• Текст документа
  • Статус
Оглавление
Поиск в тексте
Действующий

     
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 10 сентября 2007 года N 1273


Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук


В соответствии с пунктом 1.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20),
________________
Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук Зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный N 9059.


приказываю:

1. Утвердить формы учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук согласно приложениям N 1-46Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
________________
Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук В Бюллетене не приводятся. - Примечание изготовителя базы данных.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.

Министр
А.С.Соколов



Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
9 октября 2007 года,
регистрационный N 10291

Приложение N 1. Форма акта возврата архивных документов собственнику


Приложение N 1
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

возврата архивных документов собственнику

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


На основании решения ЭПК (ЭПМК, ЭФЗК, ЭК) (протокол от

N

)

по итогам описания архивных документов фонда N

(название фонда)

были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные документы

(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата

собственнику)

Всего

ед. хр.

документов (листов)


Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Документы получены

Подпись собственника

Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма акта возврата архивных документов собственнику


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 2. Форма акта о выдаче архивных документов во временное пользование



Приложение N 2
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

(почтовый индекс адрес)

АКТ

N

(дата)

о выдаче архивных документов во временное пользование

(наименование организации)

(почтовый индекс, адрес)

Основание

Для какой цели выдаются документы.

Выдаются следующие ед. хр. из фонда

(название, номер)


Опись
N ___

Ед. хр.
N ___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выдается

(

,

,

)

ед. хр. (общим

количеством листов, временем звучания, метражом) на срок


Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Форма акта о выдаче архивных документов во временное пользование


Формат А4 (210 х 297)


Документы сдал

Наименование
должности работника архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива

Подпись

Расшифровка подписи

Печать архива

Дата


Документы принял

Наименование должности работника
организации-получателя

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Руководитель организации-получателя

Подпись

Расшифровка подписи

Печать

организации-получателя

Дата


Документы сдал

Наименование
должности работника организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Руководитель организации

Подпись

Расшифровка подписи

Печать

организации-получателя

Дата


Документы принял

Наименование должности работника архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива

Подпись

Расшифровка подписи

Печать
архива

Дата

Форма акта о выдаче архивных документов во временное пользование
(продолжение)

Приложение N 3. Форма акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов


Приложение N 3
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов (нужное подчеркнуть)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Фонд N


Название фонда

В ходе

(указать вид работы)

произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых архивных

документов


N пп

Номер описи

Номер дела

Заголо-
вок дела

Коли-
чество листов

Новые шифры дела

Новое количе-
ство
листов

Приме-
чания

1

2

3

4

5

6

7

8


В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма акта о разделении, объединении дел, включении
в дело новых архивных документов


Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 4. Форма акта о технических ошибках в учетных документах


Приложение N 4
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

о технических ошибках в учетных документах

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Фонд N


Название фонда

В ходе выполнения

обнаружены технические

ошибки в записях:



Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3


В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на

ед. хр.

(цифрами и прописью)


Примечания:


Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи


Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма акта о технических ошибках в учетных документах


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 5. Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов


Приложение N 5
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


В результате

на основании

изъято из фонда N

(название фонда)

и передано

(расписка прилагается)

(Ф.И.О. лица)


Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Номера изъятых лл

Название изъятого документа

1

2

3

4

5


Итого изъято

ед.хр , архивных документов на

листах

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)


Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены (не

(нужное подчеркнуть)

включены) их копии на

лл.

(цифрами и прописью)

Заведующий хранилищем

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Заведующий отделом

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Главный хранитель фондов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения,
архивных документов


Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 6. Форма акта об обнаружении архивных документов


Приложение N 6
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

об обнаружении архивных документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


В ходе

было

(вид работы)

обнаружено

(в фонде, хранилище,

рабочем помещении)


N
пп

Заголовок ед. хр.

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

К какому фонду относится (новый шифр)

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено

ед. хр.

(цифрами и прописью)


Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи



Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма акта об обнаружении архивных документов


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 7. Форма акта описания архивных документов, переработки описей


Приложение N 7
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

описания архивных документов, переработки описей
(нужное подчеркнуть)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Фонд N

(название фонда)

По состоянию на

в фонде N

по учетным

(дата начала работы)

данным числилось

описей,

ед. хр.,

архивных

документов,

листов россыпи за

годы.

Для работы получено по описи N

ед. хр.

неописанных

ед. хр.,

архивных документов,

листов.

В результате

произошли следующие изменения:

(наименование работы)

- выделено не подлежащих хранению

ед. хр.

(док-ов, лл.)

- возвращено собственнику

ед. хр.

(док-oв, лл.)

- передано в научно-справочную библиотеку

ед. хр.

- передано в другие фонды архива

ед. хр.

(док-ов, лл.)

- передано в другие архивы

ед.. хр.

(док-ов, лл.)

- объединено с другими ед. xр.

ед. хр.

- сформировано из россыпи

ед. хр.

- поступило из других фондов

ед. хр.

(док-ов, лл.)

- включена пересоставленная опись

ед. хр.

-

-


Форма акта описания архивных документов, переработки описей


Формат А4 (210 x 297)

-

Вновь составлены описи N

на

ед. хр.

По состоянию на

в фонде N

(дата завершения работы)

числится

описей,

ед. хр. за

годы.

Проведены следующие виды работ:

(перечисляются проделанные виды работ)

Составлено для именного каталога

описаний

для систематического каталога

описаний

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат:

(перечислить, какой именно)


Работу выполнили:

Наименование
должности
работников

Подписи

Расшифровка подписей



Работу принял:

Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата



Описания для БД/каталога принял:
(нужное подчеркнуть)

Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата



Форма акта описания архивных документов, переработки описей
(продолжение)



Документы фонда и справочный аппарат принял

Хранитель фондов

(подпись,

расшифровка подписи)

Дата



Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

(наименование архивного

органа, архива) N

от

N



Форма акта описания архивных документов, переработки описей
(продолжение)

Приложение N 8. Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное хранение


Приложение N 8
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности руководителя

(наименование должности руководителя

организации-сдатчика)

организации- приемщика)

Подпись

Расшифровка подписи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Печать

Дата

Печать


АКТ

N

(дата)

приема-передачи страховых копий на специальное хранение

сдал,

(название организации-сдатчика)

а

принял

(название организации-приемщика)

(основание передачи)


N пп

Номера описей страхового фонда

Коли-
чество экземпля-
ров описей

Количество передава-
емых единиц учета (единиц хранения) страхового фонда *

Количе-
ство кадров, метров, времени звучания

Количе-
ство описей особо ценных документов

Количе-
ство актов техниче-
ского состояния

Приме-
чания

1

2

3

4

5

6

7

8


Итого принято

(цифрами и прописью)

(единиц учета (единиц хранения) страхового фонда)

(цифрами и прописью)

(кадров метров времени звучания)

(цифрами и прописью)

(описей особо ценных документов)

(цифрами и прописью)

(актов технического состояния)


Передачу произвели:

Прием произвели:

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Дата


Изменения в учетные документы внесены

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

________________
* Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны.

Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед. хр. (микрофиш).

Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное хранение

Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 9. Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов


Приложение N 9
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

проверки наличия и состояния архивных документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Фонд N

Название фонда

NN описей

Проверка проводилась с

по

Проверкой установлено:

1. Числится по описям

ед. хр.

(количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

2.2. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи

ед. хр.

(количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на

ед. хр.

(количество)

уменьшился на

ед. хр.

(количество)

3.

Числится по описям в результате

устранения технических ошибок

ед. хр.

(количество)

4.

Не оказалось в наличии

ед. хр.

(количество)

5.

Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)

ед. хр.

(количество)

из них требующих

а) дезинфекции

ед. хр.

(количество)

б) дезинсекции

(количество)

ед. хр.

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

Формат А4 (210 x 297)

в) реставрации

ед. хр.

(количество)

г) переплета или подшивки

ед. хр.

(количество)

д) восстановления затухающих текстов

ед. хр.

(количество)

е) неисправимо поврежденных

ед. хр.

(количество)

ж)

з)

и)

к)

л)

6.

Имеется не включенных в описи

ед. хр.

(количество)

7.

Итого по данному фонду (включенных и не включенных в

ед. хр.

описи), имеющихся в наличии

(количество)

8.

Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.



Проверку производили:

Наименование
должности
работников

Подписи

Расшифровка подписей


СОГЛАСОВАНО

Заведующий отделом (архивохранилищем)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
(продолжение)

Приложение N 10. Форма акта страховой оценки архивных документов


Приложение N 10
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

N

Директор

(дата)

(название архива)

страховой оценки архивных документов

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата

Комиссия

(протокол N от 00.00.00)

(название архива)

провела страховую оценку

,

(количество архивных документов)

предоставляемых

(цель предоставления документов,

название и место проведения выставки,

осуществления реставрационных работ)

в соответствии с

.

(название договора или соглашения)

Страховая оценка проводилась на основании



Комиссия установила следующую страховую стоимость представленных документов:

N пп

Описание документа

Поисковые данные

Категория ценности

Страховая оценка

Состояние сохранности

1

2

3

4

5

6


Всего

архивных документов на

лл., на общую

(цифрами и прописью)

сумму страховой оценки

(цифрами и прописью)


Председатель комиссии

Наименование
должности работника

Подпись

Расшифровка подписи


Секретарь комиссии

Наименование
должности работника

Подпись

Расшифровка подписи


Форма акта страховой оценки архивных документов


Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 11. Форма внутренней описи документов дела


Приложение N 11
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


     ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
     документов дела

N пп

Делопроизводственный индекс

Дата

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечания

1

2

3

4

5

6


Итого

документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

лл.

(цифрами и прописью)


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма внутренней описи документов дела


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 12. Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов



Приложение N 12
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

(название архива)

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

РАЗРЕШАЮ


Наименование должности

выдачу документов

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата

(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

(тема исследования, цель выдачи)


Фонд

Опись

Ед. хр.

Заголовок

Кол-во

Расписка

Расписка

N

N

N

ед. хр.

листов

пользователя

работника

(время звучания, метраж)

в получении, дата

читального зала в возвращении документов пользователем, дата

1

2

3

4

5

6

7



Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий
фонда пользования, описей дел, документов
(лицевая сторона)


Формат А5 (148 х210)


1

2

3

4

5

6

7


(подпись пользователя, работника архива)

Дата


Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий
фонда пользования, описей дел, документов
(оборотная сторона)

Приложение N 13. Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни



Приложение N 13
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

     
     
Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении
 или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

N

Дата

Фонд

Опись

Дело

Заголовок

Описание

Материал

Размер

Физическая

Подпись

Приме-

пп

записи

N

N

N

дела

оформления

(вес)

сохранность

чания

дела, предмета

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


Итого

дел

(цифрами и прописью)


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни


Формат А4 (297 х 210)

Приложение N 14. Форма карты-заместителя



Приложение N 14
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД.ХР.


ВЫДАНО

Номер фонда

Номер описи

Номер ед. хр.

Кому

Дата выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись



Форма карты-заместителя


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 15. Форма карточки постеллажного топографического указателя




Приложение N 15
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО

Корпус

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Этаж (ярус)

Архивохранил.

СТЕЛЛАЖ

N

Помещение


Шкаф

Полка

Фонд

Опись

Ед. хр.

Примечание

N

N

N

N

с N

по N

1

2

3

4

5

6



Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)


Формат A5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)


_________________________________________________________________________


1

2

3

4

5

6



Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)

Приложение N 16. Форма карточки пофондового топографического указателя



Приложение N 16
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО

Фонд N

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Корпус

Название фонда

Этаж (ярус)

Архивохранил.

Помещение


Опись

Ед. хр.

Стеллаж

Шкаф

Полка

Примечания

N

с N

по N

N

N

N

1

2

3

4

5

6


Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)


Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

____________________________________________________________________________

1

2

3

4

5

6



Форма карточки пофондового топографического указателя
(оборотная сторона)

Приложение N 17. Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя



Приложение N 17
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)


КАРТОЧКА
 УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
 С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ НОСИТЕЛЯ


Фонд N

Опись N

Дело N

(с отметкой о его принадлежности к уникальным или особо ценным)

Объем, крайние даты документов


Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения носителя

Номера поврежденных листов дела

Общее кол-во листов

Примечания

1

2

3

4

5


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе
с повреждениями носителя

Формат А4 (297 х 210 мм) или А5 (210 х 148 мм)

Приложение N 18. Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста



Приложение N 18
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

     
     
КАРТОЧКА
 УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ
 ОСНОВЕ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ ТЕКСТА


Фонд N

Опись N

Дело N

(с отметкой о его принадлежности к уникальным или особо ценным)

Объем, крайние даты документов


Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения текста

Номера поврежденных листов дела

Общее кол-во листов

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе
с повреждениями текста


Формат А4 (297 х 210 мм) или А5 (210 х 148 мм)

Приложение N 19. Форма карточки учета необнаруженных архивных документов



Приложение N 19
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

     

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ
 АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N

В архивохранилище

(название архивохранилища)

Название фонда

Дата необнаружения документа

Номер описи

Номер
ед. хр.

Заголовок
ед. хр.

Крайние даты

Кол-во листов
(время звучания,
метраж)


Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
(лицевая сторона)


Формат А6 (148 х 105)

_________________________________________________________________________

Отметка о ходе розыска

Результат розыска


Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
(оборотная сторона)

Приложение N 20. Форма карточки учета технического состояния видеодокумента



Приложение N 20
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

(название архива)


КАРТОЧКА УЧЕТА

технического состояния видеодокумента

(номер единицы хранения)

Заголовок видеодокумента

Дата записи

Формат записи

Дата перезаписи

Вариант

Название организации, в которой

Производственный номер,

произведена запись

Автор

Всего рулонов

Режиссер

Цветность

Рулон N

Общий хронометраж

Тип ленты

Хронометраж рулона


Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
(лицевая сторона)


Формат А4 (210 х 297)


_________________________________________________________________________

     
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
 ВИДЕОДОКУМЕНТА

Результаты проверок

1. Состояние магнитного носителя

2. Уровень видеосигнала

3. Уровень звукового сигнала

4. Наличие выпадения строк

5. Состояние механизма видеокассеты

6. Общая оценка технического состояния видеодокумента

Наименование
должности
работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата проверки


Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
(оборотная сторона)

Приложение N 21. Форма карточки учета технического состояния кинодокумента



Приложение N 21
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА*

ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ КИНОДОКУМЕНТА

(номер единицы хранения)


Производственный номер

Название

Часть N

, метраж

(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием: цветной или черно-белый,

звуковой или немой)

вид основы

(нитро- или триацетатная)

тип пленки

(с указанием отечественная или импортная)

отпечатан с

(негатива контратипа и др., когда)

проверен

(наименование вида работ)



Результаты проверки следующие:

Таблица 1

Дата

План

Шаг перфорации

Процент усадки

Дата

План

Шаг перфорации

Процент усадки

1

2

3

4

5

6

7

8

________________
* Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Форма карточки учета технического состояния кинодокумента

Формат А4 (210 х 297)



Таблица 2

ПЛОТНОСТИ

Дата

Номер кадра или координаты промеряемого участка

Плотности

Да-
та

Номер кадра или координаты промеряемого участка

Плотности

Ж

П

Г

Ж

П

Г

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма карточки учета технического состояния кинодокумента
(продолжение)

Приложение N 22. Форма карточки учета технического состояния фонодокумента



Приложение N 22
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО

СОСТОЯНИЯ ФОНОДОКУМЕНТА

(номер единицы хранения)

Вид фонодокумента

(граммофонный оригинал, грампластинка, запись на магнитной ленте и др.)

Производственный номер

Элемент комплекта

(оригинал, копия)

Дата записи

Дата перезаписи

Название организации, в которой произведена запись

Носитель записи

Скорость записи

Время звучания

Паспорт технического состояния граммофонного оригинала


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
(лицевая сторона)


Формат А4 (210 х 297)

_________________________________________________________________________

Дата проверки

Характеристика качества звучания

Характеристика физико-
механического состояния носителя записи

Заключение о необходимости реставрационно-
профилактической обработки

Вид рестав-
рационно-
профилак-
тической обработки

Подпись

1

2

3

4

5

6


Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
(оборотная сторона)

Приложение N 23. Форма карточки учета технического состояния фотодокумента



Приложение N 23
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)


КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

ФОТОДОКУМЕНТА

(номер единицы хранения)

Вид фотодокумента

(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)

Производственный номер

Дата съемки

Фотографическое качество

Техническое состояние фотослоя

Техническое состояние основы

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(лицевая сторона)


Формат А4 (210 х 297)


_________________________________________________________________________

Вид реставрационно-профилактической обработки


_________________________________________________________________________

Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Результаты реставрационно-профилактической обработки


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(оборотная сторона)

Приложение N 24. Форма книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища



Приложение N 24
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

(название архива)

     
     
КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА


Начата

Окончена



Титульный лист книги выдачи архивных документов,
копий фонда пользования из хранилища


Формат А4 (210 x 297)

_________________________________________________________________________

N

Дата

Фонд

Опись

Ед. хр.

Кому

Расписка

Расписка

При-

п/п

выдачи

N

N

N

выдано

в полу-

в воз-

мечания

чении

враще-

нии, дата

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Форма книги выдачи архивных документов, копий фонда
пользования из хранилища

Приложение N 25. Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах



Приложение N 25
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

     
     
КНИГА УЧЕТА
поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

Номер поступ-
ления

Дата
поступ-
ления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копиро-
вания

Номера фондов

Номера описей

Количество дел, включен-
ных в заказ

Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда

Фонд пользования

Приме-
чания

количество позитивов

количество диазо-
копий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11



Всего поступило за

год

ед. уч. (отснятых дел)*

(цифрами и прописью)

ед. хр. (микрофиш) страхового фонда

(цифрами и прописью)


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

________________
* Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

Форма книги учета поступлений страхового фонда
и фонда пользования на микрофишах


Формат А4 (297 х 210)

Приложение N 26. Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке



Приложение N 26
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

     
КНИГА УЧЕТА
поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

Номера
ед. хр.* страхового фонда

Дата поступ-
ления

Наимено-
вание номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копиро-
вания

Номера фондов

Номера
описей

Количество дел, включенных
в ед. хр. страхового фонда

Страховой фонд (количе-
ство рулонов)

Фонд пользования

Приме-
чания

Количество

рулонов мкф 3-го поко-
ления

рулонов мкф 2-го поко-
ления

экземп-
ляров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


Всего поступило за

год

ед. уч. страхового фонда

(цифрами и прописью)

на

дел

(цифрами и прописью)


Наименование
должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

________________
* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
на рулонной пленке


Формат А4 (297 х 210)

Приложение N 27. Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов



Приложение N 27
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


(название архива)


ЛИСТ ПРОВЕРКИ N*

Наличия и состояния документов фонда N

(название)

Проверку проводили


Наличие документов

Состояние документов

Но-
ме-
ра опи-
сей

Кол-во ед. хр., чис-
ля-
щих-
ся по опи-
си

Выявлены технические ошибки

Чис-
лится по опи-
си в ре-
зуль-
та-
те ус-
тра-
не-
ния тех-
ни-
чес-
ких оши-
бок

Но-
ме-
ра ед. хр., вы-
дан-
ных во вре-
мен-
ное поль-
зо-
ва-
ние

Не ока-
за-
лось в на-
ли-
чии

Име-
ется в на-
ли-
чии (опи-
сан-
ных)

Име-
ются не вклю-
чен-
ные в описи (вре-
мен-
ные шиф-
ры не-
об-
ра-
бо-
тан-
ных ед. хр.)

Номера ед.хр., требующих:

Но-
ме-
ра ед. хр., не-
ис-
пра-
ви-
мо пов-
ре-
жден-
ных

При-
ме-
ча-
ние

Литерные номера, не отраженные в итоговой записи

Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи

Другие, в результате чего объем

де-
зин-
фек-
ции

де-
зин-
сек-
ции

ре-
став-
ра-
ции

пе-
ре-
пле-
та или под-
шив-
ки

вос-
ста-
нов-
ле-
ния за-
ту-
ха-
ющих тек-
стов

не уч-
тен-
ные

не пе-
ре-
чис-
лены, но уч-
те-
ны в объ-
еме

не уч-
тен-
ные

не пе-
ре-
чис-
лены, но уч-
те-
ны в объ-
еме

уве-
ли-
чил-
ся на

умень-
шил-
ся на

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24


Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись

ед. хр.

(цифрами и прописью)


Наименование
должности

работников

Подписи

Расшифровка подписей

Дата

________________
* При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов


Формат А3 (297 х 420)

Приложение N 28. Форма листа фонда





Приложение N 28
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

     
     
ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда

НАЗВАНИЕ ФОНДА

1

2


Дата первого поступления фонда

МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)

N фонда

Прежний N фонда

1

2

3

Учет неописанных документов

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) ед. хр. (документов, листов)

Наименование, N, дата документа

Кол-во
ед. хр. (документов, листов)

Наименование, N, дата документа

Кол-во
ед. хр. (документов, листов)

1

2

3

4

5

6

Учет описанных документов

Дата запи-
си

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)
ед. хр.



N опи-
си

год

назва-
ние описи или анно-
тация (краткая харак-
терис-
тика доку-
ментов)

кол-во ед. хр.

N опи-
си

Наиме-
нование. N, дата документа

кол-во ед. хр.

по дан-
ной опи-
си

по фон-
ду в целом

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Форма листа фонда


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 29. Форма листа учета аудиовизуальных (кинофотовидео) документов



Приложение N 29
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


ЛИСТ УЧЕТА

(наименование вида кинофотовидеодокументов)


Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Но-
мер опи-
си

Наи-
мено-
ва-
ние, но-
мер, дата доку-
мен-
та

Количество

Но-
мер опи-
си

Наи-
мено-
ва-
ние, но-
мер, дата доку-
мен-
та

Количество

Количество

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

По данной описи

По виду в целом

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

опи-
сей

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14


Форма листа учета аудиовизуальных (кинофотовидео) документов


Формат А4 (297х210)

Приложение N 30. Форма листа учета аудиовизуальных (фоно) документов


Приложение N 30
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273


ЛИСТ УЧЕТА

(наименование вида фонодокументов)


Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Но-
мер опи-
си

Наи-
мено-
ва-
ние, но-
мер, дата доку-
мен-
та

Количество

Но-
мер опи-
си

Наи-
мено-
ва-
ние, но-
мер, дата доку-
мен-
та

Количество

Количество

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

По данной описи

По виду в целом

о
р
и
г
и
н
а
л
о
в

к
о
п
и
й

о
р
и
г
и
н
а
л
о
в

к
о
п
и
й

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

опи-
сей

еди-
ниц уче-
та

еди-
ниц хра-
не-
ния

о
р
и
г
и
н
а
л
о
в

к
о
п
и
й

о
р
и
г
и
н
а
л
о
в

к
о
п
и
й

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18


Форма листа учета аудиовизуальных (фоно) документов


Формат А4 (297х210)

Приложение N 31. Форма листа учета и описания уникального документа



Приложение N 31
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

     
     
ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ
УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА*


Регистрационный номер

Дата включения документа в Государственный реестр

1. Описание документа

Название (заголовок) документа

Самоназвание документа

Вид документа

Автор документа

Дата (время создания) документа

Век

Ориентировочная дата

Язык документа

Аннотация

Историческая справка

Наличие драгоценных металлов и камней

Палеографические особенности

Печати

Художественные особенности оформления документа

Собственность

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель

Размеры

Объем

Физическое состояние

Сведения о реставрации

3. Место хранения документа

Место хранения документа

Адрес места хранения документа

Архивный шифр фонд N

, оп. N

, ед. хр. N

, ед. уч. N

, лл.

4. Служебная информация

Кем представлен документ:

Протокол ЭПК от

года N

Протокол ЦЭПК Росархива от

года N

________________
* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Форма листа учета и описания уникального документа


Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 32. Форма описи видеодокументов



Приложение N 32
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273



ОПИСЬ N

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

(название описи)

руководителя организации

Подпись

Расшифровка

год(ы)

подписи

Дата


Но-
мер еди-
ницы уче-
та

Но-
мер еди-
ницы хра-
не-
ния

Ин-
декс, про-
из-
вод-
ствен-
ный номер

Заго-
ловок доку-
мента

Ав-
тор

Ис-
пол-
ни-
тель про-
из-
ве-
де-
ния

Язык

Да-
та за-
пи-
си, пе-
ре-
за-
пи-
си

Хро-
но-
мет-
раж ви-
део-
за-
пи-
си

Тип и фор-
мат за-
пи-
си

Количество единиц хранения

Состав тексто-
вой сопро-
води-
тельной доку-
мента-
ции

При-
ме-
ча-
ния

Ори-
ги-
нал

Ко-
пия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14


В данный раздел описи внесено

ед уч.

ед. хр.

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе литерные номера:

пропущенные номера

и текстовая сопроводительная документация к ним.


Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата


Форма описи видеодокументов


Формат А4 (297x 210)

Заведующий архивом

организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

Протокол ЭК

(наименование

(наименование

архивного органа, архива)

организации)

от

N

от

N


Форма описи видеодокументов (продолжение)

Приложение N 33. Форма описи кинодокументов



Приложение N 33
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273

ОПИСЬ N

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

(название описи)

руководителя организации

Подпись

Расшифровка

год(ы)

подписи

Дата


Но-
мер еди-
ницы уче-
та

Но-
мер еди-
ницы хра-
не-
ния

Ин-
декс, про-
из-
вод-
ствен-
ный номер
(учет-
ный номер в орга-
низа-
ции)

Заго-
ловок доку-
мента

Ав-
тор

Да-
та и мес-
то съем-
ки, из-
го-
тов-
ле-
ния

Ва-
ри-
ант (не-
мой, зву-
ко-
вой, ч/б, цв.) фор-
мат, язык)

Количество единиц хранения

Состав тексто-
вой сопро-
води-
тельной доку-
мента-
ции

При-
ме-
ча-
ния

Нега-
тив

Дубль-негатив

Фоно-
грам-
ма (нега-
тив)

Фоно-
грам-
ма маг-
нит-
ная (ос-
нов-
ная, сов-
ме-
щен-
ная)

Про-
ме-
жу-
точ-
ный по-
зи-
тив

По-
зи-
тив

Уста-
но-
воч-
ные ро-
ли-
ки и цве-
то-
вые пас-
порта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16


В данный раздел описи внесено

ед уч.

ед. хр.

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе литерные номера:

пропущенные номера:

и текстовая сопроводительная документация к ним.


Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи