СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПРИКАЗ
от 17 апреля 2023 года N 56-О
О внесении изменений в приказ службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 01 ноября 2022 года N 75-О
Приказываю:
Руководитель службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
Т.К.КОНЕВА
Утверждены
приказом службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 17 апреля 2023 года N 56-О
ИЗМЕНЕНИЯ, КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В ПРИКАЗ СЛУЖБЫ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ОТ 01 НОЯБРЯ 2022 ГОДА N 75-О
1. В пункте 3 после слов "номенклатуры дел" дополнить словом "органов".
2. В приложении N 1:
2.1. абзац четвертый пункта 2.2 признать утратившим силу;
2.2. пункты 2.3 - 2.7 изложить в следующей редакции:
"2.3. Номенклатура дел разрабатывается подразделением, ответственным за делопроизводство участника, в соответствии с пунктом 4.17 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, настоящим Порядком и Типовой номенклатурой дел участников, согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений участников.
Номенклатура дел подписывается руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство участника, рассматривается в установленном порядке экспертной комиссией (далее - ЭК) участника, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК), утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года правовым актом участника, за исключением случаев, установленных пунктом 2.6 настоящего Порядка.
2.4. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного хранения, помещается в дело с правовыми и организационно-распорядительными документами по правилам, предусмотренным пунктом 2.17 настоящего Порядка, а также направляется (рассылается) средствами региональной системы электронного документооборота в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является участник, в подразделение, ответственное за делопроизводство участника, и иные структурные подразделения участника в электронном виде.
На утвержденную номенклатуру дел оформляется рабочий экземпляр (заверенная копия) номенклатуры дел на бумажном носителе, которая передается в архив участника в качестве учетного документа (в дело фонда).
2.5. Правовым актом участника (которым утверждена номенклатура дел или отдельным актом) определяются (поручения и сроки их исполнения):
2.5.1. делопроизводители структурных подразделений участника, ответственные за:
- оформление итоговых записей к разделам номенклатуры дел структурных подразделений, в которые вносятся сведения о количестве заведенных дел (изменения и дополнения) в течение года, передаваемые в подразделение, ответственное за делопроизводство участника;
- подготовку индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, необходимых для формирования сводной номенклатуры дел участника на очередной календарный год;
- организацию формирования дел и их текущее хранение в структурных подразделениях участника до передачи в архив участника;
- оформление документов и дел для передачи в архив участника;
- подготовку предложений к сводному акту участника для уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения;
2.5.2. вопросы организации централизованного оформления архивных дел с привлечением сторонних исполнителей (типографское оформление) (при необходимости);
2.5.3. сроки (график) ежегодной передачи дел от структурных подразделений в архив участника;
2.5.4. планы (графики) и иные вопросы, связанные с деятельностью ЭК участника (при необходимости);
2.5.5. поручения подразделению, ответственному за делопроизводство участника по:
- подготовке итоговых записей к рабочему экземпляру номенклатуры дел (хранящемуся в деле фонда), о категориях и количестве дел, заведенных в участнике в течение года (на основании данных, полученных из структурных подразделений);
- подготовке сводных дополнений (изменений) к номенклатуре дел, о делах, заведенных в участнике в течение года, не предусмотренных утвержденной номенклатурой дел;
2.5.6. поручения архиву участника (лицу, ответственному за архивное дело в участнике) по:
- подготовке и предоставлению на рассмотрение ЭПК согласованных ЭК участника описей дел постоянного хранения, в том числе описей фотодокументов и описей дел по личному составу;
- организационным вопросам, связанным с передачей архивных дел, документов в соответствующий государственный (муниципальный) архив;
- организационным вопросам, связанным с выделением к уничтожению и передачей на уничтожение (утилизацию) документов на бумажном носителе и в электронном виде.
2.6. Утверждение номенклатуры дел участника без согласования с ЭПК осуществляется в следующих случаях:
- участник не является источником комплектования государственного (муниципального) архива;
- проект номенклатуры дел на очередной и последующие 4 календарных года не содержат в сумме более 20 процентов изменений заголовков дел относительно согласованной с ЭПК номенклатурой дел.
В случае изменения наименования участника, формы собственности, функций (полномочий) участника, других изменений, повлекших за собой значительные изменения, более 20 процентов заголовков дел относительно согласованной с ЭПК номенклатурой дел, в том числе в течение года действия согласованной с ЭПК номенклатурой дел, новая сводная номенклатура дел формируется, подписывается руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство участника, рассматривается в установленном порядке ЭК участника, внепланово согласовывается с ЭПК, утверждается и вводится в действие правовым актом участника.
2.7. Сроки хранения документов, включаемых в номенклатуру дел, устанавливаются на основе:
- законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов;
- типовых перечней документов с указанием сроков их хранения (далее - Перечень):
а) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236;
б) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 года N 142;
- ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения.";
2.3. в абзаце первом пункта 2.8 слова "Правительства автономного округа от 12 декабря 2016 года N 1150-П" заменить словами "Губернатора автономного округа от 25 мая 2020 года N 92-ПГ";
2.4. пункт 2.9 изложить в следующей редакции:
"2.9. Разделы номенклатуры дел участников формируются на основе Типовой номенклатуры дел.
Иные индексы дел располагаются после перечня индексов, определенных Типовой номенклатурой дел, с группировкой по видам документов с предшествованием видов документов, являющихся общими (едиными) для всех структурных подразделений участников.";
2.5. пункт 2.11 дополнить абзацем следующего содержания:
"При отсутствии структурных подразделений в участнике, наименованиями разделов номенклатуры дел, не предусмотренных Типовой номенклатурой дел, могут быть обозначены отраслевые направления деятельности (кадровое обеспечение, бухгалтерия, государственные закупки, правовое обеспечение и т.п.)";
2.6. пункты 2.14, 2.15 признать утратившими силу;
2.7. пункт 2.17 дополнить абзацем следующего содержания:
"Исключением являются учредительные акты участников (уставы, положения, изменения в них), утверждаемые правовыми актами учредителя, которые формируются в виде отдельного заголовка дела из официальной заверенной копии учредительного акта с отметкой регистрирующего органа (или с приложением листа записи единого государственного реестра юридических лиц).";
2.8. пункт 2.19 дополнить абзацем следующего содержания:
"Протоколы заседания комиссий не рекомендуется формировать с документами, прямо не указанными как приложение (NN 1, 2, и т.д.), являющимися по Перечню самостоятельным документом, с отдельным сроком хранения, письмами организационного характера (перепиской), распечатанными версиями презентаций, отдельными текстами докладов (отчетов), представлениями (ходатайства, заявления, справки, автобиографии, выписки, копии документов) к наградам и иными документами, содержащими сведения о персональных данных граждан.";
2.9. приложение N 2 изложить в следующей редакции:
"Приложение N 2
к Порядку составления номенклатуры дел и типовой
номенклатуры дел органов государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных
органов Ямало-Ненецкого автономного округа
и подведомственных им государственных организаций
Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих
региональную систему электронного документооборота
Ямало-Ненецкого автономного округа
(в редакции приказа службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 17 апреля 2023 года N 56-О)
