ГУБЕРНАТОР ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 декабря 2022 года N 340-рг
Об инструкции по работе с документами в исполнительных органах Владимирской области
(с изменениями на 11 октября 2024 года)
(в ред. распоряжений Губернатора Владимирской области от 31.03.2023 N 145-рг, от 28.04.2023 N 186-рг, от 01.06.2023 N 220-рг, от 29.01.2024 N 15-рг, от 08.05.2024 N 117-рг, от 15.08.2024 N 247-рг, от 03.09.2024 N 265-рг, от 02.10.2024 N 333-рг, от 11.10.2024 N 345-рг)
В целях совершенствования работы с документами в Правительстве Владимирской области и иных исполнительных органах Владимирской области в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления":
1. Утвердить инструкцию по работе с документами в исполнительных органах Владимирской области (далее - Инструкция) согласно приложению.
2. Руководителям исполнительных органов Владимирской области организовать изучение Инструкции государственными гражданскими служащими Владимирской области и обеспечить контроль за выполнением ее требований.
3. Управлению документооборота Администрации Губернатора Владимирской области обеспечить оказание методической помощи исполнительным органам Владимирской области по внедрению Инструкции.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Губернатора Владимирской области, руководителя Администрации Губернатора Владимирской области.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01.01.2023.
Губернатор области
А.А.АВДЕЕВ
Владимир
28 декабря 2022 года
340-рг
Приложение
к распоряжению
Губернатора
Владимирской области
от 28.12.2022 N 340-рг
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. распоряжений Губернатора Владимирской области от 31.03.2023 N 145-рг, от 28.04.2023 N 186-рг, от 01.06.2023 N 220-рг, от 29.01.2024 N 15-рг, от 08.05.2024 N 117-рг, от 15.08.2024 N 247-рг, от 03.09.2024 N 265-рг, от 02.10.2024 N 333-рг, от 11.10.2024 N 345-рг)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по работе с документами в исполнительных органах Владимирской области (далее - Инструкция) устанавливает общие правила и единый порядок организации работы со служебными документами, функционирования служб документационного обеспечения управления, документирования управленческой деятельности в Правительстве Владимирской области и иных исполнительных органах Владимирской области (далее - исполнительные органы Владимирской области).
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в исполнительных органах Владимирской области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
1.3. В работе с документами в исполнительных органах Владимирской области используется единая система электронного документооборота, объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места членов Правительства Владимирской области, служащих Администрации Губернатора Владимирской области и иных исполнительных органов Владимирской области, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
- о правовых актах Губернатора Владимирской области, Правительства Владимирской области, иных исполнительных органов Владимирской области;
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
- о входящих, внутренних и исходящих документах в Правительстве Владимирской области, в иных исполнительных органах Владимирской области;
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
- о движении документов в Правительстве Владимирской области, в иных исполнительных органах Владимирской области;
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
- о направлении документов в дело и передаче их на хранение;
- о поступивших обращениях граждан;
- о поручениях Губернатора Владимирской области;
- о сроках исполнения поручений Губернатора Владимирской области по входящим документам.
В работе с документами и обращениями граждан в исполнительных органах Владимирской области используется единая система электронного документооборота (далее - ЕСЭД), предназначенная для учета, контроля, сопровождения документов и поручений, доведения электронных документов и электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей, согласования и подписания проектов документов и справочно-информационной работы.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обучение служащих основам делопроизводства в исполнительных органах Владимирской области осуществляются управлением документооборота Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление документооборота), в части работы с обращениями граждан - управлением по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Владимирской области (далее - управление по работе с обращениями граждан).
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
1.5. Ответственность за организацию документооборота и делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в Правительстве Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области возлагается на первого заместителя Губернатора Владимирской области, руководителя Администрации Губернатора Владимирской области, в исполнительных органах Владимирской области - на их руководителей.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Руководитель исполнительного органа Владимирской области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области определяет (назначает) ответственного за ведение делопроизводства приказом исполнительного органа Владимирской области, структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области и направляет копию приказа в управление документооборота.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Поступающие на государственную службу лица исполнительных органов Владимирской области должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями соответствующих органов.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Требования Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Владимирской области и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Владимирской области (далее - сотрудники).
1.6. Ответственные за ведение делопроизводства в исполнительных органах Владимирской области, структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области в соответствии с должностными регламентами должны осуществлять следующие основные функции:
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
- прием и регистрация поступающих документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных, и документов, зарегистрированных в ЕСЭД;
- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих резолюций - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль прохождения документов;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководству сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
- ввод в ЕСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
- контроль за вводом исполнителями подразделения в ЕСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников;
- ежегодная проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования";
- контроль за своевременным направлением в дело исполненных документов;
- контроль за учетом, использованием и хранением бланков с изображением герба Владимирской области;
