области от 10 января 2017 года N 5-р, и Маршрутами движения документов в администрации области в электронной системе "Документооборот АВО", утвержденными распоряжением Губернатора области от 7 апреля 2009 года N 150-р.
(в ред. постановления администрации Владимирской области от 26.02.2017 N 160)
Ответственность за состояние делопроизводства и сохранность исполненных документов, поступивших на имя Губернатора области и его заместителей, возлагается на управление по документообороту.
Ответственность за исполнение документов, находящихся в секретариатах и других подразделениях администрации области, и их сохранность возлагается на соответствующих заместителей Губернатора области, руководителей их секретариатов, а также руководителей органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области.
(в ред. постановления администрации Владимирской области от 24.04.2015 N 387)
Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию области на имя Губернатора области или его заместителей, регистрируется в отделе документационного обеспечения управления по документообороту в базе данных системы электронного документооборота "СЭДД АВО" и сканируется. На документах, поступивших до 16.00 часов текущего дня, в регистрационном штампе указывается дата текущего дня (дата поступления). На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, указывается дата следующего рабочего дня.
(в ред. постановления администрации Владимирской области от 26.02.2017 N 160)
Документы, требующие срочного рассмотрения, регистрируются в день поступления и незамедлительно передаются для рассмотрения руководству администрации области.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, принимается референтами Губернатора области с последующей передачей в управление по документообороту с информацией, о каких документах доложено Губернатору области или его заместителям.
Ответственность за своевременное доведение информации, поступившей в нерабочее время, до исполнителей возлагается на референтов Губернатора области.
Ежедневно в 14.00 и 17.00 часов зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству области для вынесения резолюций. Резолюции создаются Губернатором области, во время его отсутствия лицом, исполняющим обязанности Губернатора области, или по поручению Губернатора области руководителем секретариата Губернатора области. На документы, поступившие на имя заместителей Губернатора области, резолюции готовятся указанными должностными лицами или по их поручениям руководителями секретариатов.
Рассмотренные Губернатором области или по его поручению руководителем секретариата документы возвращаются в управление по документообороту, где в базу данных вносятся резолюции и сканируются, после чего распечатывается по одной регистрационной карточке на каждый документ.
(в ред. постановления администрации Владимирской области от 26.02.2017 N 160)
Далее документы в течение 1 дня, срочные - незамедлительно передаются в секретариаты заместителей Губернатора области под роспись в распечатанных регистрационных карточках, которые хранятся в управлении по документообороту.