ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами (Издание с Поправкой)
6 Функциональный анализ
6.1 Общие положения
Деловые функции выделяются в соответствии с целями организации. Деловые функции можно определить как сгруппированные вместе процессы, направленные на достижение конкретных стратегических целей. Деловые функции, как правило, должны быть взаимоисключающими категориями, и в процессе анализа они должны рассматриваться лишь однажды, даже тогда, когда составляющие их процессы могут выполняться в нескольких подразделениях организации.
Примечание - Внутренняя структура деловых функций может содержать несколько иерархических уровней в зависимости от того, как в юрисдикции или в организации принято проводить декомпозицию деловых функций. Эти уровни могут называться "подфункциями" (sub-functions), "видами деятельности" (activities), "действиями" (actions) и т.д., однако в настоящем техническом для них используется коллективное наименование "наборы процессов" (aggregates of processes).
При функциональном анализе используется нисходящий аналитический метод, когда исследование начинается с установления целей и стратегий организации, затем определяются используемые для их достижения программы, проекты и процессы и выполняется декомпозиция этих программ, проектов и процессов до уровня, дающего возможность выявить взаимосвязи между ними.
Рекомендуется проводить функциональный анализ без оглядки на структуру организации, поскольку деловая функция может выполняться в нескольких подразделениях организации и/или в нескольких организациях.
6.2 Анализ деловых функций
6.2.1 Основные этапы функционального анализа
Основными этапами проведения функционального анализа являются:
a) Установление целей и стратегий организации
Установление целей и стратегий организации обычно опирается на результаты анализа контекста и уставные документы организации, на ее публичные отчеты (годовые отчеты, документы стратегического планирования, годовые финансовые отчеты), документы внутреннего планирования и бюджетирования, такие как корпоративный план (см. 5). Следует принимать во внимание любую имеющуюся документацию, содержащую анализ деловых функций организации.
b) Определение деловых функций организации, используемых для достижения этих целей
Деловые функции выделяются путем группировки процессов, направленных на достижение каждой конкретной цели. Определение деловых функций организации является двусторонним процессом, в рамках которого проводится анализ "сверху вниз" целей организации, изучаются и анализируются рабочие процессы, которые затем группируются в соответствии с целями и стратегиями организации.
c) Выявление процессов организации, образующих эти деловые функции
При проведении функционального анализа организации в целом должны учитываться все процессы. В отличие от деловых функций процессы могут повторно рассматриваться по ходу анализа, как в связи с тем, что одни и те же процессы могут выполняться в различных подразделениях организации или в нескольких организациях, так и из-за того, что в разных деловых функциях присутствуют однотипные процессы.
Так, например, планирование, подготовка бюджета, управление проектной документацией и информацией, реализация и последующая оценка проекта являются типовыми (generic) процессами, которые встречаются при анализе большинства деловых проектов, относящихся к различным деловым функциям. Друг от друга эти типовые процессы отличаются своим специфическим деловым контекстом или функциональными ассоциациями (ср., например, процесс управление персоналом - планирование с процессом управления финансами - планирование).
Процессы, являющиеся характерными для определенной деловой функции, описываются с помощью столь же характерных терминов, таких как "аренда имущества" (в организации, предоставляющей имущество в аренду) либо "трудоустройство" (в агентстве по трудоустройству).
При сборе информации и анализе процессов для выявления составляющих процессы транзакций может использоваться последовательный анализ.
Анализ всех элементов, из которых состоят процессы, для выявления составляющих каждый процесс транзакций.
Для детального анализа информации и ресурсов, необходимых для выполнения транзакций, обычно применяется метод последовательного анализа (см. 7).
Глубина функционального анализа зависит от поставленной задачи. Например, для целей классификации либо окончательного решения судьбы документов в ходе анализа следует выявить все отдельные процессы, составляющие рассматриваемую деловую функцию. Для целей же управления документами необходимо спуститься до уровня отдельных транзакций или до точки, в которой происходит создание документов.
В таблице 3 приведен список вопросов, на которые следует получить ответы при выявлении деловых функций, процессов и транзакций.
Таблица 3 - Выявление деловых функций, процессов и транзакций
N п/п | Вопрос |
1 | Какие существуют оперативные деловые функции организации (те, которые решают уникальные задачи организации)? |
2 | Какие административные деловые функции организации поддерживают выполнение оперативных деловых функций? |
3 | Как оперативные и административные деловые функции связаны друг с другом и со структурой организации? |
4 | Кто участвует в выполнении оперативных и административных деловых функций, и где в структуре организации эти участники находятся? |
5 | Выполняется ли деловая функция или значительная группа процессов несколькими организациями, действующими в одной или нескольких юрисдикциях? |
6 | Передавалась ли деловая функция или значительная группа процессов на аутсорсинг в другую организацию? |
7 | Какие основные процессы составляют каждую из оперативных и административных деловых функций? |
8 | Как эти процессы взаимосвязаны? |
9 | Какие транзакции образуют каждый из процессов? |
6.2.2 Результаты анализа деловых функций
В интересах создания функциональной классификационной схемы или отбора подлежащих уничтожению либо передаче на постоянное архивное хранение массивов документов разработана и задокументирована репрезентативная модель процессов организации, отражающая как иерархические связи между процессами и деловыми функциями, так и взаимосвязи между процессами.
Для поддержки создания тезауруса, соглашений о наименовании или правил индексации подготовлена документация, описывающая иерархию деловых функций, процессов и транзакций.