ГУБЕРНАТОР ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 сентября 2013 года N 341-р
Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области
____________________________________________________________________
Утратил силу с 29.12.2021 на основании Распоряжения Губернатора Оренбургской области от 29.12.2021 N 582-р.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 1 октября 2018 года)
(в ред. Распоряжений Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 N 25-р, от 01.10.2018 N 285-р)
В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области согласно приложению.
2. Руководителям органов исполнительной власти Оренбургской области обеспечить соблюдение положений инструкции по делопроизводству при подготовке и оформлении служебных документов.
3. Признать утратившими силу распоряжения Губернатора Оренбургской области:
от 06.02.2006 N 40-р "Об утверждении правил оформления документов в Правительстве Оренбургской области";
от 10.01.2008 N 1-р "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области";
от 19.07.2010 N 314-р "О бланках правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области".
4. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор
Оренбургской области
Ю.А.БЕРГ
Утверждена
распоряжением
Губернатора
Оренбургской области
от 12 сентября 2013 г. N 341-р
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области
Согласовано
Протокол ЭПМК
комитета по делам архивов
Оренбургской области
от 30 мая 2013 г. N 5
(в ред. Распоряжений Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 N 25-р, от 01.10.2018 N 285-р)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области разработана в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2007 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года N 455/380-II-ОЗ "О правовых актах органов государственной власти Оренбургской области", Регламентом Правительства Оренбургской области, утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области от 4 февраля 2010 года N 40-пп, регламентами по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденными постановлением Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года N 174-п, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
1.2. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).
1.3. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Инструкции, других нормативно-методических документов по делопроизводству либо инструкций по делопроизводству, составленных на основе настоящей Инструкции и утвержденных руководителем соответствующего органа исполнительной власти после согласования с комитетом по делам архивов Оренбургской области.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти (Приложение N 1).
1.6. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.
2. Основные понятия
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти.
Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти.
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.
Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Служба документационного обеспечения управления - структурное подразделение органа исполнительной власти области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях органа исполнительной власти.
Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области
3.1.1. Правовые акты (указы, распоряжения Губернатора Оренбургской области и постановления Правительства Оренбургской области) готовятся:
во исполнение или в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти;
в соответствии с планами работы Правительства Оренбургской области (далее - Правительство области);
по инициативе членов Правительства области, руководителей органов исполнительной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, а также предприятий, организаций, учреждений государственной формы собственности.
3.1.2. Указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области - правовые акты, принимаемые Губернатором области (далее - Губернатор области) в порядке, предусмотренном Уставом (Основным Законом) Оренбургской области и иными нормативными правовыми актами Оренбургской области, устанавливающими процедуру их принятия. При оформлении указов и распоряжений Губернатора области заполняются справки о подготовке проектов указов и распоряжений (Приложения N 2, N 3).
