ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 марта 2012 года N 192-р
О МЕРАХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ ВЛАСТИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15.05.2012 года N 304-р, НГР: ru31000201200269}
В целях создания системы юридически значимого электронного взаимодействия органов исполнительной власти области:
1. Утвердить Регламент организации электронного документооборота органов исполнительной власти области (далее - Регламент, прилагается).
2. Назначить:
2.1 .Администратором системы электронного документооборота Администрации Губернатора области - управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области (Банчук Ю.А.).
2.2. Администратором электронного документооборота и Администратором электронной почты Администрации Губернатора области, в части, касающейся обработки организационно-распорядительных и служебных документов, - управление делами Администрации Губернатора области (Артемьев А.В.).
3. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области, рекомендовать главам администраций муниципальных районов и городских округов области в срок до 1 декабря 2012 года внедрить обработку организационно-распорядительных и служебных документов структурного подразделения с использованием системы электронного документооборота Администрации Губернатора области в соответствии с утвержденным Регламентом.
4. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области, рекомендовать руководителям администраций муниципальных районов и городских округов области в срок до 9 апреля 2012 года назначить Администраторов системы электронного документооборота, электронного документооборота и электронной почты в соответствии с утвержденным Регламентом.
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя Губернатор области - руководитель Администрации Губернатора области О.Н. Полухина.
Губернатор Белгородской области Е.Савченко
РЕГЛАМЕНТ организации электронного документооборота органов власти Белгородской области
1.1. Настоящий Регламент организации электронного документооборота органов власти Белгородской области определяет порядок обработки организационно-распорядительных и служебных документов в органах власти области с использованием информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД), электронной почты (далее - ЭПЧ) и электронной подписи.
1.2. Регламент разработан на основании федеральных законов от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ "О техническом регулировании", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 года N 6З-ФЗ "Об электронной подписи", постановления Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 года N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года N 65-ст, Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, утвержденной распоряжением губернатора Белгородской области от 27 декабря 2006 года N 1135-р.
1.3. Под обработкой организационно-распорядительных и служебных документов с использованием СЭД и ЭПЧ понимаются обмен органов власти области электронными сообщениями и документами, в том числе заверенными электронной подписью, и ведение служебной переписки в электронной форме: - направление и получение в электронной форме организационно- распорядительных и служебных документов Губернатора области, правительства области, заместителей Губернатора области; - получение информации о ходе рассмотрения органами исполнительной власти области электронных сообщений и документов; - направление в электронной форме докладов и отчетов по исполнению организационно-распорядительных и служебных документов Губернатора области, правительства области, заместителей Губернатора области; - осуществление процедур согласования проектов организационно- распорядительных и служебных документов в электронной форме.
1.4. При осуществлении электронного документооборота области (далее - ЭД) допускается обмен информационными сообщениями и документами, содержащими общедоступную информацию.
1.5. Основными принципами ЭД являются: - обеспечение технологической возможности использования ЭД переменным числом его участников; - применение совместимых технологий, форматов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств; - правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств; - обеспечение целостности передаваемой информации; - обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Система электронного документооборота - информационная система (совокупность программных и технических средств, а также организационных мер), обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление документами и доступ к ним. Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, полученная в результате сканирования документа. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции. ОГБУ "Белгородский информационный фонд" уполномочен на выполнение функций удостоверяющего центра в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 18 марта 2011 года N 160-р "Об определении уполномоченной организации" (далее - Удостоверяющий центр). Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Средства электронной подписи (далее - СЭП) - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи. Сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - СКПЭП) - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Владелец СКПЭП - лицо, которому Удостоверяющим центром в установленном порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи. СКПЭП выдается Удостоверяющим центром на 1 год. Ключ электронной подписи (далее - КЭП) - уникальная последовательность символов, известная владельцу СКПЭП и предназначенная для создания в электронных документах электронной подписи с использованием СЭП. Ключ проверки электронной подписи (далее - КПЭП) - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки с использованием СЭП подлинности электронной подписи в электронном документе. Подтверждение подлинности электронной подписи - положительный результат проверки правильности электронной подписи. Организатор ЭД области - Администрация Губернатора области. Участники ЭД области - структурные подразделения органов исполнительной власти, государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов (далее - структурные подразделения); администрации городских и сельских поселений, а также другие организации, учреждения и предприятия, включенные в СЭД области. Администратор СЭД Участника ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за техническое состояние ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД. (Администратором СЭД Администрации Губернатора области является управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области). Администратор ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за ведение ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД. Администратор ЭПЧ - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за обработку электронных сообщений и документов, поступающих (отправляемых) через официальный электронный адрес (адреса) Участника ЭД. (Администратором ЭД и Администратором ЭПЧ Администрации Губернатора области в части, касающейся обработки организационно- распорядительных и служебных документов, является управление делами Администрации Губернатора области). Уполномоченное лицо Участника ЭД (далее - Уполномоченное лицо) - должностное лицо Участника ЭД, уполномоченное приказом Участника ЭД на использование электронной подписи в ЭД, на имя которого Удостоверяющим центром выдается СКПЭП. Уполномоченное лицо является владельцем СКПЭП.
Реестр Уполномоченных лиц (далее - Реестр) - перечень Уполномоченных лиц Участников ЭД, которым выдаются СЭП. Пользователь СЭД (далее - Пользователь) - руководитель или сотрудник Участника ЭД, включенный в СЭД. Для входа в СЭД каждому Пользователю присваиваются индивидуальные имя Пользователя и пароль, для работы с определенным типом документов (задач) определяются статус и права Пользователя в СЭД. Постановщик задачи (далее - Постановщик) - Пользователь, наделенный правами создания задач в СЭД. Автор документа (задачи) в СЭД (далее - Автор) - руководитель Участника ЭД (или специально назначенный Пользователь), который создает карточку документа и задачу по рассмотрению или исполнению документа, формулирует постановку задачи по рассмотрению или исполнению документа (резолюцию), контролирует исполнение документа и принимает решение о завершении исполнения документа. Ответственный руководитель документа (задачи) в СЭД (далее - Ответственный руководитель) - руководитель, который координирует и контролирует ход исполнения документа. Исполнитель документа (задачи) в СЭД (далее - Исполнитель) - Пользователь, подготовивший или согласовавший проект документа, или включенный в задачу Автором (Ответственным руководителем, Постановщиком) для исполнения. Контролёр задачи (далее - Контролер) - Пользователь, включённый в задачу для дополнительного контроля выполнения задачи. Внешняя организация (Внешний пользователь) - организация, участвующая в обработке (рассмотрении, исполнении и т.д.) документов в соответствии с документом или резолюцией Автора, но не включенная в СЭД в качестве Участника ЭД. Регистрационная карточка документа (далее - РК) - фиксированный набор полей заданных форматов, строго идентифицирующий тип документа в СЭД. Изолированная рабочая группа (далее - ИРГ) - группа исполнителей, осуществляющих выполнение подзадачи, созданной в рамках основной задачи.
3.1. Организатор ЭД осуществляет следующие функции и обязанности: - организационное и методическое обеспечение ЭД; - формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов.
3.2. Функции и обязанности Удостоверяющего центра обозначены в Регламенте деятельности Удостоверяющего центра (далее - Регламент Удостоверяющего центра), утвержденном приказом ОГБУ "Белгородский информационный фонд" от 01 апреля 2011 года N 5УЦ (в свободном доступе Регламент Удостоверяющего центра размещен на сайте Удостоверяющего центра): - изготовление СКПЭП; - создание КЭП и КПЭП; - приостановление и возобновление действия КЭП и КПЭП, а также их аннулирование; - ведение сводного Реестра.
3.3. Основными функциями и обязанностями Участника ЭД являются: - обеспечение соответствия применяемого на рабочих местах Уполномоченных лиц программного и аппаратного обеспечения требованиям, определенным производителями СЭП, и требованиям, содержащимся в Регламенте Удостоверяющего центра; - организация обработки электронных сообщений и документов по ЭПЧ; - организация своевременной и качественной обработки документов в СЭД в соответствии с установленными правилами; - обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до ее передачи и после получения; - определение и актуализация перечня Уполномоченных лиц Участника ЭД; - назначение Администратора СЭД, Администратора ЭД и Администратора ЭПЧ (осуществляется соответствующим документом руководителя Участника ЭД (распоряжением, приказом, доверенностью и т.п.), в должностной регламент (инструкцию) сотрудника включаются соответствующие функции); - уведомление Удостоверяющего центра об окончании срока действия КПЭП или КЭП Уполномоченных лиц Участника ЭД не позднее чем за две недели до окончания срока их действия; - возмещение стоимости СЭП, в случае их утраты или порчи по вине Уполномоченного лица Участника ЭД.
3.4. Администратор СЭД выполняет следующие функции и обязанности: - поддержка и управление (администрирование) СЭД и работоспособности ЭПЧ Участника ЭД; - организация процесса технологического обеспечения рабочих мест Участника ЭД СЭП; - техническое обслуживание СЭП и средств криптозащиты (установка и настройка специализированного программного обеспечения) на рабочих местах Уполномоченных лиц Участника ЭД. В случае, если Участник ЭД не имеет в своем штате технического специалиста или структурного подразделения, способного выполнять функции Администратора СЭД в части обслуживания СЭП, Участник ЭД вправе привлечь на договорной основе стороннего исполнителя, имеющего лицензию на техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств и способного выполнять обслуживание СЭП (основание - приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 года N 152 "Об утверждении Инструкции об организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну").
3.5. Основными функциями и обязанностями Администратора ЭД являются: - актуализация электронных баз организационно-распорядительных и служебных документов в СЭД; - координация деятельности сотрудников Участника ЭД по своевременной и качественной обработке документов в СЭД; - обеспечение своевременного прохождения, исполнения и списания документов в СЭД в соответствии с установленными правилами; - контроль правильности оформления электронных образов документов, прикрепляемых в СЭД Исполнителями, и их соответствия подлинникам документов.
3.6. Основными функциями и обязанностями Администратора ЭПЧ являются: - обеспечение функционирования официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД; - прием, учет и передача на регистрацию (рассмотрение, исполнение) электронных сообщений и документов, поступивших на официальный электронный адрес ЭПЧ Участника ЭД; - отправка электронных сообщений и электронных документов с официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД, отслеживание их доставки и подтверждения о прочтении адресатом; - контроль правильности оформления получаемых и отправляемых по ЭПЧ сообщений и документов.
3.7. Основными функциями и обязанностями Уполномоченного лица Участника ЭД являются: - сохранность тайны КПЭП; - требование от Удостоверяющего центра немедленного отзыва СКПЭП в случае его потери или при наличии оснований предполагать, что тайна КПЭП нарушена; - участие в плановой смене КПЭП, КЭП и СКПЭП; - участие в работе экспертной комиссии при рассмотрении касающихся Уполномоченного лица спорных вопросов (конфликтных ситуаций), возникающих в результате использования электронной подписи; - выполнение требований действующего законодательства в области электронной подписи, нормативных правовых актов Белгородской области, нормативных актов Участника ЭД, а также требований Регламента Удостоверяющего центра и настоящего Регламента.
Электронный образ документа создается путем сканирования документа, подготовленного на бумажном носителе, в соответствии с требованиями: - формат сканированного файла должен соответствовать национальным или международным стандартам; - имя файла должно соответствовать регистрационному номеру документа; - тип файла для служебных документов - Word, Excel, Rtf, Pdf, Jpg и т.д, для организационно-распорядительных документов - Pdf; - тип блока при распознавании - картинка; - формат листа - А4 (при необходимости в приложениях используется формат А3); - общее количество отсканированных страниц в электронном образе документа должно соответствовать общему количеству страниц подлинника документа (при наличии в документе приложений допускается оформление их отдельными электронными образами); - объем файла должен соответствовать объему документа, при многостраничном документе объем файла не должен превышать 5 Мб (допускается оформление документа в виде архива, с использованием принятых в системе архиваторов Winrar, Winzip,Arj); - обязательно должно проверяться качество сканирования: светлый фон отсканированных страниц, отсутствие перекосов и искривлений, четкость шрифтов, подписи руководителя, регистрационного номера и т.д.
Подготовка, оформление, согласование, редактирование, визирование, подписание, регистрация, рассылка и хранение организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области и Регламентом проверки, обработки, отправки и хранения организационно- распорядительных документов, утвержденным распоряжением губернатора Белгородской области от 04 сентября 2008 года N 542-р. Документооборот в структурных подразделениях Участников ЭД является смешанным: организационно-распорядительные документы передаются и обрабатываются как на бумажных, так и на электронных носителях - в СЭД или по ЭПЧ.
5.1. Организационно-распорядительные документы, подписанные Губернатором области, первым заместителем Губернатора области - руководителем Администрации Губернатора области, заместителем Губернатора области - начальником департамента кадровой политики области на бумажных носителях, обрабатываются в СЭД сотрудниками отдела организационно- распорядительных документов управления делами Администрации Губернатора области (далее - Отдел ОРД) - создается электронная база организационно- распорядительных документов. Организационно-распорядительные документы, изданные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база организационно-распорядительных документов Участника ЭД.
5.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка организационно-распорядительных документов: - подписанный документ регистрируется в соответствующих журналах, оформляются реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер". - создается электронный образ документа (при сканировании реквизит "Подпись" заменяется шаблоном с соответствующей должностью, инициалом имени, фамилией руководителя, подписавшего документ, и оттиском печати Отдела ОРД; реквизит "Подпись" в приложениях к документу заменяется шаблоном с оттиском печати Отдела ОРД).
5.3. Если объем документа превышает 25 страниц или в документе содержатся приложения формата А3, разработчик документа обязан представить в Отдел ОРД (на электронном носителе или по ЭПЧ) электронную версию (файл) проекта документа (формат файла должен соответствовать национальным или международным стандартам, тип файла Word, Excel). В этом случае сотрудник Отдела ОРД: - проверяет полученные файлы антивирусной программой; - сверяет электронную версию с оригиналом документа на соответствие страниц, текста, таблиц и т.д.; - проставляет регистрационный номер и дату документа в грифе приложения (утверждения); - заменяет реквизит "Подпись" в приложении шаблоном с оттиском печати отдела ОРД; - сканирует организационно-распорядительный документ без приложений; - сверенные файлы типа Word, Excel переводятся в Pdf; - формирует папку с названием, соответствующим регистрационному номеру документа, и помещает в нее файлы (архив файлов) документа. Ответственность за своевременное представление электронных версий проектов документов в отдел ОРД возлагается на разработчиков документа.
5.4. Организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами. Создаются регистрационная карточка документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой: - Автор - сотрудник, создающий задачу по исполнению документа, и руководитель структурного подразделения Участника ЭД, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Автора по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно- контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела ОРД, который регистрирует документ в СЭД); - Ответственный руководитель - руководитель, на которого возложен контроль за исполнением документа; - Контролер - руководитель или сотрудник структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Контролера по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела организационно- контрольной работы этого управления (далее - Куратор); - Исполнители - руководители структурных подразделений, которые подготовили или согласовали документ, или которым в документе даются поручения; - дата окончания задачи соответствует сроку исполнения документа.
5.5. Документы, поступившие на исполнение, накапливаются в разделе "Документы мне на исполнение". Пользователь СЭД имеет доступ только к тем организационно-распорядительным документам, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера). Этапы исполнения организационно-распорядительных документов отражаются в задачах по исполнению в СЭД. Ответственные руководители и Исполнители добавляют, в рамках своей компетенции, необходимых Исполнителей в задачу, вносят сведения и прикрепляют электронные образы отчетов об исполнении документа. Ответственный руководитель обеспечивает внесение в задачу промежуточной и итоговой информации об исполнении документа в соответствии с распоряжением губернатора области от 18 мая 2005 года N 342-р "Об утверждении Инструкции о порядке организации контроля за исполнением постановлений, распоряжений губернатора и правительства области и Регламента оформления, постановки на контроль и снятия с контроля поручений губернатора области и его заместителей". Сотрудники отдела организационно-контрольной работы управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области своевременно вносят в задачу предложения начальнику управления о снятии документов с контроля или продлении срока контроля исполнения документа, а также имеют право завершать и отправлять в архив задачи по исполненным документам. После отправки задачи в архив РК документа также попадает в архив. Все пользователи СЭД, имевшие доступ к задаче, имеют право доступа к документу в пункте меню "Архив документов" и к задаче - в "Архив задач", а также через пункт меню "Поиск документов".
5.6. Ответственность за актуализацию базы организационно- распорядительных документов в СЭД (своевременную регистрацию документов, внесение сведений о снятии их с контроля, признании утратившими силу; информации о ходе исполнения; о внесении изменений) возлагается на сотрудников Отдела ОРД.
Подготовка, согласование, редактирование, подписание, регистрация и хранение соглашений правительства области осуществляются в соответствии с Положением о порядке подготовки, рассмотрения, согласования и подписания соглашений о сотрудничестве и взаимодействии правительства Белгородской области, утвержденным постановлением губернатора области от 16 ноября 2007 года N 143.
6.1. Соглашения правительства области, подписанные Губернатором Белгородской области, обрабатываются в СЭД сотрудниками Отдела ОРД - создается электронная база соглашений правительства области. Соглашения, подписанные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база соглашений Участника ЭД.
6.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка соглашений: - соглашение регистрируется в соответствующем журнале, оформляются реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер"; - соглашение сканируется в полном объеме - создается электронный образ соглашения; - электронный образ соглашения сравнивается с подлинником.
6.3. Соглашения регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами. Создаются РК документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой: - Автор - сотрудник, создающий РК документа и задачу по исполнению соглашения; - Ответственный руководитель - руководитель, ответственный за подготовку и исполнение соглашения; - Контролер - руководитель структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов.
6.4. Пользователь СЭД имеет доступ только к тем соглашениям, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера).