ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 декабря 2006 года N 1135-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Распоряжение губернатора Белгородской области от 12.12.2007 года N 1024-р, НГР: ru31000200700417}
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области (прилагается).
2. Руководителям органов исполнительной власти и государственных органов области организовать изучение Инструкции по делопроизводству работниками своих структурных подразделений в целях установления единой системы работы с документами при исполнении ими должностных обязанностей.
3. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации области от 20 июня 2002 года N 402-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Белгородской области".
Губернатор Белгородской области Е. Савченко
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением губернатора
Белгородской области
от 27 декабря 2006 г. N 1135-р
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области
1 .Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводственного обслуживания в органах исполнительной власти области, государственных органах области.
1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, приема, учета, отправки, контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.
1.3. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения регламентируется соответствующим Положением, утверждённым постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года N 174-дсп.
1.4. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти области осуществляет управление информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора Белгородской области (далее - управление информатизации, связи и делопроизводства).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области и государственных органов Белгородской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильность их регистрации;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и, после получения соответствующих указаний, исполнителю;
- внесение своевременных отметок о движении документов и резолюции руководителя в регистрационные карточки или журналы регистрации документов;
- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении;
- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных документов;
- контроль за подготовкой и своевременной отправкой исходящей корреспонденции;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах в соответствии с установленной периодичностью (или по требованию);
- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- внесение в регистрационную карточку (журнал регистрации) отметок о движении, исполнении и списании в дело документов;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение;
- организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача;
- учет печатей и штампов, используемых в подразделении.
1.7. При работе с подписанными документами в органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.10. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области.
1.11. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в управление информатизации, связи и делопроизводства.
Руководитель подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует руководство аппарата губернатора Белгородской области.
1.12. При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документа осуществляется только через информационно-аналитическое управление аппарата губернатора Белгородской области.
1.14. Экземпляр настоящей Инструкции выдается руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти области под расписку начальником отдела делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства (далее - отдел делопроизводства).
2. Документация органов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области
2.1. Деятельность органов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией органов исполнительной власти области, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами исполнительной власти области, вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.
2.2. Основными организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти области являются постановления, распоряжения и приказы (приложения N N 1-4).
Губернатор Белгородской области по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения.
Правительство Белгородской области принимает постановления и издает распоряжения, которые подписываются губернатором Белгородской области.
Заместитель губернатора Белгородской области - руководитель аппарата губернатора области по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения.
Все перечисленные организационно-распорядительные документы в обязательном порядке направляются в областную Думу в течение недели со дня подписания.
Акты органов исполнительной власти и государственных органов области вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.
2.3. Руководители структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области издают приказы в пределах своей компетенции.
2.4. Организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти и государственных органов области также являются: решения, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1 .Бланки документов
Документы в органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для сопроводительных писем и некоторых других документов используются бланки формата А6 (105x148 мм) с трафаретными частями текста.
Бланки с воспроизведением герба Белгородской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти области.
Бланки документов органов исполнительной власти подлежат учету, они должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы структурных подразделений органов исполнительной власти области, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого структурного подразделения, принимавшего этот документ.
3.1.1 .Порядок применения цветных бланков
Цветные бланки "Губернатор Белгородской области" используются для официальной деловой переписки с:
Администрацией Президента Российской Федерации;
Правительством Российской Федерации;
Федеральным Собранием Российской Федерации;
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации;
Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
аппаратами полномочных представителей Президента РФ;
главами субъектов РФ;
главами законодательных органов РФ;
министерствами, агентствами, комитетами и службами РФ (по важности
направляемых материалов);
иностранными партнерами;
в иных случаях (по усмотрению губернатора Белгородской области).
Материалы, напечатанные на цветных бланках, подписываются исключительно губернатором Белгородской области.
Все материалы, подготавливаемые на официальных бланках "Губернатор Белгородской области" с цветным гербом области, до их подписания губернатором Белгородской области должны проверяться сотрудником отдела делопроизводства на правильность оформления, составления и соответствие правилам русского языка (п.4.4.4). При правильном оформлении проставляется виза проверяющего на обратной стороне второго экземпляра в левом нижнем углу (подпись и дата проверки).
Ответственность за представление документов на проверку в отдел делопроизводства и достоверность данных, содержащихся в письме, несет исполнитель, подготовивший документ (п.п.4.4.4 - 4.4.5).
Хранение и специальный учет выдачи и использования цветных бланков "Губернатор Белгородской области" осуществляют отдел делопроизводства и приемная губернатора Белгородской области. Исполнителям бланки выдаются только после проверки проекта письма сотрудником отдела делопроизводства и наличия на документе визы проверяющего.
Запрещается использовать цветные бланки для служебной переписки внутри области, между губернатором Белгородской области и органами местного самоуправления муниципальных образований в области, структурными подразделениями органов исполнительной власти, если иное не определяется устным решением губернатора Белгородской области.
3.2. Общие правила оформления документов
Документы, создаваемые в органах исполнительной власти области, печатаются в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times N ew Roman или Times DL, размером N 13-14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 25-30 мм, правое - 10-15 мм, верхнее -20 мм, нижнее - 20 мм. Оформление полей листа в проектах нормативных актов губернатора, правительства, заместителей губернатора области приведено в п. 4.1.
При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.), без кавычек и знаков препинания.
