3.6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органов исполнительной власти.
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органов исполнительной власти. Система электронного документооборота органов исполнительной власти предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
Прохождение электронных документов, составление, оформление и согласование проектов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
3.6.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в органах исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется. При получении электронных документов осуществляется проверка подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота органов исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. При этом программные средства должны позволять однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
3.6.3. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку.
В систему электронного документооборота могут включаться дополнительные сведения о документах, например: срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. В обязательном порядке проставляются сроки исполнения документов.
Направление на рассмотрение и исполнение электронных документов осуществляется вместе с их регистрационными данными.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органов исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
3.6.4. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органах исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов государственных органов в сфере архивного дела.
3.6.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.