• Текст документа
  • Статус
Оглавление
Поиск в тексте
Действующий


ГОСУДАРСТВЕННОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 26 декабря 2011 года N 64-ОД


Об утверждении Административного регламента по исполнению Государственным архивным управлением Псковской области государственной функции "Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации"



В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", Положением о Государственном архивном управлении Псковской области, утвержденным постановлением Администрации Псковской области от 30.06.2009 N 226

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению Государственным архивным управлением Псковской области (далее - Управление) государственной функции "Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации" (далее - административный регламент).

2. Иванову О.Г., главному специалисту - системотехнику Управления разместить утвержденный административный регламент на официальном сайте Управления.

3. Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания.

4. Контроль за исполнением административного регламента и настоящего приказа оставляю за собой.


Начальник управления Т.Е. Герасименок

Административный регламент исполнения Государственным архивным управлением Псковской области государственной функции "Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации"

УТВЕРЖДЕН
приказом Государственного архивного
управления Псковской области
от 26.12. 2011 N 64-ОД



I. Общие положения

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции


1.1. Административный регламент "Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества и эффективности результатов исполнения Государственным архивным управлением Псковской области (далее - Управление) государственной функции по включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и определяет сроки и последовательность административных процедур (действий) Управления, а также порядок взаимодействия Управления с государственными и муниципальными архивами и их источниками комплектования и другими организациями при исполнении государственной функции.

1.2. Исполнение государственной функции заключается в принятии решения о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации по итогам рассмотрения документов, представленных государственными и муниципальными архивами, организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, держателями личных фондов, а также организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, если в их деятельности образуются документы, которые могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее - заинтересованные организации).

2. Наименование органа исполнительной власти Псковской области, исполняющего государственную функцию


2.1. Исполнение государственной функции осуществляет Государственное архивное управление Псковской области посредством экспертно-проверочной и методической комиссии Государственного архивного управления Псковской области (далее - ЭПМК), деятельность которой осуществляется на основании Положения и Регламента, утвержденных приказами Управления.

2.2. Исполнение государственной функции осуществляется при участии Государственных казенных учреждений Псковской области: "Государственный архив Псковской области", "Государственный архив новейшей истории Псковской области", "Государственный архив в г. Великие Луки", "Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области", "Архив документов по личному составу Псковской области".

3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции


3.1. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004. N 43. Ст. 4169);

Законом Псковской области от 13 января 2006 г. N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области"
;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007. N 20);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации, регистрационный N 10291. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 05.11.2007. N 45);

Положением о Государственном архивном управлении Псковской области, утвержденным постановлением Администрации Псковской области от 30.06.2009 г. N 226 "Об утверждении Положения о Государственном архивном управлении Псковской области";

Положением об экспертно-проверочной и методической комиссии Государственного архивного управления Псковской области, утвержденным приказом Государственного архивного управления Псковской области от 07 июля 2005 N 15-ОД;

Регламентом работы экспертно-проверочной и методической комиссии Государственного архивного управления Псковской области, утвержденным приказом Государственного архивного управления Псковской области от 07 июля 2005 г. N 16-ОД.

4. Результат исполнения государственной функции


4.1. Результатом государственной функции является принятие решения экспертно-проверочной и методической комиссии Управления об утверждении описей дел постоянного хранения на управленческую, кино-фото-фоно-видео- и иную специальную документацию, научно-техническую документацию, документацию в электронном формате, сдаточных описей дел личного происхождения, о переводе дел по личному составу в категорию постоянного хранения.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

1. Порядок информирования об исполнении государственной функции


1.1. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Гоголя, д. 9, г. Псков, 180000.

Электронный адрес Управления: arh@obladmin.pskov.ru

1.2. График работы Управления:

понедельник - пятница с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 18-00,

суббота и воскресенье - выходные дни.

1.3. Справочные телефоны:

(8112) 66-26-51,

(81120 66-26-21

факс Управления: (8112) 66-39-91.

1.4. Информирование по процедурам исполнения государственной функции производится:

- посредством личного обращения в Управление заинтересованными лицами непосредственно в помещении Управления;

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- на официальном сайте Управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет): archive.pskov.ru;

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (gosuslugi.ru);

- в государственной информационной системе "Государственные и муниципальные услуги (функции) в Псковской области" (gosuslugi.pskov.ru).

1.5. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы управления, указанного в подпункте 1.2. настоящего пункта. Время приема заинтересованного лица не должно превышать 30 минут.

1.6. При информировании по телефону сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует заинтересованное лицо по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. Время телефонного разговора не должно превышать 15 минут.

1.7. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное время для устного информирования с учетом графика работы Управления, указанного в подпункте 1.2. настоящего пункта.

1.8. При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме, затем с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.9. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заинтересованного лица.

1.10. Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента его регистрации.

1.11. При обращении заинтересованных лиц по их просьбе должностные лица Управления должны представить следующую информацию об исполнении государственной функции:

- сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты и адресе официального сайта Управления, о графике его работы;

- информацию о составе документов, необходимых для включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- информацию о порядке оформления необходимых документов и приложений к ним;

- сроки рассмотрения документов на ЭПМК;

- иную информацию, относящуюся к исполнению государственной функции;

- сведения о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц.

2. Сведения о размере платы за услуги организации, участвующей в исполнении государственной функции, взимаемой с лица, в отношении которого проводятся мероприятия по включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации


2.1. Государственная функция исполняется бесплатно.

3. Срок исполнения государственной функции


3.1. Рассмотрение вопросов о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на заседаниях ЭПМК, проводимых в соответствии с утвержденным на год графиком проведения заседаний комиссии, но не реже одного раза в два месяца. График проведения заседаний ЭПМК размещается на сайте Управления в сети Интернет: archive.pskov.ru.

3.2. Заинтересованные организации представляют необходимые документы в Управление не позднее 10 календарных дней до проведения очередного заседания ЭПМК.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

1. Административные процедуры


1.1. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов;

- проверка полноты состава и правильности оформления представленных документов;

- рассмотрение и составление заключений на представленные документы членами ЭПМК;

- утверждение представленных документов на заседании ЭПМК;

- оформление утвержденных документов, отказов в утверждении представленных документов.

1.2. Блок-схема предоставления государственной функции приводится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2. Административная процедура "Прием и регистрация документов"


2.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление документов от заинтересованных организаций в Управление.

2.2. Прием и регистрация документов осуществляется секретарем ЭПМК в специальном журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.

2.3. Срок исполнения административной процедуры составляет один рабочий день.

3. Административная процедура "Проверка полноты состава и правильности оформления представленных документов"


3.1. Проверка полноты состава и правильности оформления документов осуществляется секретарем ЭПМК.

Для исполнения государственной функции в управление представляются следующие документы:

- описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения в трех экземплярах;

- научно-справочный аппарат к описи в трех экземплярах: предисловие и титульный лист в случае первого предоставления описи, дополнение к предисловию в случае изменения названия организации-фондообразователя, а также в случае необходимости оглавление, список сокращений, указатели;

- выписка из протокола экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива при поступлении описи (годового раздела описи) дел постоянного хранения от государственного архива или источника его комплектования;

- заключение начальника архивного отдела муниципального образования при поступлении описи (годового раздела описи) дел от муниципального архива или источника его комплектования;

- при необходимости заключение центральной экспертной комиссии - экспертной комиссии (далее - ЦЭК-ЭК) организации - источника комплектования при поступлении описи (годового раздела описи) от организации - источника комплектования;

- сдаточная опись документов личного происхождения;

- выписка из протокола ЭМК государственного архива или заключение начальника архивного отдела муниципального образования на сдаточную опись документов личного происхождения.

В случае утраты документов представляется справка о недостающих в описи документах за подписью руководителя заинтересованной организации с изложением результатов поиска и причин отсутствия документов.

3.2. При поступлении описей (годовых разделов описей) дел из государственных и муниципальных архивов составляется реестр, в котором указывается наименование архива, представившего опись, количество единиц хранения, годы, за которые представлены документы, фамилия эксперта.

3.3. В случае предоставления полного состава и правильного оформления документов, необходимых для исполнения государственной функции, секретарь ЭПМК включает их в повестку дня очередного заседания ЭПМК и передает на рассмотрение экспертам ЭПМК.

3.4. В случае предоставления неполного состава документов, необходимых для исполнения государственной функции, исполнение государственной функции приостанавливается.

Секретарь ЭПМК информирует о приостановлении исполнения государственной функции заинтересованную организацию через архивное учреждение, источником комплектования которого она является, по телефону. Если организация, представившая документы, не является источником комплектования государственного или муниципального архива, секретарь ЭПМК обращается в организацию напрямую.

В случае непредставления в течение трех дней недостающих материалов вопрос о включении документов данной организации в состав Архивного фонда Российской Федерации к рассмотрению ЭПМК не принимается, документы подлежат возврату заинтересованной организации с письменным разъяснением причин отказа (уведомлением) в исполнении функции.

Возврат документов организациям - источникам комплектования государственных и муниципальных архивов осуществляется через соответствующие государственные и муниципальные архивы, организациям, не являющимся источником комплектования государственного или муниципального архива - напрямую.

3.5. Срок исполнения административной процедуры составляет четыре рабочих дня со дня регистрации поступивших документов. Итогом исполнения административной процедуры является включение соответствующего вопроса в повестку дня очередного заседания ЭПМК или возврат документов заинтересованной организации с письменным уведомлением об отказе в исполнении функции.

4. Административная процедура "Рассмотрение и составление заключений на представленные документы членами ЭПМК"


4.1. Основанием для начала административной процедуры является включение документов, поступивших от заинтересованных организаций, в повестку дня очередного заседания ЭПМК.

4.2. Секретарь ЭПМК не позднее трех рабочих дней до заседания передает документы экспертам ЭПМК в соответствии с распределением систем или указаниями председателя ЭПМК.

4.3. Эксперты ЭПМК проверяют соответствие документов, поступивших от заинтересованных организаций, требованиям действующих законодательных и нормативных актов:

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007. N 20);

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 05.11.2007. N 45);

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (зарегистрирован Министерством юстиции России, регистрационный N 18380);

Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 сентября 2007 года, регистрационный N 10194);

Перечней документов, образующихся в деятельности организаций различных ведомств;

- иных нормативных актов в области архивного дела.

4.4. Эксперты ЭПМК составляют заключение на документы, поступившие от заинтересованных организаций, в двух экземплярах.

Форма заключения приводится в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

4.5. Срок исполнения административной процедуры завершается не позднее даты проведения заседания ЭПМК. Итогом исполнения административной процедуры является составление заключения на документы, поступившие от заинтересованной организации.

5. Административная процедура "Утверждение представленных документов на заседании ЭПМК"


5.1. Документы и экспертные заключения членов ЭПМК рассматриваются и обсуждаются на заседаниях комиссии.

5.2. На заседаниях комиссии принимаются коллегиальные решения об утверждении документов или об отказе в утверждении в случае несоответствия представленных документов требованиям законодательных и нормативных актов в области архивного дела.

5.3. Все заседания комиссии оформляются протоколами, которые ведутся секретарем ЭПМК. Особые мнения членов ЭПМК отражаются в протоколе.

5.4. Протокол, решения комиссии по каждому вопросу, рассмотренные на заседании, и материалы к ним представляются для рассмотрения председателю ЭПМК.

5.5. Рассмотренные председателем ЭПМК и доработанные с учетом его замечаний документы со всеми необходимыми дополнительными материалами представляются на утверждение начальнику Управления.

5.6. Итогом исполнения административной функции является утверждение протокола заседания ЭПМК начальником Управления. Срок исполнения административной процедуры не более 25 дней со дня проведения заседаний ЭПМК.

6. Административная процедура "Оформление утвержденных документов, отказов в утверждении представленных документов"


6.1. Основанием для исполнения административной процедуры является утверждение начальником Управления протокола заседания ЭПМК, на котором были приняты решения об утверждении документов, поступивших от заинтересованных организаций либо об отказе в утверждении представленных документов.

6.2. Секретарь ЭПМК готовит на бланке Управления выписки из протокола заседания ЭПМК об утверждении документов, поступивших от заинтересованных организаций.

6.3. Выписки из протоколов подписываются председателем и секретарем ЭПМК.

6.4. Утвержденные документы оформляются секретарем ЭПМК путем проставления штампа, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования органа, исполняющего государственную функцию, даты и номера протокола заседания ЭПМК, на котором был рассмотрен данный документ.

6.5. В случае установленного экспертами ЭПМК несоответствия представленного документа требованиям действующих законодательных и нормативных документов в области архивного дела, которые явились основанием в отказе в утверждении представленных документов, в заинтересованные организации направляется соответствующая выписка из протокола заседания ЭПМК.

6.6. Подготовленные документы, поступившие от заинтересованных организаций, а также выписки из протокола заседания ЭПМК вместе с сопроводительным письмом, составленным на бланке Управления, направляются в адрес государственных и муниципальных архивов, которые доводят их до сведения заинтересованных организаций - источников комплектования, или напрямую в заинтересованные организации.

6.7. Срок исполнения административной процедуры составляет три дня с момента утверждения протокола заседания ЭПМК начальником Управления.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента


1. Формами контроля за исполнением административного регламента являются:

1) текущий контроль за исполнением административного регламента;

2) проведение плановых и внеплановых проверок за исполнением административного регламента.

2. Текущий контроль за исполнением административного регламента проводится начальником Управления.

3. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в течение календарного года в соответствии с планом проведения проверок, утвержденным приказом Управления.

4. Внеплановые проверки проводятся в случае поступления в Управление жалоб на решения, действия (бездействие) сотрудников Управления, а также в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений.

5. Для проведения плановых и внеплановых проверок на основании приказа Управления формируется комиссия, в состав которой включаются сотрудники Управления, не являющиеся ответственными сотрудниками за государственную услугу.

6. Результаты плановых и внеплановых проверок оформляются актом комиссии, в котором делаются выводы о надлежащем или ненадлежащем исполнении административного регламента, устанавливаются лица, допустившие ненадлежащее исполнение административного регламента.

7. Лица, допустившие ненадлежащее исполнение административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления, а также должностных лиц, государственных служащих


1. Действия (бездействие) сотрудников Управления, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителями в досудебном (внесудебном) порядке.

2. Жалоба может быть подана в форме документа на бумажном носителе непосредственно в Управление либо почтовым отправлением, либо в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в пункте 3.1 подраздела 3 раздела I настоящего административного регламента.

3. Жалоба в форме документа на бумажном носителе должна содержать:

1) наименование Управления, либо фамилия, имя, отчество должностного лица Управления, либо должность должностного лица Управления;

2) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес и личная подпись (если с жалобой обращается гражданин или лицо без гражданства);

3) полное наименование, местонахождение, подпись, фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего жалобу (если с жалобой обращается юридическое лицо);

4) суть жалобы;

5) дата жалобы.

4. Жалоба в форме электронного документа помимо сведений, указанных в пункте 3 настоящего раздела, должна содержать адрес электронной почты.

5. Жалоба, поступившая в Управление, в течение трех дней со дня ее поступления регистрируется в установленном порядке сотрудником Управления, в должностные обязанности которого входит регистрация входящей корреспонденции, и передается на рассмотрение сотруднику Управления, определенному начальником Управления или в случае его временного отсутствия - заместителем начальника Управления. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение сотруднику Управления, решение или действия (бездействие) которого обжалуются.

6. Жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.

7. Ответ на жалобу составляется сотрудником Управления, которому в соответствии с пунктом 4 настоящего раздела поручено рассмотрение жалобы, подписывается начальником Управления или в случае его временного отсутствия - заместителем начальника Управления и направляется заявителю почтовым отправлением либо в форме электронного документа по указанному заявителем адресу электронной почты. 8. Жалоба может быть подана также в Администрацию области. Рассмотрение жалобы при направлении ее в Администрацию области осуществляется в порядке, установленном Администрацией области.

Приложение 1. Блок - схема исполнения государственной функции

Приложение 1
к Административному регламенту исполнения
Государственным архивным управлением Псковской области
государственной функции "Включение документов
в состав Архивного фонда Российской Федерации"

Блок - схема исполнения государственной функции

Об утверждении Административного регламента по исполнению Государственным архивным управлением Псковской области государственной функции

Приложение 2. ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ о документах, представленных на рассмотрение ЭПМК

Приложение 2
к Административному регламенту исполнения
Государственным архивным управлением Псковской области
государственной функции "Включение документов в состав
Архивного фонда Российской Федерации"


Государственное архивное управление Псковской области

Экспертно-проверочная и методическая комиссия (ЭПМК)

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

_____________________________________________________
(ФИО эксперта ЭПМК)

о документах, представленных на рассмотрение ЭПМК

1. Название организации, представившей документ
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________


2. Название и крайние даты документа
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________


3. Замечания и рекомендации
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

4. Предложения _____________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________



Эксперт ЭПМК Подпись

___________________
дата


Текст документа сверен по:
Официальный сайт
Государственное архивное
управление Псковской области
по состоянию на 20.01.12

Об утверждении Административного регламента по исполнению Государственным архивным управлением Псковской области государственной функции "Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации"

Название документа: Об утверждении Административного регламента по исполнению Государственным архивным управлением Псковской области государственной функции "Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации"

Номер документа: 64-ОД

Вид документа: Приказ Государственного архивного управления Псковской области

Принявший орган: Государственное архивное управление Псковской области

Статус: Действующий

Дата принятия: 26 декабря 2011

Дата начала действия: 26 декабря 2011