60. В аппарате Правительства документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации, а в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, при наличии перевода на русский язык, заверенного лицом, его подписавшим.
К текстам документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации, - краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
При составлении текстов документов необходимо соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и организаций, должностей, населенных пунктов.
Написание буквы "ё" в текстах документов является обязательным в тех случаях, когда возможно неправильное прочтение слова, в том числе в именах собственных (фамилиях, именах, отчествах, наименованиях организаций и предприятий, географических названиях).
В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения. Если названия государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: "далее - ..."), который далее будет употребляться в тексте.
При упоминании в тексте документа фамилии гражданина, должностного лица инициалы ставятся после фамилии.
При упоминании в тексте документа правового акта или иного документа указываются все реквизиты данного документа: заголовок документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения) (например: "Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71").
(в ред. распоряжений Правительства Ставропольского края от 31.05.2016 N 172-рп, от 10.08.2023 N 479-рп)
61. Текст большинства документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы.
Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй - просьбу.
62. Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа (например: "Приказываю подготовить и представить на рассмотрение..."; "...прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...");
3-го лица единственного числа (например: "...Правительство Ставропольского края постановляет...");
1-го и 3-го лица множественного числа (например: "Просим представить данные о..."; "Представляем на рассмотрение и согласование...").