Приложение 61.1
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Правительства
Ставропольского края
ПЕРЕЧЕНЬ
СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТЕ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА
ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА "ДЕЛО"*
(введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 29.06.2018 N 257-рп; в ред. распоряжений Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп, от 10.08.2023 N 479-рп)
________________
* Далее в настоящем Приложении используется сокращение - СЭДД "ДЕЛО".
N п/п | Наименование сведений о документе | Наименование поля (области, раздела) регистрационной карточки документа в СЭДД "ДЕЛО" | Характеристика информации, включаемой в регистрационную карточку документа в СЭДД "ДЕЛО" |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Адресант (автор) | Корр. | выбирается из справочника "Организации" ("Граждане") наименование организации или фамилия и инициалы должностного лица - автора документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. | Адресат | Кому | указываются фамилия и инициалы должностного лица, являющегося получателем документа (заполняется путем выбора информации из справочника "Подразделения") |
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | Подписал | указываются фамилия и инициалы должностного лица - автора документа и его должность |
4. | Наименование вида документа | - | выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа или на основании оценки содержания документа |
5. | Дата документа | Дата | указывается в соответствии с датой документа, присвоенной документу адресантом (автором), или на основании почтового штемпеля на конверте (если отсутствует дата документа); в случае отсутствия даты документа ставится отметка "б/д" |
6. | Регистрационный номер документа | Исх. N | указывается в соответствии с исходящим номером, присвоенным документу адресантом (автором); в случае отсутствия номера документа ставится отметка "б/н" |
7. | Дата поступления документа | От | указывается дата регистрации документа в СЭДД "ДЕЛО" (устанавливается автоматически при регистрации документа) |
8. | Регистрационный номер входящего документа | N | формируется автоматически при регистрации входящего документа в СЭДД "ДЕЛО" (по шаблону, заданному для выбранной группы документов) |
9. | Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи) | Связки | указываются сведения, содержащиеся в соответствующем реквизите документа (если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, зарегистрированными ранее в СЭДД "ДЕЛО") |
10. | Заголовок к тексту (краткое содержание документа) | Содерж. | указывается краткое содержание документа (например: "О проведении совещания (с указанием даты и места его проведения, темы совещания)"; "О представлении информации (с указанием срока представления информации и ее содержания)") |
11. | Индекс дела по номенклатуре дел | Журнал передачи (N дела) | указывается при регистрации исходящего документа и при списании документа в дело путем выбора из справочника "Номенклатура" индекса дела по номенклатуре дел, указывающего на место хранения документа |
12. | Сведения о переадресации документа | Журнал передачи | указываются должностное лицо, которому адресован документ, и исполнитель документа (лицо, которому документ направлен на исполнение) |
13. | Количество листов основного документа | Состав | после указания общего количества листов документа указывается общее количество листов основного документа (без приложений) (например: 5/1 (где 5 - общее количество листов документа; 1 - количество листов основного документа) |
14. | Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений) | Состав | после указания общего количества листов основного документа указываются количество приложений и общее количество листов приложений (например: 5/1 + 2(4) (где 5 - общее количество листов документа; 1 - количество листов основного документа; 2 - количество приложений; 4 - общее количество листов приложений) |
15. | Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения) | Поручение (автор, текст, исполнитель) | указываются: должность, фамилия и инициалы автора резолюции (поручения); текст резолюции (поручения); дата исполнения документа; фамилия и инициалы исполнителя документа (при оформлении резолюции (поручения) необходимо соблюдать логическую подчиненность резолюции (поручения) |
16. | Отметка о контроле | К (поставить/снять с контроля) | отметка о контроле документа указывается путем выбора нужного значения из окна "Контрольность документа" |
17. | Гриф ограничения доступа | Доступ | указывается в соответствии с отметкой о конфиденциальности документа (путем выбора из справочника "Доступ" одного из вариантов: "ДСП", "Общий", "Лично" или "Коммерческая тайна") |
18. | Сведения об электронной подписи | Подписать файл | подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" |
19. | Проверка электронной подписи | Проверить подпись | проверка подлинности сертификата электронной подписи |
20. | Подразделение - ответственный исполнитель документа | Ответственный исполнитель (знак "!") | указываются плановая дата исполнения документа и лицо, осуществляющее контроль за его исполнением (ответственный исполнитель отмечается в резолюции (поручении) в ТК документа знаком "!") |
21. | Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов) | Файлы | прикрепляются файлы, содержащие текст документа (формат .doc/.docx), и электронная копия документа (формат TIFF, PDF); электронная копия документа (в формате TIFF, PDF) формируется в виде одного файла, в том числе при наличии приложения (приложений) к данному документу, независимо от количества листов приложения (приложений) |
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 10.08.2023 N 479-рп) | |||
22. | Дополнительная информация о документе | Прим. | при необходимости указывается дополнительная информация о документе (например: наличие приложения к документу, не подлежащего сканированию (журнала, диска, буклета и др.); другая информация о документе (в аппарате Правительства Ставропольского края при работе с некоторыми документами в поле "Прим." вносится информация следующего содержания: "Электронный документ", "МЭДО (электронный документ)", "МЭДО (электронная копия документа)", "Взамен ранее направленного") |
23. | Вид доставки документа | Доставка | заполняется путем выбора из справочника "Виды доставки" одного из видов доставки документа: почта, факс, телеграмма и др. |
24. | Почтовый номер документа | Почт. N | заполняется в том случае, если на пакете (конверте) указан номер заказного почтового отправления, почтовый номер телеграммы и др. |
25. | Тематика обращений и вид обращений | Рубр. | из справочника "Рубрикатор" выбираются соответствующие тематика обращения и вид обращения |
26. | Информация о пересылке документа | Сопр. документ | при необходимости указывается информация о сопроводительном письме к пересылаемому документу путем заполнения соответствующих полей раздела "Сопроводительные документы" |
27. | Отчет об исполнении документа | Отчет исполнителя | отчет об исполнении документа вводится в окне "Отчет исполнителя" путем: указания состояния исполнения документа ("Окончательный", "Промежуточный" и др.) и даты исполнения документа; изложения текста отчета (например: "Заявителю направлено письмо с разъяснениями (см. исх. N ___ от _____)"; "Участие в совещании приняла.") |
28. | Должность, фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего проект исходящего (внутреннего) документа | Исп. | заполняется путем выбора из справочника "Подразделения" должности, фамилии и инициалов исполнителя, подготовившего проект исходящего (внутреннего) документа |
29. | Должность, фамилия, инициалы лица, визирующего исходящий (внутренний) документ | Визы | заполняется путем выбора из справочника "Подразделения" должности, фамилии и инициалов лица, визирующего исходящий (внутренний) документ |
Примечания:
1. Сведения о документе, указанные в пунктах 1 - 21 настоящего Перечня, являются обязательными сведениями о документе, используемыми в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.
2. Имена файлов, предусмотренные сведениями о документе, указанными в пункте 21 настоящего Перечня, рекомендуется присваивать в следующем порядке:
имена файлов, содержащих текст документа (формат .doc/.docx), - должны соответствовать виду документа (например: "Договор"; "Письмо Иванову И.И."; "Служебная записка" и т.д.);
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 10.08.2023 N 479-рп)
имена файлов, содержащих электронную копию документа (формат TIFF, PDF), - должны соответствовать именам файлов, содержащих текст документа, или исходящему (внутреннему) номеру документа (при его наличии) (например: "Договор N 12 от 11 июля 2016 г."; "Исх. N 123"; "Служебная записка (N 122 вн)"; "Закон" и т.д.).
3. Сведения о документе, указанные в пунктах 22 - 27 настоящего Перечня, соответствуют заполняемым полям (областям, разделам) регистрационной карточки документа в СЭДД "ДЕЛО".
4. Сведения о документе, указанные в пунктах 28 и 29 настоящего Перечня, указываются в регистрационной карточке проекта документа (исходящего, внутреннего) в СЭДД "ДЕЛО" при его создании.