Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (с изменениями на 5 августа 2024 года)

10.8. Особенности организации комплектования, учета, хранения и использования научно-технической документации <100>

________________

<100> Приказ Федерального архивного агентства от 09.12.2020 N 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях".

ОИВ, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения.

Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.

НТД включается в состав архивного фонда ОИВ, подлежит хранению в архиве ОИВ в течение установленных сроков <101>.

________________

<101> Приказ Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

НТД поступает в архив ОИВ на основании и в соответствии с договором (государственным контрактом), заключенным между государственным заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.

Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.

В процессе приема документов на хранение работник архива проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями ЭД или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме ЭД дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.

Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.

В архиве ОИВ ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы: инвентарные книги учета, карточки учета документов, книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, описи единиц хранения НТД постоянного срока хранения.

Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов): инвентарный (архивный) номер, дата регистрации, номер и дата договора (контракта), автор (разработчик) документа, обозначение документа, наименование документа, число листов для документов на бумажном носителе, количество файлов и объем электронных документов (в Мб), формат, основание поступления документов в архив, количество изготовленных копий, дата выбытия документа, основание выбытия документа.