2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность участников и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности участников.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с грифом ограниченного доступа к документу и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Абзац утратил силу. - Приказ Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О.
2.3. Номенклатура дел разрабатывается подразделением, ответственным за делопроизводство участника, в соответствии с пунктом 8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, настоящим Порядком и Типовой номенклатурой дел участников, согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений участников.
(в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 23.10.2023 N 98-О)
Номенклатура дел подписывается руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство участника, рассматривается в установленном порядке экспертной комиссией (далее - ЭК) участника, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК), утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года правовым актом участника, за исключением случаев, установленных пунктом 2.6 настоящего Порядка.
(п. 2.3 в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О)
2.4. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного хранения, помещается в дело с правовыми и организационно-распорядительными документами по правилам, предусмотренным пунктом 2.17 настоящего Порядка, а также направляется (рассылается) средствами региональной системы электронного документооборота в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является участник, в подразделение, ответственное за делопроизводство участника, и иные структурные подразделения участника в электронном виде.
На утвержденную номенклатуру дел оформляется рабочий экземпляр (заверенная копия) номенклатуры дел на бумажном носителе, которая передается в архив участника в качестве учетного документа (в дело фонда).
(п. 2.4 в ред. приказа Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.04.2023 N 56-О)
2.5. Правовым актом участника (которым утверждена номенклатура дел или отдельным актом) определяются (поручения и сроки их исполнения):
2.5.1. делопроизводители структурных подразделений участника, ответственные за: