ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 октября 2014 года N 391
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Севастополя от 26.01.2017 N 46-ПП, вступившего в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования.
____________________________________________________________________
(в редакции Постановлений Правительства Севастополя от 13.07.2015 N 630-ПП, от 25.08.2016 N 814-ПП)
В соответствии с частью 2 статьи 3 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с целью определения единого порядка регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан, контроля за сроками их рассмотрения, Правительство Севастополя постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству по обращениям граждан (прилагается).
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя довести положения Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан до сведения своих подчиненных и обеспечить их неукоснительное выполнение.
(п. 2 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на исполняющего обязанности директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя С.В. Горелова.
(п. 3 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
И.о. Губернатора города Севастополя,
Председателя Правительства Севастополя
С.И.МЕНЯЙЛО
Утверждена
постановлением
Правительства Севастополя
от 09.10.2014 N 391
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ
(в редакции Постановлений Правительства Севастополя от 13.07.2015 N 630-ПП, от 25.08.2016 N 814-ПП)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя (далее - Инструкция) разработана с целью регламентации делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, членам Правительства Севастополя, определяет единую процедуру получения, регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан.
1.2. Действие настоящей Инструкции распространяется на обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе имеющих статус юридических лиц (далее - обращения граждан), порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном федеральными конституционными законами или иными федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения обращений, а также - запросы информации, подаваемые на основании Федерального закона от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - запросы).
1.3. Делопроизводство по обращениям (запросам) граждан ведется отдельно от остальных видов делопроизводства. Обращения граждан рассматривают и поручают рассматривать (в рамках сферы руководства и координации): Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, его заместители и руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя (далее - руководители). Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя и его заместителям, возлагается на Управление по работе с обращениями граждан и организации их личного приема Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление).
Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным либо направленным Управлением в порядке, предусмотренном абзацем третьим настоящего пункта, руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя (далее - исполнительные органы) и их структурным подразделениям, возлагается на сотрудников, назначенных приказами руководителей исполнительных органов.
Начальник Управления является лицом, ответственным за направление обращений граждан на рассмотрение Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, его заместителям, руководителям исполнительных органов. Обращения граждан по вопросам, касающимся отношений в сфере, государственное управление в которой осуществляется отдельными исполнительными органами, направляются Управлением руководителям таких органов, за исключением директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, сопроводительными письмами за подписью начальника Управления с одновременным письменным уведомлением заявителя.
(п. 1.3 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
1.4. Все термины в настоящей Инструкции употребляются в значении, определенном федеральными законами от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций 27 марта 2014 г.
1.5. Под обращениями граждан подразумеваются предложения, заявления и жалобы граждан, изложенные в письменном виде, в форме электронного документа, а также изложенные устно в ходе личного приема и записанные должностным лицом государственного органа или органа местного самоуправления.
Обращения могут быть индивидуальными (подписанными одним лицом) и коллективными (подписанные двумя и более лицами, а также резолюции митингов и собраний).
Письменные обращения, обращения в форме электронного документа, в которых не указана фамилия автора и почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, признаются анонимными.
Запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа.
"Не обращениями" считаются тексты и отправления, в которых изложены поздравления, соболезнования, благодарности, оценка деятельности, приглашения, отклики на события, а также тексты, не имеющие понятного смыслового содержания, либо материалы, направленные для ознакомления (с приложением печатной продукции, экземпляров СМИ, книг, буклетов, листовок, аудио- и видеоматериалов и т.п.).
1.6. Работники исполнительных органов несут дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством ответственность за несоблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе. При утрате подлинников документов руководитель исполнительного органа принимает решение о проведении служебной проверки в отношении виновного лица.
(п. 1.6 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
1.7. В исполнительных органах могут разрабатываться нормативные акты, регламентирующие делопроизводство по обращениям граждан, адресованным их руководителям, не противоречащие положениям настоящей Инструкции.
(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
2. Прием и предварительное рассмотрение письменных текстов и отправлений
2.1. Письменные тексты и отправления поступают в отдел работы с обращениями граждан Управления по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, непосредственно от посетителей во время визита в Управление, от других органов (корреспондентов) в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; в форме электронного документа - через информационный ресурс (электронная приемная), размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.
Письменные тексты, адресованные руководителям исполнительных органов, направленные по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, поступают к сотрудникам, ответственным за делопроизводство по обращениям граждан в исполнительных органах. Письменные тексты от посетителей Управления передаются в исполнительные органы без регистрации в Управлении.
(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
Сообщения, поступившие на адреса электронной почты Правительства, Управления, членов Правительства и любые другие, регистрации и рассмотрению не подлежат.
В случае подачи письменного текста не его автором оформление соответствующих полномочий не требуется.
В случае подачи письменного текста в конверте конверт вскрывается в присутствии посетителя. Корреспонденция с пометкой "Лично" рассматривается в общем порядке.
2.2. При приеме письменного текста сотрудником Управления выдается уведомление о получении документа, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего.
По просьбе лица, подающего письменный текст, сотрудник Управления проставляет на его копии, предоставленной гражданином, штамп, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего. На копиях уведомлений о проведении публичных мероприятий, митингов, пикетов и др. указывается дополнительно время подачи.
Входящий регистрационный индекс поданного письменного текста автор может узнать через три рабочих дня после его подачи по телефону отдела работы с обращениями граждан Управления - 54-58-18. Также по указанному телефону авторам письменных текстов предоставляется информация о прохождении документов: о факте и датах получения обращений по почте и от других органов, сведения о подготовке проекта ответа, направлении ответа на визирование и подписание, направлении письменного ответа или уведомления, кем и кому было поручено рассмотрение документов.
Телефонные звонки по указанным вопросам принимаются ежедневно в рабочие дни с 14.00 до 17.00, в дни, предшествующие выходным, и предпраздничные дни с 14.00 до 16.00.
2.3. В ходе предварительного рассмотрения осуществляется систематизация письменных текстов и отправлений и разделение их на обращения граждан, запросы, "не обращения"; определяется соответствие оформления обращений граждан требованиям статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; запросов - требованиям статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; наличие всех заявленных приложений.
Так, обращение в обязательном порядке должно содержать:
- наименование государственного органа - адресата, фамилию, имя, отчество или должность должностного лица, дату и подпись автора (для письменных обращений);
- фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) автора;
- адрес проживания или почтовый адрес для предоставления ответа (адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа);
- суть обращения.
К обращению могут быть приложены материалы и документы или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении. Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе в произвольной форме.
Запрос должен содержать:
- наименование государственного органа, куда направляется запрос, фамилию, инициалы или должность должностного лица (если запрос поступил в письменной форме);
- фамилию, имя, отчество пользователя информацией либо наименование юридического лица, общественного объединения, государственного органа или органа местного самоуправления, запрашивающего информацию;
- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа.
Обращения и запросы могут быть изложены на государственном языке Российской Федерации или на иностранном языке. Тексты, написанные на иностранном языке, в день поступления направляются для перевода в соответствующее структурное подразделение без регистрации. Перевод в тот же день возвращается в Управление для регистрации подлинника текста.
2.4. Во время приема письменных текстов от посетителей сотрудник Управления, его осуществляющий, в случае выявления несоответствия оформления документа требованиям пункта 2.3 настоящей Инструкции должен попросить лицо, подающее письменный текст, внести исправления и дополнения. Если дата подачи письменного текста не соответствует дате, указанной в нем, заявитель может исправить ее, скрепив исправление личной подписью.
2.5. Неправильно адресованная почтовая корреспонденция возвращается автору или пересылается адресату без регистрации и сопроводительного письма, о чем вносится соответствующая запись в журнал пересылки неправильно адресованной корреспонденции.
2.5.1. При выявлении отсутствия отдельных листов в тексте или в приложении к тексту, отсутствия заявленных приложений, при обнаружении во вложении оригиналов (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, различные свидетельства, государственные акты и другое), денежных купюр и других ценностей составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему тексту, второй - направляется отправителю.
2.6. В случае невозможности посетителем самостоятельного написания письменного текста в силу ограниченных физических возможностей сотрудник Управления заполняет специальную форму машинописным способом, которая скрепляется личной подписью посетителя.
3. Регистрация документов
3.1. Все тексты в письменной форме и в форме электронного документа (распечатанные на бумажном носителе) (далее - документы), поступившие в Управление, подлежат учету путем создания регистрационно-контрольных карточек и обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в Базе учета и контроля обращений граждан в персональных компьютерах (далее - База учета).
3.2. Во время регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносятся следующие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);
- дата поступления;
- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа; юридический адрес объединения граждан; адрес электронной почты;
- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);
- признак поступления (первичное, повторное, многократное, дублетное, массовое);
- субъект (индивидуальное, коллективное, анонимное);
- количество подписей в коллективном обращении;
- вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
- категория и социальное положение автора (если указано);
- вопрос (вопросы), поднятый в обращении, в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;
- другие сведения, предусмотренные Базой учета.
Если документ поступил от другого органа (корреспондента), указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (контрольность).
Составляется краткая аннотация содержания документа.
3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа установленного образца в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивания.
На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляется дата регистрации документа и регистрационный индекс, который автоматически формируется Базой учета.
