ГОСТ 13.1.207-86

Группа Т71.1

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография. Микрография

ОБОЗНАЧЕНИЕ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ

Типовые структуры обозначений и условия их применения

Reprography. Micrography. Designation of microforms and microfilms.
Typical structure designations and conditions for application

ОКСТУ 0013

Дата введения 1988-01-01

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством оборонной промышленности СССР

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 27.02.86 N 425

Изменение N 1 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 4 от 21.10.93)

За принятие проголосовали:

Изменение N 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 14 от 12.11.98)

За принятие проголосовали:

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

5. ИЗДАНИЕ (июнь 2002 г.) с Изменениями N 1, 2, принятыми в апреле 1995 г., марте 1999 г. (ИУС 7-95, 5-99)

Настоящий стандарт распространяется на системы обозначений микроформ и микрофильмов, разрабатываемые предприятиями и организациями при создании фондов документации на микроформах.

Стандарт не распространяется на системы обозначения микроформ:

предназначенных для преобразования в микроформы другого типа посредством резки, монтажа или другим способом;

предназначенных для преобразования в оптические, перфорационные и другие системы кодирования, используемые в механизированных и автоматизированных поисковых устройствах.

Стандарт устанавливает типовые структуры обозначения микроформ и микрофильмов и условия применения их в зависимости от характера микрофильмируемой документации и специфики ее использования.

Обозначения микроформам и микрофильмам присваивают с целью их идентификации, учета, организации хранения и поиска в фонде предприятия (организации).

Пояснения к терминам, используемым в стандарте, приведены в приложении.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 2).

1. ТИПОВЫЕ СТРУКТУРЫ ОБОЗНАЧЕНИЙ И УСЛОВИЯ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Системы обозначения микроформ и микрофильмов необходимо разрабатывать на основе типовых структур, установленных настоящим стандартом.

1.2. Устанавливают три типовые структуры обозначений: 1, 2, 3. Для массива (фонда) документации, подлежащей микрофильмированию, выбирают структуру обозначения, совокупность условий применения которой соответствует принципам формирования массива микрофильмов и его использования.

1.3. Типовая структура 1:

обозначение микроформы     

_________________

* Нумерация должна отражать очередность поступления документов (комплектов документов) на микрофильмирование.

** Далее по тексту - документы.

*** Если количество микроформ в составе микрофильма не подлежит изменению, к обозначению микроформы через дробь следует добавлять число, обозначающее количество микроформ в составе микрофильма.

Обозначение микрофильма идентично порядковому номеру документа.

Условия применения:

микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;

отсутствует необходимость в непосредственном (без применения каких-либо вспомогательных средств) доступе к микрофильмам массива по обозначениям документов.

1.4. Типовая структура 2:

обозначение микроформы     

________________

* Если количество микроформ в составе микрофильма не подлежит изменению, к обозначению микроформы через дробь следует добавлять число, обозначающее количество микроформ в составе микрофильма.

Обозначение микрофильма идентично обозначению документа.

Условия применения:

микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;

все микрофильмируемые документы имеют обозначения однородной структуры;

необходим непосредственный доступ к микрофильмам массива по обозначениям документов.

1.5. Типовая структура 3:

обозначение микроформы идентично порядковому номеру, присваемому ей при изготовлении;

обозначение микрофильма*

________________

* Для рулонных микрофильмов следует применять, если их изготовляют на аппаратах, имеющих нумераторы кадров.

________________

* Координаты - обозначение строки и номер столбца кадров.

Условия применения: на каждой микроформе размещают несколько микрофильмов документов.

1.6. Типовые структуры 1 и 3 следует применять совместно, если массив комплектуют микрофильмами, состоящими из одной или нескольких микроформ, и микроформами, содержащими по нескольку микрофильмов. При этом необходимо применять единую последовательность нумерации для документов (по структуре 1) и микроформ (по структуре 3).

1.7. При использовании типовых структур 1 и 3 как раздельно, так и совместно присвоенные порядковые номера микрофильмируемым документам и изготавливаемым микроформам следует регистрировать с целью исключения возможности присвоения одного и того же обозначения двум и более документам или микроформам.

(Введен дополнительно, Изм. N 2)

2. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ОБОЗНАЧЕНИЯ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ

2.1. Обозначения должны содержать минимально необходимое количество знаков и знаковых групп, достаточное для идентификации микроформ и микрофильмов в фонде предприятия (организации).

2.2. Допускается введение в состав обозначений, образуемых на основе типовых структур, установленных данным стандартом, в качестве первой знаковой группы:

индекса (кода) ведомственной принадлежности предприятия;

индекса (кода) предприятия;

индекса (кода) вида микрофильмируемого документа;

двух последних цифр года изготовления микроформы.

2.3. Обозначения микроформ размещают на:

микроформах;

коробках, непрозрачных конвертах и других средствах защиты и упаковки микроформ;

учетных формах;

картотечных ящиках, кассетах, разделителях и других средствах, применяемых для хранения и систематизации микроформ.

(Измененная редакция, Изм. N 2)

2.4. Обозначения на микроформах размещают на:

рулонном микрофильме - по ГОСТ 13.1.104 и ГОСТ 13.1.202;