ГОСТ Р 57320-2016 Менеджмент знаний. Применение процессно-ориентированного менеджмента знаний на малых и средних предприятиях (Переиздание)

     3.4 Фаза В: пилотная фаза

Рисунок 5 - Фаза В - этапы пилотной фазы

На рисунке 5 показано разделение фазы В на 5 этапов. На этом этапе как минимум один пилотный процесс должен уже быть определен и адаптирован с точки зрения ПОМЗ для сбора информации для фазы внедрения.

Возможно применение двух подходов, с одной стороны, благодаря МЗ ресурсы знаний и информации, обмен которыми осуществляется в ходе процесса, могут быть эффективнее организованы для улучшения реализации процесса (разделы "Описание процесса" и "Представление и структурирование знаний"), с другой стороны, сам процесс может систематически улучшаться с помощью методов и инструментов МЗ (раздел "Методы и инструменты"). Оба подхода могут применяться параллельно. Важно, чтобы использование данных методов учитывалось при формировании и описании процесса. В процессе оценки полученных результатов проверяют цели, установленные в ходе фазы Б, чтобы на последнем этапе решить, должен ли внедряться ПОМЗ на всем предприятии.

Посредством пилотного проекта выявляют потенциальные возможности ПОМЗ и определяют его границы. Опыт показывает, что очень важно в ограниченной области в достаточной мере проработать вопросы внедрения ПОМЗ, аккумулировать опыт и устранить возможные препятствия до того, как инициатива будет распространена на все предприятие или другие отделы.

3.4.1 Описание процесса

На этом этапе выбранный в ходе фазы Б процесс визуализируют или оптимизируют с точки зрения ПОМЗ уже имеющийся на предприятии процесс.

Назначенный в ходе фазы А ответственный за процесс на этом этапе прорабатывает с участвующими в проекте сотрудниками структуру пилотного процесса или, если имеется уже визуализированный проект, анализирует целесообразность и возможность практического применения процесса в связи с внедрением МЗ. Если целью является поддержка сотрудников в ходе оперативной повседневной деятельности посредством ПОМЗ важно, чтобы процесс удовлетворял требованиям сотрудников и отражал фактическую реальность. В конце этапа описание процесса должно быть сформулировано и визуализирован плановый процесс.

При визуализации процесса могут применяться как различные языковые средства, так и инструменты моделирования. В связи с этим лица, ответственные за проект, должны сравнить затраты на новые инструменты с выгодой от полной визуализации процесса. В общем случае процессы также могут быть проработаны и визуализированы с использованием простых средств (сводные таблицы, флипчарты, записи). Будет ли этого достаточно для документации процесса и коммуникации на последующих этапах, зависит от конкретного случая.

Возможный и общеупотребительный метод описания процесса - ограничение области процесса.

Для определения границ процесса используются следующие вопросы:

- что послужило стимулом для начала процесса;

- кто является конечным пользователем процесса;

- кто участвует в процессе;

- какими величинами можно измерить качество процесса;

- наличие каких действий и продуктов предполагает процесс?

Разложить процесс на отдельные составляющие действия - непростая задача. В зависимости от целей выбирают разные степени детализации. Эффективное деление на действия достигается, например, тогда, когда между действиями происходит смена лица, выполняющего обработку, или в результате действия возникает некоторый относящийся к процессу (промежуточный) продукт, например, в форме документа.

После предварительного структурирования процесса его подробно прорабатывают (визуализируют). При этом учитывают все действия, решения, вспомогательные средства, роли и информацию. Результатом является описание проекта, которое включает всю информацию, необходимую для процесса.

В конце данного этапа работы как минимум один процесс должен быть визуализирован и рассмотрен в ходе дискуссии с другими участниками процесса.

3.4.2 Представление и структурирование знаний

На этом этапе систематизируют необходимые для процесса знания и определяют пробелы в знаниях.

Для целенаправленной генерации знаний для каждого действия бизнес-процесса может быть полезной ориентация по областям знаний. Области знаний служат для структурирования и систематического хранения знаний. Построение структуры знаний - индивидуальная задача для каждого предприятия. Для построения структуры знаний могут использоваться следующие области знаний:

а) область знаний "Клиенты": содержит знания о бывших, настоящих и потенциальных клиентах;

б) область знаний "Продукты": включает знания обо всех продуктах или услугах предприятия;

в) область знаний "Процессы": включает различные типы бизнес-процессов предприятия, а также отдельные действия и распределение ролей;