1.1. Инструкция по делопроизводству инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области.
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее именуется - Инспекция) и поступающих в Инспекцию документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Инспекции.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 25.08.2014 N 478-п "Об утверждении Положения об инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
(в ред. приказов инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 01.08.2014 N 86, от 09.10.2014 N 119)
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Инспекции осуществляет уполномоченное структурное подразделение Инспекции (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Должностные права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и (или) осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Инспекции, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) и совмещаются с другими функциональными обязанностями и правами указанных служащих (работников) и полномочиями службы делопроизводства.
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Инспекции не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.