ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
ПРИКАЗ
от 5 сентября 2016 года N 484
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Росстата от 29 октября 2021 года N 750
____________________________________________________________________
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 22, ст.3097), а также во исполнение пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263; 2016, N 18, ст.2641), с учетом Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 года, регистрационный N 18380), Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 года N 1182 (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 года, регистрационный N 10194),
приказываю:
утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.
Руководитель
А.Е.Суринов
УТВЕРЖДЕН
приказом Федеральной службы
государственной статистики
от 5 сентября 2016 года N 484
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения
I. Общие положения по применению Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения
1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), составлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 29 ноября 2007 года N 282-ФЗ "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации", Положением о Федеральной службе государственной статистики, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 года N 420, "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 года, регистрационный N 18380, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 38, 2011), а также "Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 года N 1182 (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 года, регистрационный N 10194, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 46, 2007), "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 года, регистрационный N 38830, официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10.09.2015), с учетом положений других нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
Перечень является нормативным документом, устанавливающим сроки хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики (далее - Росстат), ее территориальных органов и подведомственных организаций, их отбор на постоянное и временное хранение, уничтожение по истечении установленных сроков, а также при составлении номенклатур дел.
Перечень используется в работе экспертных комиссий (ЦЭК/ЭК) Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций, экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и государственных архивов.
1.2. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.
Перечень содержит 14 разделов.
Раздел I содержит документы, отражающие организацию системы управления, контроля, правового и документационного обеспечения деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.
Раздел II содержит документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности организации.
Раздел III содержит документы по финансированию деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций.
Раздел IV содержит документы по бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности деятельности организации.
Раздел V содержит документы, раскрывающие полномочия Росстата по разработке и утверждению в установленном порядке официальной статистической методологии для проведения федеральных статистических наблюдений и формированию официальной статистической информации, по организации федерального статистического наблюдения, по формированию и ведению Статистического регистра хозяйствующих субъектов, его применению в статистической практике, по разработке Общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, ведению автоматизированной базы данных общероссийских классификаторов, по формированию официальной статистической информации, по составлению Системы национальных счетов.
Раздел VI содержит документы, раскрывающие функции по подготовке, проведению и подведению итогов Всероссийских переписей населения, Всероссийских сельскохозяйственных переписей, микропереписей, статистических наблюдений и обследований.
Раздел VII содержит документы, раскрывающие функции по предоставлению официальной статистической информации Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, судам, органам прокуратуры, Банку России, государственным внебюджетным фондам, профсоюзным объединениям и объединениям работодателей, по предоставлению организациям и гражданам информации о деятельности организации, по обеспечению доступа заинтересованным пользователям к общедоступной официальной статистической информации.
Раздел VIII содержит документы, раскрывающие функции международного сотрудничества и статистики зарубежных стран.
Раздел IX содержит документы, раскрывающие функции по проектированию, созданию, развитию, модернизации информационных технологий, выполнению технологических работ по автоматизированной обработке статистической информации и технической защите информации в системах, средствах информации.
Раздел X содержит документы, раскрывающие организацию работ по научно-исследовательским, опытно-конструкторским и технологическим работам по обеспечению системы государственной статистики научно-обоснованными методологическими разработками и программно-технологическими средствами.
Раздел XI содержит документы по организации, нормированию, оплате и охране труда.
Раздел XII содержит документы по кадровому обеспечению, повышению квалификации, аттестации, награждению государственных гражданских служащих и работников Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций (далее - работники).
Раздел XIII содержит документы по административно-хозяйственному обслуживанию, материально-техническому обеспечению, транспорту, связи и охране объекта и управлению федеральным имуществом.
Раздел XIV содержит документы по социально-бытовому обеспечению работников.
1.3. Перечень имеет 7 граф:
в графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация;
в графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.
При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов;
в графах 3, 4, 5, 6 указаны сроки хранения документов на бумажных носителях и электронных документов. Срок хранения документов не зависит от вида носителя.
Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне, в целом соответствуют Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558:
в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Росстата;
во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов в территориальных органах Росстата;
в третьем звене (графа 5) указаны сроки хранения документов в организациях, подведомственных Росстату: Федеральное государственное унитарное предприятие "Главный межрегиональный центр обработки и распространения статистической информации Федеральной службы государственной статистики" (ГМЦ Росстата), Федеральное государственное унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения "Научно-исследовательский и проектно-технологический институт статистической информационной системы Федеральной службы государственной статистики" (НИПИстатинформ Росстата) и Федеральное государственное бюджетное учреждение "Научно-исследовательский институт проблем социально-экономической статистики Федеральной службы государственной статистики" (НИИ статистики Росстата);
в четвертом звене (графа 6) указаны сроки хранения документов в предприятиях и учреждениях, подведомственных Росстату: Федеральное государственное унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения "Управление по эксплуатации зданий Федеральной службы государственной статистики" (УЭЗ Росстата), Федеральное казенное учреждение "Объект N 5068А" Федеральной службы государственной статистики" (ФКУ "Объект N 5068А Росстата") по обеспечению постоянной готовности к использованию по предназначению убежища гражданской обороны Росстата и поддержания в исправном состоянии инженерных систем, технологического оборудования.
_______________
Далее вместо слов "центральный аппарат Росстата", "территориальные органы Росстата", "ГМЦ Росстата", "НИПИстатинформ Росстата", НИИ статистики Росстата", "УЭЗ Росстата", ФКУ "Объект N 5068А Росстата" употребляется - "организации".
Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или практическое значение и могут быть отнесены к сроку хранения "постоянно". Документы в обязательном порядке изучаются ЭПК государственных архивов, ЦЭК/ЭК Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению.
Срок хранения "До проведения следующей переписи" означает, что данные документы в обязательном порядке хранятся до истечения срока проведения следующей переписи, устанавливаемого Правительством Российской Федерации, и подлежат экспертизе ценности в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению.
Срок хранения "До минования надобности" устанавливается для всех видов документов, присланных для сведения, и копий документов.
Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Срок их хранения может быть определен организацией, но он не может быть менее 1 года.
Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы имеют только практическую надобность в течение ограниченного времени, до их замены новыми.
Информационно-статистические базы данных Росстата имеют срок хранения "До замены новыми", так как сроки хранения загружаемых в них официальных статистических показателей определены другими статьями Перечня.
Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов, ведущихся в электронном виде, соответствует сроку хранения их аналога на бумажном носителе и исчисляется с момента завершения ведения электронного документа.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 году, начинается с 1 января 2016 года.
Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Росстата его территориальных органов и подведомственных организаций.
1.4. Примечания, используемые в Перечне (графа 7), комментируют и уточняют сведения о документах: по видам документов; по определенным вопросам; по месту хранения документа; по времени исчисления срока хранения документа; по носителю документа.
Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечание "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента.
В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом особенностей и способов их документирования, содержания, авторства, места создания, копийности.
Документы (сводные отраслевые таблицы, итоговые (выходные) разработочные таблицы, расчетные таблицы и др.), сформированные органами государственной статистики в результате проведения федерального статистического наблюдения и обследования, разработки экономических балансов и показателей системы национальных счетов в соответствии с Федеральным планом статистических работ и официальной статистической методологией, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня, содержание разделов и подразделов Перечня.
1.6. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Росстата, его территориальных органов и подведомственных организаций, в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания настоящего Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений, только по решению ЦЭПК при Росархиве.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня, только по решению ЦЭПК при Росархиве.
1.7. Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526.
Документы на бумажных носителях и в электронном виде, для которых установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат хранению в архивах организаций, а по истечении установленных сроков хранения - уничтожению в установленном порядке.
Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.
