3.5.5.1. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока их хранения в органах исполнительной власти передаются на архивное хранение в ОГУ "Государственный архив Орловской области" по утвержденным описям дел.
Дела временного хранения передаче на архивное хранение, как правило, не подлежат (они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). Дела по личному составу хранятся в органе исполнительной власти в течение 75 лет.
3.5.5.2. Прием дел на архивное хранение производится работником ОГУ "Государственный архив Орловской области" в присутствии сотрудника, ответственного за делопроизводство, в установленном порядке.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в ОГУ "Государственный архив Орловской области" сотрудниками органов исполнительной власти с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет орган исполнительной власти, передающий документы).
3.5.5.3. При ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ОГУ "Государственный архив Орловской области", независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
При реорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.