Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
I. Общие положения
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила) определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, вправе руководствоваться как Правилами, так и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396) с изменением, внесенным приказом Росархива от 26 сентября 2022 г. N 117 (зарегистрирован Минюстом России 27 октября 2022 г., регистрационный N 70716) (далее - Правила, утвержденные приказом N 24).
________________
2. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения.
________________
Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).
Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы.
________________
Часть 1 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ.
Организации вправе создавать архивы.
________________
Часть 2 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ.
Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее - архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.
Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.
Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее - работник архива (лицо, ответственное за архив).
3. Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами.
Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения - положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.
________________
Пункт 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. N 42 (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный N 51895); пункт 3 Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа, утвержденного приказом Росархива от 25 февраля 2019 г. N 30 (зарегистрирован Минюстом России 22 июля 2019 г., регистрационный N 55333).
4. Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее - СХЭД).
Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (далее - Типовые функциональные требования).
________________
Зарегистрирован Минюстом России 20 октября 2020 г., регистрационный N 60484.
5. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.
________________
Часть 4 статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ.
Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.