366. Под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе.
В аппарате Правительства создаются и используются электронные копии документов, полученные в результате сканирования подписанных документов и хранящиеся в СЭДД "ДЕЛО" в формате TIFF, PDF (далее - электронная копия документа).
367. Единицей учета электронной копии документа является его РК в СЭДД "ДЕЛО". При создании РК документа в СЭДД "ДЕЛО" обязательным условием является прикрепление электронной копии документа в области "Файлы" РК.
368. Получение и отправка электронных копий документов осуществляются самостоятельно работниками, уполномоченными на их создание.
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 29.06.2018 N 257-рп)
В аппарате Правительства отправка электронных копий документов, указанных в Перечне документов, обмен которыми с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" осуществляется в форме электронных копий документов, приведенном в приложении 76.1 к настоящей Инструкции (далее Перечень документов, направляемых в форме электронных копий документов), осуществляется без их последующего направления адресату на бумажном носителе.
(абзац введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 24.09.2020 N 520-рп)
368.1. Документы, включенные в Перечень документов, направляемых в форме электронных копий документов, создаются на бумажном носителе в одном экземпляре и регистрируются в СЭДД "ДЕЛО", В РК такого документа в СЭДД "ДЕЛО" в поле "Примечание" вносится информация следующего содержания: "Электронная копия документа".
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 20.10.2021 N 433-рп)
Подлинный экземпляр документа, включенного в Перечень документов, направляемых в форме электронных копий документов (с приложением (приложениями) к нему (при его (их) наличии), с визой (визами) исполнителя (исполнителей) и подписью должностного лица хранится в подразделении аппарата Правительства, создавшем такой документ, и после его исполнения списывается в соответствующее дело номенклатуры дел.
(п. 368.1 введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 24.09.2020 N 520-рп)
369. Документы, включенные в Перечень документов, направляемых в форме электронных копий документов, после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для таких видов документов на бумажном носителе.
(п. 369 в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 24.09.2020 N 520-рп)
370. Исполненные документы, включенные в Перечень документов, направляемых в форме электронных копий документов, поступившие в подразделения аппарата Правительства, систематизируются в дела в соответствии с их номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составляемых из документов на бумажном носителе.
В таком случае при составлении номенклатуры дел подразделений аппарата Правительства необходимо делать соответствующие отметки о наличии в делах электронных копий документов.
(п. 370 в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 24.09.2020 N 520-рп)