Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода.
Документальный фонд отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода составляют документы, созданные в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода и полученные ими в результате взаимодействия с другими подразделениями, организациями и гражданами.
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделения администрации города разрабатывают и утверждают номенклатуру дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
6.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения видов образующихся в деятельности документов, их состава и содержания. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, административными регламентами предоставления муниципальных услуг, номенклатурами дел за предшествующие годы.
6.1.3. При составлении заголовков дел и установлении сроков хранения дел/документов следует руководствоваться типовыми перечнями. В настоящее время действуют следующие типовые перечни:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (перечень утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"). Перечень состоит из 12 разделов по видам документов: в первый вошли распорядительно-организационные, во второй - четвертый - отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, в восьмой - о работе с кадрами и т.д.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 года N 1182) включает 13 разделов. В разделах с первого по пятый сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности, в разделах с шестого по двенадцатый - типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности, в тринадцатом разделе - типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.
Информацию о действующих типовых и ведомственных перечнях документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатурах дел необходимо получить в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".
6.1.4. В каждом отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации города Нижнего Новгорода составляется номенклатура дел данного подразделения, состоящая из разделов, являющихся номенклатурами дел внутренних подразделений отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода (приложение N 6).
6.1.5. Номенклатура дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода и сдачу документов на хранение в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", при методической помощи МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" и Управления ДОУ.
В конце каждого года номенклатура дел отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода согласовывается с МКУ "Архив города Нижнего Новгорода", утверждается приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода и представляется в Управление ДОУ. Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 3.3.2.7 настоящей Инструкции.
Вновь созданный отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и направить ее на согласование в МКУ "Архив города Нижнего Новгорода" и в Управление ДОУ.