АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 мая 2021 года N 295-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода
(с изменениями на 9 августа 2023 года)
(в ред. распоряжений администрации г. Н.Новгорода от 11.10.2022 N 721-р, от 15.12.2022 N 865-р, от 09.08.2023 N 430-р)
В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция).
2. Руководителям отраслевых (функциональных) органов и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Кондыреву И.А.
(в ред. распоряжения администрации г. Н.Новгорода от 11.10.2022 N 721-р)
Глава города
Ю.В.ШАЛАБАЕВ
Утверждена
распоряжением администрации
города
от 11.05.2021 N 295-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
(в ред. распоряжений администрации г. Н.Новгорода от 11.10.2022 N 721-р, от 15.12.2022 N 865-р, от 09.08.2023 N 430-р)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Нижнего Новгорода документов, совершенствования документационного обеспечения делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) органах и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 года N 199.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в администрации города Нижнего Новгорода, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.4. Организация делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденным распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 09.08.2018 N 735-р (далее - Регламент СЭД), с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭД).
1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами администрации города Нижнего Новгорода осуществляется управлением организационного, документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города (далее - Управление ДОУ).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода.
Руководители отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приведен в приложении N 1 к настоящей инструкции.
1.7. Сотрудники отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.
1.8. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю.
Информация, содержащаяся в документах администрации города Нижнего Новгорода, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.9. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение муниципальный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.
2. Документация администрации города Нижнего Новгорода. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода;
документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города Нижнего Новгорода;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию города Нижнего Новгорода;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) - подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;
электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронная копия документа (электронный образ документа) - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
