Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области от 01 ноября 2010

В целях совершенствования документационного обеспечения, упорядочения работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (В редакции, введенной постановлением губернатора области от 23.08.2016 N 184, - см. предыдущую редакцию)

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее – Инструкция).

2. Первому заместителю Губернатора Новосибирской области, первому заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, заместителям Губернатора Новосибирской области, заместителям Председателя Правительства Новосибирской области, руководителям исполнительных органов государственной власти Новосибирской области при подготовке проектов законов Новосибирской области, проектов правовых актов и иных документов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области руководствоваться требованиями Инструкции.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 23.08.2016 N 184, - см. предыдущую редакцию)

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Новосибирской области на основе Инструкции и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 25.12.2020 N 199 разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству соответствующего исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, согласовав ее с управлением государственной архивной службы Новосибирской области.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 15.12.2022 N 241, - см. предыдущую редакцию)

4. Признать утратившими силу:

постановление главы правительства Новосибирской области от 03.02.2003 N 61 «О документационном обеспечении правительства области»;

постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению правительства Новосибирской области»;

постановление Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 N 465 «О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700»;

постановление Губернатора Новосибирской области от 07.12.2009 N 513 «О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700».

5. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя Губернатора Новосибирской области Петухова Ю.Ф.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

Губернатор области
В.А.Юрченко

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Губернатора
Новосибирской области
от 01.11.2010 N 345
(В редакции, введенной
постановлением губернатора
области от 12.12.2023 N 245, -
см. предыдущую редакцию)

ИНСТРУКЦИЯ
по документационному обеспечению
Губернатора Новосибирской области и
Правительства Новосибирской области

I. Общие положения

1. Инструкция по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

2. Инструкция разработана в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области, в том числе с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

3. В структурных подразделениях администрации, областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области (далее- органы) создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

4. Организацию работы с документами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области осуществляет администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - администрация).(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 23.08.2016 N 184, - см. предыдущую редакцию)

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в министерстве возлагается на департамент контроля и документационного обеспечения администрации (далее - департамент контроля и документационного обеспечения), определяемых приказом министра юстиции Новосибирской области.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 23.08.2016 N 184, - см. предыдущую редакцию)

6. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников органов.

Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

8. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники органов обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю или иному работнику по указанию руководителя органа с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, подлежат возврату в архив.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

9. - Пункт утратил силу - постановление губернатора области от 24.12.2020 N 245 - см. предыдущую редакцию

10. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональным данным, обращениями граждан, запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, организации контроля за исполнением документов, подготовки государственных программ Новосибирской области, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче документов в архив устанавливаются специальными правовыми актами.

Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц и ведение делопроизводства по указанным обращениям осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Инструкцией о порядке организации работы с обращениями граждан, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 06.05.2019 N 134.

Рассмотрение запросов юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности государственных органов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Работа с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Контроль исполнения правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - правовые акты), поручений Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, первого заместителя Губернатора Новосибирской области осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора Новосибирской области от 26.09.2016 N 199 «О контроле исполнения поручений».

Разработка, утверждение и реализация государственных программ Новосибирской области, а также согласование проектов государственных программ Новосибирской области, проектов изменений в государственные программы Новосибирской области осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 28.03.2014 N 125-п «О Порядке принятия решений о разработке государственных программ Новосибирской области, а также формирования и реализации указанных программ».

Организация текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив осуществляется в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», приказами Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», от 09.12.2020 N 155 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях».(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 15.12.2022 N 241, - см. предыдущую редакцию)

11. Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

II. СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

12. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательных элементов оформления документа.

При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) «герб Новосибирской области»;

2) «наименование органа, являющегося автором документа»;

3) «должность лица, подписавшего документ»;

4) «подпись должностного лица»;

5) «отметка об электронной подписи»;

6) «наименование вида документа»;

7) «место составления (издания) документа (г. Новосибирск)»;

8) «справочные данные об органе, являющемся автором документа»;

9) «адресат»;

10) «дата документа»;

11) «регистрационный номер документа»;

12) «заголовок к тексту»;

13) «текст документа»;

14) «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта»;

15) «отметка о наличии приложений»;

16) «гриф согласования»;

17) «гриф утверждения»;

18) «виза»;

19) «оттиск печати»;

20) «отметка о заверении копии»;

21) «отметка об исполнителе»;

22) «указания по исполнению документа (резолюция)»;

23) «отметка о контроле документа»;

24) «отметка об исполнении документа»;

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и «Техэксперт»