ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения

     6 ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ МИКРОФИЛЬМОВ-ПОДЛИННИКОВ

6.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, принимаемые на хранение в архив предприятия, регистрируют в инвентарных книгах и учетных карточках по ГОСТ 13.1.205. При этом в графе "Обозначение" указывают обозначение микрофильма по ГОСТ 13.1.207 и адрес (местонахождение) микроизображения данного документа-подлинника в микрофильме.

В состав обозначения микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) вводят отличительный символ П (Д1, Д2, Д3), который размещают перед первым знаком (знаковой группой).

6.2 Каждому микрофильму-подлиннику и его дубликатам присваивают одинаковый инвентарный номер, который проставляют в инвентарной книге, учетной карточке, в техническом паспорте и на таре (упаковке) для хранения микрофильма-подлинника. Для рулонного микрофильма и микрофильма в отрезке инвентарный номер располагают также на начальных и конечных ракордах, на микрофише - в кодовом поле заголовка.

6.3 Хранят микрофильмы-подлинники (дубликаты микрофильмов-подлинников) при нормальных климатических факторах внешней среды, установленных ГОСТ 15150 для изделий исполнения УХЛ категории 4.

Хранение микрофильмов-подлинников и их дубликатов, переданных на постоянное государственное хранение, - по ГОСТ 7.65.

Сроки хранения микрофильмов-подлинников должны быть те же, что и замененных ими документов-подлинников. Вопросы их дальнейшего применения (хранения, уничтожения) решают в порядке, установленном ГАС для документов-подлинников с учетом требований настоящего стандарта.

6.4 Применение на предприятии микрофильмов-подлинников для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия-держателя микрофильма-подлинника с обязательной регистрацией в учетных карточках.

6.5 Дубликаты микрофильма-подлинника применяют следующие:

- контрольный - для восстановления микрофильма-подлинника в случае его утраты и порчи;

- остальные - для изготовления с них необходимого количества копий микрофильмов для рабочего использования, а также для воспроизведения увеличенных бумажных копий при внесении изменений.