ГОСТ 13.1.205-85

Группа Т71.1

     

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография

МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ

Правила учета

Reprography. Micrography. Microforms. Rules for registration

ОКСТУ 0013

Дата введения 1986-01-01

     

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН ЦНИИ "КОМПЛЕКС"

РАЗРАБОТЧИКИ

Л.М.Козлов, В.А.Костромин, С.Г.Солдатова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 21.06.85 N 1847

Изменение N 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 12 от 21.11.97)

За принятие изменения проголосовали:

3. Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 4939-84

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (июль 1999 г.) с Изменениями N 1, 2, утвержденными в январе 1991 г., мае 1998 г. (ИУС 5-91, 8-98)

Настоящий стандарт устанавливает правила учета микроформ, подлежащих хранению по ГОСТ 13.1.203, во всех отраслях экономики страны независимо от форм собственности предприятия (организации) и юридического статуса документа (подлинник, дубликат, копия).

Требования настоящего стандарта являются обязательными.

(Измененная редакция, Изм. N 2).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. (Исключен, Изм. N 1).

1.2. Учет микроформ должен осуществляться на предприятиях, отвечающих за их хранение.

1.3. В случае потери, порчи, повреждений, изъятия из обращения, аннулирования, замены микроформ составляют соответствующий акт по форме, приведенной в приложении 1, и производят отметки в учетных документах.

Допускается в учетных документах помещать при необходимости данные в дополнение к указанным в настоящем стандарте.

1.2, 1.3. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.4. Для учета микроформ допускается использовать средства организационной и вычислительной техники при условии регистрации учетных данных, установленных в настоящем стандарте.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

2. ПРАВИЛА УЧЕТА

2.1. Каждой принятой на учет микроформе присваивают инвентарный номер.

2.2. Инвентарный номер проставляют средствами и материалами, химически нейтральными по отношению к микроформе.

Инвентарный номер проставляют:

на рулонном микрофильме - на заправочных концах;

на микрофише (смонтированной микрофише) - в нижней части кодового поля;

на кадровой апертурной карте - в левом нижнем углу.

2.3. Микроформы, принятые на учет, регистрируют в инвентарных книгах.

Инвентарная книга должна содержать следующие сведения:

1) обозначение микроформы;

2) инвентарный номер микроформы;

3) сокращенное библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4) типоразмер микроформы;

5) число кадров в микроформе;

6) дату, фамилию и подпись лица, принявшего микроформу на учет;

7) данные для акта по п.1.3;

8) место хранения микроформы (номер секции, шкафа, полки, ячейки).

2.4. Для каждой микроформы или комплекта микроформ долговременного и постоянного хранения составляют технический паспорт (П) и учетную карточку (К), в которой регистрируют прием и выдачу микроформ. Их обозначение должно совпадать с обозначением микроформы и дополняться соответственно буквами "П" или "К".

Для рабочих микроформ технический паспорт допускается не составлять или составлять в сокращенном виде.

2.2-2.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.4.1. Технический паспорт микроформ, форма которого приведена в приложении 2, должен содержать следующие сведения:

1) обозначение микроформы;

2) инвентарный номер микроформы;

3) библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4) число микроформ в комплекте;

5) типоразмер и поколение микроформы;

6) число кадров и число листов документов в микроформе;

7) вид микроформы (по назначению - основной, запасной);

8) данные о проведенных изменениях в микроформе;

9) данные об изготовлении микроформы (наименование предприятия-изготовителя, масштаб уменьшения, тип пленки);

10) данные о техническом состоянии микроформы при приемке и проведении периодических проверок по ГОСТ 13.1.203, включая данные об оптической плотности.

11) место хранения микроформ (номер секции, шкафа, полки, ячейки);

12) срок хранения микроформы;

13) специальные данные, право пользования микроформой (указать ответственных лиц);

14) данные о размножении микроформы с указанием инвентарного номера копий микроформы и т.д.;

15) данные для акта по п.1.3.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 2).

2.4.2. Учетная карточка должна содержать следующие сведения:

1) инвентарный номер;

2) обозначение микроформы или технического паспорта;

3) количество выдаваемых микроформ;

4) дату выдачи;

5) основание для выдачи;

6) фамилию и подпись получателя;

7) дату возвращения;

8) фамилию и подпись принявшего.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

2.4.3. Микроформу и технический паспорт выдают и принимают по учетной карточке.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое

     
АКТ О СПИСАНИИ МИКРОФОРМ

     
АКТ N________
о списании микроформ