ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 26 марта 2012 года N 192-р

О МЕРАХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ ВЛАСТИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15.05.2012 года N 304-р, НГР: ru31000201200269}

В целях создания системы юридически значимого электронного взаимодействия органов исполнительной власти области:

1. Утвердить Регламент организации электронного документооборота органов исполнительной власти области (далее - Регламент, прилагается).

2. Назначить:

2.1 .Администратором системы электронного документооборота Администрации Губернатора области - управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области (Банчук Ю.А.).

2.2. Администратором электронного документооборота и Администратором электронной почты Администрации Губернатора области, в части, касающейся обработки организационно-распорядительных и служебных документов, - управление делами Администрации Губернатора области (Артемьев А.В.).

3. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области, рекомендовать главам администраций муниципальных районов и городских округов области в срок до 1 декабря 2012 года внедрить обработку организационно-распорядительных и служебных документов структурного подразделения с использованием системы электронного документооборота Администрации Губернатора области в соответствии с утвержденным Регламентом.

4. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области, рекомендовать руководителям администраций муниципальных районов и городских округов области в срок до 9 апреля 2012 года назначить Администраторов системы электронного документооборота, электронного документооборота и электронной почты в соответствии с утвержденным Регламентом.

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя Губернатор области - руководитель Администрации Губернатора области О.Н. Полухина.

Губернатор Белгородской области Е.Савченко

УТВЕРЖДЕН
распоряжением губернатора
Белгородской области
от 26 марта 2012 г. N 192-р

     {ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
     Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15.05.2012 года N 304-р, НГР: ru31000201200269}

РЕГЛАМЕНТ организации электронного документооборота органов власти Белгородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент организации электронного документооборота органов власти Белгородской области определяет порядок обработки организационно-распорядительных и служебных документов в органах власти области с использованием информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД), электронной почты (далее - ЭПЧ) и электронной подписи.

1.2. Регламент разработан на основании федеральных законов от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ "О техническом регулировании", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 года N 6З-ФЗ "Об электронной подписи", постановления Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 года N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года N 65-ст, Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, утвержденной распоряжением губернатора Белгородской области от 27 декабря 2006 года N 1135-р.

1.3. Под обработкой организационно-распорядительных и служебных документов с использованием СЭД и ЭПЧ понимаются обмен органов власти области электронными сообщениями и документами, в том числе заверенными электронной подписью, и ведение служебной переписки в электронной форме: - направление и получение в электронной форме организационно- распорядительных и служебных документов Губернатора области, правительства области, заместителей Губернатора области; - получение информации о ходе рассмотрения органами исполнительной власти области электронных сообщений и документов; - направление в электронной форме докладов и отчетов по исполнению организационно-распорядительных и служебных документов Губернатора области, правительства области, заместителей Губернатора области; - осуществление процедур согласования проектов организационно- распорядительных и служебных документов в электронной форме.

1.4. При осуществлении электронного документооборота области (далее - ЭД) допускается обмен информационными сообщениями и документами, содержащими общедоступную информацию.

1.5. Основными принципами ЭД являются: - обеспечение технологической возможности использования ЭД переменным числом его участников; - применение совместимых технологий, форматов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств; - правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств; - обеспечение целостности передаваемой информации; - обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

2. Термины и определения, используемые в Регламенте

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Система электронного документооборота - информационная система (совокупность программных и технических средств, а также организационных мер), обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление документами и доступ к ним. Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, полученная в результате сканирования документа. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции. ОГБУ "Белгородский информационный фонд" уполномочен на выполнение функций удостоверяющего центра в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 18 марта 2011 года N 160-р "Об определении уполномоченной организации" (далее - Удостоверяющий центр). Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Средства электронной подписи (далее - СЭП) - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи. Сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - СКПЭП) - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Владелец СКПЭП - лицо, которому Удостоверяющим центром в установленном порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи. СКПЭП выдается Удостоверяющим центром на 1 год. Ключ электронной подписи (далее - КЭП) - уникальная последовательность символов, известная владельцу СКПЭП и предназначенная для создания в электронных документах электронной подписи с использованием СЭП. Ключ проверки электронной подписи (далее - КПЭП) - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки с использованием СЭП подлинности электронной подписи в электронном документе. Подтверждение подлинности электронной подписи - положительный результат проверки правильности электронной подписи. Организатор ЭД области - Администрация Губернатора области. Участники ЭД области - структурные подразделения органов исполнительной власти, государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов (далее - структурные подразделения); администрации городских и сельских поселений, а также другие организации, учреждения и предприятия, включенные в СЭД области. Администратор СЭД Участника ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за техническое состояние ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД. (Администратором СЭД Администрации Губернатора области является управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области). Администратор ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за ведение ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД. Администратор ЭПЧ - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за обработку электронных сообщений и документов, поступающих (отправляемых) через официальный электронный адрес (адреса) Участника ЭД. (Администратором ЭД и Администратором ЭПЧ Администрации Губернатора области в части, касающейся обработки организационно- распорядительных и служебных документов, является управление делами Администрации Губернатора области). Уполномоченное лицо Участника ЭД (далее - Уполномоченное лицо) - должностное лицо Участника ЭД, уполномоченное приказом Участника ЭД на использование электронной подписи в ЭД, на имя которого Удостоверяющим центром выдается СКПЭП. Уполномоченное лицо является владельцем СКПЭП.

Реестр Уполномоченных лиц (далее - Реестр) - перечень Уполномоченных лиц Участников ЭД, которым выдаются СЭП. Пользователь СЭД (далее - Пользователь) - руководитель или сотрудник Участника ЭД, включенный в СЭД. Для входа в СЭД каждому Пользователю присваиваются индивидуальные имя Пользователя и пароль, для работы с определенным типом документов (задач) определяются статус и права Пользователя в СЭД. Постановщик задачи (далее - Постановщик) - Пользователь, наделенный правами создания задач в СЭД. Автор документа (задачи) в СЭД (далее - Автор) - руководитель Участника ЭД (или специально назначенный Пользователь), который создает карточку документа и задачу по рассмотрению или исполнению документа, формулирует постановку задачи по рассмотрению или исполнению документа (резолюцию), контролирует исполнение документа и принимает решение о завершении исполнения документа. Ответственный руководитель документа (задачи) в СЭД (далее - Ответственный руководитель) - руководитель, который координирует и контролирует ход исполнения документа. Исполнитель документа (задачи) в СЭД (далее - Исполнитель) - Пользователь, подготовивший или согласовавший проект документа, или включенный в задачу Автором (Ответственным руководителем, Постановщиком) для исполнения. Контролёр задачи (далее - Контролер) - Пользователь, включённый в задачу для дополнительного контроля выполнения задачи. Внешняя организация (Внешний пользователь) - организация, участвующая в обработке (рассмотрении, исполнении и т.д.) документов в соответствии с документом или резолюцией Автора, но не включенная в СЭД в качестве Участника ЭД. Регистрационная карточка документа (далее - РК) - фиксированный набор полей заданных форматов, строго идентифицирующий тип документа в СЭД. Изолированная рабочая группа (далее - ИРГ) - группа исполнителей, осуществляющих выполнение подзадачи, созданной в рамках основной задачи.

3. Функции и обязанности участников ЭД

3.1. Организатор ЭД осуществляет следующие функции и обязанности: - организационное и методическое обеспечение ЭД; - формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов.

3.2. Функции и обязанности Удостоверяющего центра обозначены в Регламенте деятельности Удостоверяющего центра (далее - Регламент Удостоверяющего центра), утвержденном приказом ОГБУ "Белгородский информационный фонд" от 01 апреля 2011 года N 5УЦ (в свободном доступе Регламент Удостоверяющего центра размещен на сайте Удостоверяющего центра): - изготовление СКПЭП; - создание КЭП и КПЭП; - приостановление и возобновление действия КЭП и КПЭП, а также их аннулирование; - ведение сводного Реестра.

3.3. Основными функциями и обязанностями Участника ЭД являются: - обеспечение соответствия применяемого на рабочих местах Уполномоченных лиц программного и аппаратного обеспечения требованиям, определенным производителями СЭП, и требованиям, содержащимся в Регламенте Удостоверяющего центра; - организация обработки электронных сообщений и документов по ЭПЧ; - организация своевременной и качественной обработки документов в СЭД в соответствии с установленными правилами; - обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до ее передачи и после получения; - определение и актуализация перечня Уполномоченных лиц Участника ЭД; - назначение Администратора СЭД, Администратора ЭД и Администратора ЭПЧ (осуществляется соответствующим документом руководителя Участника ЭД (распоряжением, приказом, доверенностью и т.п.), в должностной регламент (инструкцию) сотрудника включаются соответствующие функции); - уведомление Удостоверяющего центра об окончании срока действия КПЭП или КЭП Уполномоченных лиц Участника ЭД не позднее чем за две недели до окончания срока их действия; - возмещение стоимости СЭП, в случае их утраты или порчи по вине Уполномоченного лица Участника ЭД.

3.4. Администратор СЭД выполняет следующие функции и обязанности: - поддержка и управление (администрирование) СЭД и работоспособности ЭПЧ Участника ЭД; - организация процесса технологического обеспечения рабочих мест Участника ЭД СЭП; - техническое обслуживание СЭП и средств криптозащиты (установка и настройка специализированного программного обеспечения) на рабочих местах Уполномоченных лиц Участника ЭД. В случае, если Участник ЭД не имеет в своем штате технического специалиста или структурного подразделения, способного выполнять функции Администратора СЭД в части обслуживания СЭП, Участник ЭД вправе привлечь на договорной основе стороннего исполнителя, имеющего лицензию на техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств и способного выполнять обслуживание СЭП (основание - приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 года N 152 "Об утверждении Инструкции об организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну").

3.5. Основными функциями и обязанностями Администратора ЭД являются: - актуализация электронных баз организационно-распорядительных и служебных документов в СЭД; - координация деятельности сотрудников Участника ЭД по своевременной и качественной обработке документов в СЭД; - обеспечение своевременного прохождения, исполнения и списания документов в СЭД в соответствии с установленными правилами; - контроль правильности оформления электронных образов документов, прикрепляемых в СЭД Исполнителями, и их соответствия подлинникам документов.

3.6. Основными функциями и обязанностями Администратора ЭПЧ являются: - обеспечение функционирования официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД; - прием, учет и передача на регистрацию (рассмотрение, исполнение) электронных сообщений и документов, поступивших на официальный электронный адрес ЭПЧ Участника ЭД; - отправка электронных сообщений и электронных документов с официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД, отслеживание их доставки и подтверждения о прочтении адресатом; - контроль правильности оформления получаемых и отправляемых по ЭПЧ сообщений и документов.

3.7. Основными функциями и обязанностями Уполномоченного лица Участника ЭД являются: - сохранность тайны КПЭП; - требование от Удостоверяющего центра немедленного отзыва СКПЭП в случае его потери или при наличии оснований предполагать, что тайна КПЭП нарушена; - участие в плановой смене КПЭП, КЭП и СКПЭП; - участие в работе экспертной комиссии при рассмотрении касающихся Уполномоченного лица спорных вопросов (конфликтных ситуаций), возникающих в результате использования электронной подписи; - выполнение требований действующего законодательства в области электронной подписи, нормативных правовых актов Белгородской области, нормативных актов Участника ЭД, а также требований Регламента Удостоверяющего центра и настоящего Регламента.

4. Требования к электронным образам документов

Электронный образ документа создается путем сканирования документа, подготовленного на бумажном носителе, в соответствии с требованиями: - формат сканированного файла должен соответствовать национальным или международным стандартам; - имя файла должно соответствовать регистрационному номеру документа; - тип файла для служебных документов - Word, Excel, Rtf, Pdf, Jpg и т.д, для организационно-распорядительных документов - Pdf; - тип блока при распознавании - картинка; - формат листа - А4 (при необходимости в приложениях используется формат А3); - общее количество отсканированных страниц в электронном образе документа должно соответствовать общему количеству страниц подлинника документа (при наличии в документе приложений допускается оформление их отдельными электронными образами); - объем файла должен соответствовать объему документа, при многостраничном документе объем файла не должен превышать 5 Мб (допускается оформление документа в виде архива, с использованием принятых в системе архиваторов Winrar, Winzip,Arj); - обязательно должно проверяться качество сканирования: светлый фон отсканированных страниц, отсутствие перекосов и искривлений, четкость шрифтов, подписи руководителя, регистрационного номера и т.д.

5. Обработка организационно-распорядительных документов

Подготовка, оформление, согласование, редактирование, визирование, подписание, регистрация, рассылка и хранение организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области и Регламентом проверки, обработки, отправки и хранения организационно- распорядительных документов, утвержденным распоряжением губернатора Белгородской области от 04 сентября 2008 года N 542-р. Документооборот в структурных подразделениях Участников ЭД является смешанным: организационно-распорядительные документы передаются и обрабатываются как на бумажных, так и на электронных носителях - в СЭД или по ЭПЧ.

5.1. Организационно-распорядительные документы, подписанные Губернатором области, первым заместителем Губернатора области - руководителем Администрации Губернатора области, заместителем Губернатора области - начальником департамента кадровой политики области на бумажных носителях, обрабатываются в СЭД сотрудниками отдела организационно- распорядительных документов управления делами Администрации Губернатора области (далее - Отдел ОРД) - создается электронная база организационно- распорядительных документов. Организационно-распорядительные документы, изданные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база организационно-распорядительных документов Участника ЭД.

5.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка организационно-распорядительных документов: - подписанный документ регистрируется в соответствующих журналах, оформляются реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер". - создается электронный образ документа (при сканировании реквизит "Подпись" заменяется шаблоном с соответствующей должностью, инициалом имени, фамилией руководителя, подписавшего документ, и оттиском печати Отдела ОРД; реквизит "Подпись" в приложениях к документу заменяется шаблоном с оттиском печати Отдела ОРД).

5.3. Если объем документа превышает 25 страниц или в документе содержатся приложения формата А3, разработчик документа обязан представить в Отдел ОРД (на электронном носителе или по ЭПЧ) электронную версию (файл) проекта документа (формат файла должен соответствовать национальным или международным стандартам, тип файла Word, Excel). В этом случае сотрудник Отдела ОРД: - проверяет полученные файлы антивирусной программой; - сверяет электронную версию с оригиналом документа на соответствие страниц, текста, таблиц и т.д.; - проставляет регистрационный номер и дату документа в грифе приложения (утверждения); - заменяет реквизит "Подпись" в приложении шаблоном с оттиском печати отдела ОРД; - сканирует организационно-распорядительный документ без приложений; - сверенные файлы типа Word, Excel переводятся в Pdf; - формирует папку с названием, соответствующим регистрационному номеру документа, и помещает в нее файлы (архив файлов) документа. Ответственность за своевременное представление электронных версий проектов документов в отдел ОРД возлагается на разработчиков документа.

5.4. Организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами. Создаются регистрационная карточка документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой: - Автор - сотрудник, создающий задачу по исполнению документа, и руководитель структурного подразделения Участника ЭД, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Автора по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно- контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела ОРД, который регистрирует документ в СЭД); - Ответственный руководитель - руководитель, на которого возложен контроль за исполнением документа; - Контролер - руководитель или сотрудник структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Контролера по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела организационно- контрольной работы этого управления (далее - Куратор); - Исполнители - руководители структурных подразделений, которые подготовили или согласовали документ, или которым в документе даются поручения; - дата окончания задачи соответствует сроку исполнения документа.

5.5. Документы, поступившие на исполнение, накапливаются в разделе "Документы мне на исполнение". Пользователь СЭД имеет доступ только к тем организационно-распорядительным документам, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера). Этапы исполнения организационно-распорядительных документов отражаются в задачах по исполнению в СЭД. Ответственные руководители и Исполнители добавляют, в рамках своей компетенции, необходимых Исполнителей в задачу, вносят сведения и прикрепляют электронные образы отчетов об исполнении документа. Ответственный руководитель обеспечивает внесение в задачу промежуточной и итоговой информации об исполнении документа в соответствии с распоряжением губернатора области от 18 мая 2005 года N 342-р "Об утверждении Инструкции о порядке организации контроля за исполнением постановлений, распоряжений губернатора и правительства области и Регламента оформления, постановки на контроль и снятия с контроля поручений губернатора области и его заместителей". Сотрудники отдела организационно-контрольной работы управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области своевременно вносят в задачу предложения начальнику управления о снятии документов с контроля или продлении срока контроля исполнения документа, а также имеют право завершать и отправлять в архив задачи по исполненным документам. После отправки задачи в архив РК документа также попадает в архив. Все пользователи СЭД, имевшие доступ к задаче, имеют право доступа к документу в пункте меню "Архив документов" и к задаче - в "Архив задач", а также через пункт меню "Поиск документов".

5.6. Ответственность за актуализацию базы организационно- распорядительных документов в СЭД (своевременную регистрацию документов, внесение сведений о снятии их с контроля, признании утратившими силу; информации о ходе исполнения; о внесении изменений) возлагается на сотрудников Отдела ОРД.

6. Обработка соглашений

Подготовка, согласование, редактирование, подписание, регистрация и хранение соглашений правительства области осуществляются в соответствии с Положением о порядке подготовки, рассмотрения, согласования и подписания соглашений о сотрудничестве и взаимодействии правительства Белгородской области, утвержденным постановлением губернатора области от 16 ноября 2007 года N 143.

6.1. Соглашения правительства области, подписанные Губернатором Белгородской области, обрабатываются в СЭД сотрудниками Отдела ОРД - создается электронная база соглашений правительства области. Соглашения, подписанные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база соглашений Участника ЭД.

6.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка соглашений: - соглашение регистрируется в соответствующем журнале, оформляются реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер"; - соглашение сканируется в полном объеме - создается электронный образ соглашения; - электронный образ соглашения сравнивается с подлинником.

6.3. Соглашения регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами. Создаются РК документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой: - Автор - сотрудник, создающий РК документа и задачу по исполнению соглашения; - Ответственный руководитель - руководитель, ответственный за подготовку и исполнение соглашения; - Контролер - руководитель структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов.

6.4. Пользователь СЭД имеет доступ только к тем соглашениям, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера).

7. Обработка входящих служебных документов