ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13 июля 2015 года N 630-ПП


О внесении изменений в постановление Правительства Севастополя от 09.10.2014 N 391 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя"

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Севастополя от 26.01.2017 N 46-ПП, вступившего в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования.
____________________________________________________________________

В соответствии с частью 2 статьи 3 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", для определения единого порядка регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан, контроля за сроками их рассмотрения, Правительство Севастополя

постановляет:

1. Внести изменения в пункт 1 постановления Правительства Севастополя от 09.10.2014 N 391 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя" изложив приложение в новой редакции (прилагается).

2. Директорам Департаментов Правительства Севастополя довести положения Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан до сведения государственных служащих структурных подразделений Департаментов Правительства Севастополя и обеспечить их выполнение.

3. Департаменту внутренней политики города Севастополя разместить настоящее постановление на официальном сайте Правительства Севастополя.

4. Постановление вступает в силу с момента его опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Губернатор города Севастополя,
Председатель Правительства Севастополя
С.И. Меняйло

г. Севастополь

13 июля 2015 года

N 630-ПП

Утверждена
постановлением
Правительства Севастополя
от  13 июля 2015 года N 630-ПП

Инструкция по делопроизводству по обращениям граждан в правительстве Севастополя

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя (далее - Инструкция) разработана с целью регламентации делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, членам Правительства Севастополя, определяет единую процедуру получения, регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан.

1.2. Действие настоящей Инструкции распространяется на обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе имеющих статус юридических лиц (далее - обращения граждан), порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном федеральными конституционными законами или иными федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения обращений; а также - запросы информации, подаваемые на основании Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - запросы).

1.3. Делопроизводство по обращениям (запросам) граждан ведется отдельно от остальных видов делопроизводства. Обращения граждан рассматривают и поручают рассматривать (в рамках сферы руководства и координации): Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, его заместители и директора Департаментов Правительства Севастополя (далее - руководители). Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя и его заместителям, возлагается на Управление по работе с обращениями граждан и организации их личного приема Департамента внутренней политики города Севастополя (далее - Управление).

Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным руководителям Департаментов Правительства Севастополя и структурных подразделений Департаментов возлагается на сотрудников, назначенных приказами директоров Департаментов.

1.4. Все термины в настоящей Инструкции употребляются в значении, определенном Федеральными законами от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций 27 марта 2014 г.

1.5. Под обращениями граждан подразумеваются предложения, заявления и жалобы граждан, изложенные в письменном виде, в форме электронного документа, а также, изложенные устно, в ходе личного приема и записанные должностным лицом государственного органа или органа местного самоуправления.

Обращения могут быть индивидуальными (подписанными одним лицом) и коллективными (подписанные двумя и более лицами, а также резолюции митингов и собраний).

Письменные обращения, обращения в форме электронного документа, в которых не указана фамилия автора и почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, признаются анонимными.

Запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа.

"Не обращениями" считаются тексты и отправления, в которых изложены поздравления, соболезнования, благодарности, оценка деятельности, приглашения, отклики на события, а также тексты, не имеющие понятного смыслового содержания либо материалы, направленные для ознакомления (с приложением печатной продукции, экземпляров СМИ, книг, буклетов, листовок, аудио- и видеоматериалов и т.п.).

1.6. Работники структурных подразделений Департаментов несут дисциплинарную и иную, предусмотренную законодательством, ответственность, за несоблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе. При утрате подлинников документов руководитель структурного подразделения информирует начальника Правового управления Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, который назначает служебное расследование.

1.7. В структурных подразделениях Департаментов могут разрабатываться нормативные акты, регламентирующие делопроизводство по обращениям граждан, адресованным их руководителям, не противоречащие положениям настоящей Инструкции.

2. Прием и предварительное рассмотрение письменных текстов и отправлений

2.1. Письменные тексты и отправления поступают в отдел работы с обращениями граждан Управления по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, непосредственно от посетителей во время визита в Управление, от других органов (корреспондентов) в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"); в форме электронного документа - через информационный ресурс (электронная приемная), размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.

Письменные тексты адресованные директорам Департаментов Правительства Севастополя, направленные по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой поступают к сотрудникам ответственным за делопроизводство по обращениями граждан в Департаментах Правительства Севастополя, письменные тексты от посетителей Управления передаются в Департаменты без регистрации в Управлении.

Сообщения, поступившие на адреса электронной почты Правительства, Управления, членов Правительства и любые другие, регистрации и рассмотрению не подлежат.

В случае подачи письменного текста не его автором, оформление соответствующих полномочий не требуется.

В случае подачи письменного текста в конверте, конверт " вскрывается в присутствии посетителя. Корреспонденция с пометкой

"Лично" рассматривается в общем порядке.

2.2. При приеме письменного текста сотрудником Управления выдается уведомление о получении документа, в котором указывается дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего.

По просьбе лица, подающего письменный текст, сотрудник Управления проставляет на его копии, предоставленной гражданином, штамп, в котором указывается дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего. На копиях уведомлений о проведении публичных мероприятий, митингов, пикетов и др. указывается дополнительно время подачи.

Входящий регистрационный индекс поданного письменного текста автор может узнать через три рабочих дня после его подачи по телефону, отдела работы с обращениями граждан Управления 54-58-18. Также по указанному телефону авторам письменных текстов предоставляется информация о прохождении документов: о факте и датах получения обращений по почте и от других органов, сведения о подготовке проекта ответа, направлении ответа на визирование и подписание, направлении письменного ответа или уведомления, кем и кому было поручено рассмотрение документов.

Телефонные звонки по указанным вопросам принимаются ежедневно в рабочие дни с 14-00 до 17-00, в дни, предшествующие выходным, и предпраздничные дни с 14-00 до 16-00.

2.3. В ходе предварительного рассмотрения осуществляется систематизация письменных текстов и отправлений и разделение их на обращения граждан, запросы, "не обращения"; определяется соответствие оформления обращений граждан требованиям статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; запросов - требованиям статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; наличие всех заявленных приложений.

Так, обращение в обязательном порядке должно содержать:

- наименование государственного органа адресата, фамилию, имя, отчество или должность должностного лица, дату и подпись автора (для письменных обращений); - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) автора;

- адрес проживания или почтовый адрес для предоставления ответа (адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа);

- суть обращения.

К обращению могут быть приложены материалы и документы или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении. Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе в произвольной форме.

Запрос должен содержать:

- наименование государственного органа, куда направляется запрос, фамилию, инициалы или должность должностного лица (если запрос поступил в письменной форме);

- фамилию, имя, отчество пользователя информацией либо наименование юридического лица, общественного объединения, государственного органа или органа местного самоуправления, запрашивающего информацию;

- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа.

Обращения и запросы могут быть изложены на государственном языке Российской Федерации или на иностранном языке. Тексты, написанные на иностранном языке, в день поступления направляются для перевода в соответствующее структурное подразделение без регистрации,

Перевод в тот же день возвращается в Управление для регистрации подлинника текста.

2.4. Во время приема письменных текстов от посетителей, сотрудник Управления его осуществляющий, в случае выявления несоответствия оформления документа требованиям пункта 2.3 настоящей Инструкции должен попросить лицо, подающее письменный текст, внести исправления и дополнения. Если дата подачи письменного текста не соответствует дате, указанной в нем, заявитель может исправить ее, скрепив исправление личной подписью.

2.5. Неправильно адресованная почтовая корреспонденция возвращается автору или пересылается адресату без регистрации и сопроводительного письма, о чем вносится соответствующая запись в журнал пересылки неправильно адресованной корреспонденции.

2.5.1. При выявлении отсутствия отдельных листов в тексте или в приложении к тексту, отсутствие заявленных приложений, при обнаружении во вложении оригиналов документов (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, различные свидетельства, государственные акты и другое), денежных купюр и других ценностей составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему тексту, второй - направляется отправителю.

2.6. В случае невозможности посетителем самостоятельного написания письменного текста в силу ограниченных физических возможностей, сотрудник Управления заполняет специальную форму машинописным способом, которая скрепляется личной подписью посетителя.

3. Регистрация документов

3.1. Все тексты в письменной форме и в форме электронного документа (распечатанные на бумажном носителе), (далее - документы), поступившие в Управление подлежат учету путем создания регистрационно-контрольных карточек и обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в Базе учета и контроля обращений граждан в персональных компьютерах (далее - База учета).

3.2. Во время регистрации, в регистрационно-контрольную карточку заносятся следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);

- дата поступления;

- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа; юридический адрес объединения граждан; адрес электронной почты;

- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);

- признак поступления (первичное, повторное, многократное, дублетное, массовое);

- субъект (индивидуальное, коллективное, анонимное);

- количество подписей в коллективном обращении;

- вид обращения (предложение, заявление, жалоба);

- категория и социальное положение автора (если указано);

- вопрос (вопросы) поднятые в обращении в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

- другие сведения, предусмотренные Базой учета.

Если документ поступил от другого органа (корреспондента) указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (контрольность).

Составляется краткая аннотация содержания документа.

3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа, установленного образца в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивания.

На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляется дата регистрации документа и регистрационный индекс, который автоматически формируется Базой учета.

Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом) оттиск регистрационного штампа проставляется на документе и на сопроводительном письме. На оттиске регистрационного штампа, проставленного на сопроводительном письме, указывается дополнение "к N вх.".

3.4. Регистрационные индексы обращений граждан состоят из буквенных обозначений, порядковых номеров, автоматически формируемых электронной Базой учета, и признака поступления, который проставляется через дробь.

Так, буквенные обозначения индивидуальных обращений представляют собой первую букву фамилии автора; коллективных обращений - буквосочетание КОЛ; обращений, в которых не указана фамилия, имя, отчество и адрес (анонимных) - АН, объединения граждан - ОГ.