1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется - министерство) документов, совершенствования делопроизводства министерства и повышения его эффективности.
1.2. Правовым основанием для разработки инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также постановление Губернатора Волгоградской области от 26.04.2012 N 224 "Об утверждении Положения о министерстве сельского хозяйства Волгоградской области", постановление Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановление Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иные правовые акты, регулирующие деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство министерства независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.4. Положения инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются специальными правовыми актами.
1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 года N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".
1.6. Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в министерстве осуществляет сектор делопроизводства и документооборота департамента управления делами (далее именуется - сектор делопроизводства и документооборота).
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства осуществляется сотрудником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
1.9. Сотрудники министерства несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований инструкции.
1.10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения министерства, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения министерства.
1.11. При утрате документов проводится служебная проверка.
1.12. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены своим руководителем или службой делопроизводства с настоящей инструкцией.