ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами (Издание с Поправкой)

     4 Проведение анализа рабочих процессов

4.1 Общие положения

Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами используется для сбора информации о транзакциях, процессах и функциях организации с целью определить требования к созданию и захвату документов и к управлению ими.

При проведении анализа рабочих процессов используются два метода:

- функциональный,

- последовательный.

Прежде чем выбрать какой-либо из методов анализа либо их комбинацию, необходимо определить цель проекта по проведению анализа рабочих процессов, его охват и масштабы, а также организационный контекст анализируемой деятельности (анализ контекста, см. 5).

4.2 Документационный аспект анализа рабочих процессов

Анализ рабочих процессов является основой, необходимой для следующих процессов, используемых для создания, захвата и управления документами:

а) определение требований к документированию деловой функции или других наборов процессов;

b) разработка функциональных (основанных на деловых функциях) схем классификации с целью идентификации, локализации и установления взаимосвязей между соответствующими документами;

c) поддержание связи между документами и контекстом их создания;

d) разработка правил и соглашений наименования и индексирования для обеспечения и поддержания идентификации документов во времени;

e) идентификация во времени владельцев документов;

f) установление для документов надлежащих сроков хранения и разработка указаний по срокам хранения и действиям, выполняемым по их истечении;

g) анализ управления рисками в контексте систем управления документами;

h) определение надлежащих мер безопасности для документов и установление прав доступа и уровней безопасности.

4.3 Охват и масштабы анализа рабочих процессов

Два метода анализа могут использоваться в различных сочетаниях, и их применение может масштабироваться в зависимости от охвата решаемой задачи. Масштабы анализа могут варьироваться в соответствии с поставленными задачами, которые могут быть различными - от всеобъемлющего выявления и анализа всех деловых функций организации и до анализа на микроуровне конкретного процесса в отдельном деловом подразделении. Масштаб и уровень детализации будут зависеть от проведенной организацией оценки рисков и цели решаемой задачи в области управления документами.

При функциональном анализе используется нисходящий аналитический метод, когда исследование начинается с целей и стратегий организации и может спуститься на уровень анализа транзакций. Данный метод анализ* может применяться как для нескольких организаций (действующих в рамках одной или нескольких юрисдикций и несущих ответственность за деловую функцию), так и для одной организации или для одного из ее подразделений.

_______________

* Текст документа соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Применение последовательного анализа может масштабироваться для анализа процессов во всей организации, в нескольких организациях (действующих в рамках одной или нескольких юрисдикций), в крупном структурном подразделении или в отдельном деловом подразделении. Данный метод в зависимости от целей анализа может применяться как для анализа совокупности процессов, так и для анализа составляющих единый процесс транзакций - вплоть до отдельных нажатий клавиш.

Для целей настоящего стандарта применяется иерархия понятий, приведенная в таблице 1.

Таблица 1 - Иерархия понятий

Примечание - Во многих юрисдикциях при анализе деловых функций используются собственные термины для обозначения логических уровней. В некоторых случаях юрисдикция или организация могут предпочесть выделять другие или дополнительные уровни при декомпозиции деловых функций до транзакций. Как число уровней, так и их положение в иерархии зависят от применяемой в конкретной юрисдикции практики и от охвата и масштабов самого проекта по проведению анализа рабочих процессов. Могут использоваться такие термины, как "подфункции" (sub-function), "виды деятельности" (activity) и "действия" (action), которые в данном техническом отчете не применялись (отчасти для того, чтобы упростить его практическое применение).

Акцент на использование функционального анализа будет делаться при разработке функциональной классификационной схемы для всей организации, особенно при определении высших уровней этой схемы. Акцент на использование последовательного анализа будет делаться при решении вопросов, связанных с созданием и захватом документов и управлением ими в рамках одного процесса или в одном деловом подразделении организации.